3 Giai đoạn chuyển đổi số và Giải pháp chuyển đổi số ngành du lịch

3 Giai đoạn của chuyển đổi số bao gồm: Số hóa thông tin (Digitization); Số hóa quy trình (Digitalization); Số hóa toàn diện/Chuyển đổi số (Digital transformation).

Ở bài viết này, Travelopia sẽ giúp bạn đi vào tìm hiểu cụ thể 3 giai đoạn của chuyển đổi số nói chung cũng như chuyển đổi số của ngành du lịch nói riêng.

1. 3 Giai đoạn chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả

1.1 Giai đoạn 1: Số hoá thông tin – Digitization

Số hóa thông tin (Digitization) là giai đoạn đầu tiên trong 3 giai đoạn của chuyển đổi số.

Hiểu một cách đơn giản, số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital).

Thay vì lưu trữ và tổng hợp thông tin dưới dạng giấy tờ, thẻ nhớ,… thì doanh nghiệp sẽ lưu trữ và tổng hợp thông tin bằng các dạng như excel, PDF, word và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.

Với giai đoạn chuyển đổi số này, dữ liệu tại đơn vị, doanh nghiệp bước đầu được tập hợp và lưu trữ tập trung. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể hình dung cơ bản về các dữ liệu đang có, có thể tra cứu lại một cách đơn giản, dễ dàng hơn và tránh được các mất mát vật lý khi lưu trữ.

Số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital)

Có thể thấy, mức độ số hóa thông tin phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ do mức độ phát sinh dữ liệu chưa nhiều. Đây cũng là các hoạt động nền tảng, là bước đệm cho giai đoạn số hóa quy trình làm việc tiếp theo của các doanh nghiệp.

Để số hóa thông tin nhanh, hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây:

• Xác định và lựa chọn thông tin mà doanh nghiệp cần số hoá (Bao gồm: tài liệu, hồ sơ, tệp tin, dữ liệu khách hàng, dữ liệu sản phẩm,…)
• Sắp xếp và phân loại thông tin dựa trên các tiêu chí để dễ quản và tìm lại khi cần (Ví dụ như loại tài liệu, nguồn gốc, năm tháng,…)
• Tìm kiếm và lựa chọn giải pháp số hóa thông tin phù hợp.
• Xây dựng lớp bảo mật để bảo vệ thông tin, tránh rò rỉ, mất mát.
• Hướng dẫn và đào tạo nhân sự về cách số hóa thông tin.

1.2 Giai đoạn 2: Số hoá quy trình – Digitalization

Giai đoạn tiếp theo của 3 giai đoạn chuyển đổi số sau khi hoàn thành số hóa thông tin là số hóa quy trình.

Số hóa quy trình (Digitalization) được hiểu là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình.

Giai đoạn này sẽ đi sâu vào hai yếu tố chính là quy trình và con người. Triển khai tốt các hoạt động số hóa trong giai đoạn số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh với chi phí vận hành thấp từ đó thúc đẩy gia tăng doanh thu.

Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sức mạnh của công nghệ, và bắt đầu tổ chức lại cũng như tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số.

Giai đoạn số hóa quy trình cũng cần đầu tư nhiều hơn vào con người, đào tạo lại nhân sự để sử dụng các quy trình kỹ thuật số.

Số hóa quy trình (Digitalization) được hiểu là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình

Sự khác biệt chính giữa 2 giai đoạn số hóa là giai đoạn 1 (số hóa thông tin) liên quan đến thông tin còn giai đoạn 2 (số hóa quy trình) đề cập đến quy trình và con người. Tuy nhiên, mô hình kinh doanh vẫn giữ nguyên trong hai giai đoạn số hóa này.

Các hoạt động chính trong giai đoạn số hóa quy trình doanh nghiệp cần nắm rõ gồm:

• Phân tích và đánh giá thông tin chính xác để xác định nhu cầu và mục tiêu số hóa.
• Tìm kiếm và lựa chọn các phương pháp số hóa quy trình một cách hiệu quả. Bao gồm việc thay đổi, cải tiến hoặc làm mới quy trình các hoạt động.
• Ứng dụng công nghệ – phần mềm thông minh để hỗ trợ hoạt động số hóa quy trình.
• Đào tạo và phát triển nhân sự sử dụng các quy trình kỹ thuật số một cách thuần thục.

1.3 Giai đoạn 3: Số hoá toàn diện – Digital Transformation

Số hóa toàn diện (Digital Transformation) được hiểu là việc thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh và phương pháp hoạt động của một doanh nghiệp thông qua các hoạt động chuyển đổi số.

Đây chính là bước ngoặt vô cùng lớn giúp doanh nghiệp tạo ra sự đột phá và chuyển đổi quy trình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và xã hội, mang lại lợi ích đồng thời cho cả doanh nghiệp, các đối tác, khách hàng.

Để thực hiện được các thay đổi mang tính bước ngoặt trên, chuyển đổi số đã tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, con người và công nghệ. Một chiến lược chuyển đổi số được xem là thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Số hóa toàn diện (Digital Transformation) là bước ngoặt vô cùng lớn giúp doanh nghiệp tạo ra sự đột phá

Doanh nghiệp lấy việc sử dụng công nghệ như một sự hỗ trợ đắc lực cho việc hiện thực hóa chiến lược kinh doanh. Việc này cũng tác động đến văn hóa tổ chức công ty. Mục đích hướng đến việc kiến tạo một tổ chức đồng thuận và có tiếng nói chung cũng như hiểu biết về chuyển đổi số.

Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp hiện tại đang rất quan tâm tới Chuyển đổi số và đã tìm hiểu về 3 giai đoạn chuyển đổi số.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp thật sự nghiêm túc với mục tiêu áp dụng chuyển đổi số thường là các doanh nghiệp có quy mô lớn và tư duy đổi mới. Họ có tầm nhìn trung hoặc dài hạn về đích đến trong 3 – 5 năm, thậm chí 10 năm tiếp theo để giúp doanh nghiệp thay đổi, vươn mình mạnh mẽ.

2. 6 Lợi Ích Của Chuyển Đổi Số Đối Với Doanh Nghiệp

2.1 Chuyển đổi số – chuyển đổi trải nghiệm người dùng

Khách hàng có kỳ vọng cao khi trải nghiệm kỹ thuật số. Trong thời đại ngày nay, người tiêu dùng đã quen với việc có vô số lựa chọn, giá thành thấp và giao hàng nhanh. Trải nghiệm khách hàng (CX) trở thành cuộc chiến thương trường mới của các thương hiệu. Accenture đưa ra nhận định CX “đã nổi lên như một động lực chính cho tăng trưởng kinh doanh bền vững.”

Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi số để hướng tới mang lại trải nghiệm đa kênh liền mạch, hoàn thiện hơn cho khách hàng. Nếu làm tốt điều này, doanh nghiệp có thể nâng doanh thu lên hàng tỷ đô mỗi năm.

2.2 Chuyển đổi số – Dữ liệu để thấu hiểu khách hàng

Dữ liệu có thể chính là chìa khóa để cho phép doanh nghiệp hiểu hơn về khách hàng.

Bằng cách hiểu rõ hơn về khách hàng và nhu cầu của họ, doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm. Sử dụng cả 2 loại dữ liệu có cấu trúc (thông tin khách hàng cá nhân) và dữ liệu phi cấu trúc, chẳng hạn như số liệu về truyền thông xã hội, những thông tin chi tiết, có độ tin cậy cao này có thể giúp thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

Dữ liệu cho phép xây dựng các chiến lược cung cấp nội dung phù hợp, được cá nhân hóa và linh hoạt hơn.

2.3 Chuyển đổi số giúp phối hợp tốt hơn giữa các phòng ban

Chuyển đổi kỹ thuật số sẽ tạo ra cơ hội tuyệt vời cho sự thống nhất và hợp tác trong toàn tổ chức bằng cách xây dựng nó trên sự phù hợp kỹ thuật số. Quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ diễn ra suôn sẻ và liền mạch khi mọi người đều hướng tới một mục đích chung.

2.4 Cải thiện sự sáng tạo và linh hoạt của doanh nghiệp

Chuyển đổi kỹ thuật số giúp các tổ chức, doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn.

Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ tăng cường sự linh hoạt của mình bằng chuyển đổi kỹ thuật số để cải thiện tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường, đến nhanh hơn với khách hàng và áp dụng các chiến lược Cải tiến liên tục (CI) để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Điều này cho phép doanh nghiệp đổi mới và thích ứng nhanh hơn đồng thời cung cấp một lộ trình chuẩn để cải tiến.

2.5 Chuyển đổi số giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Chuyển đổi kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh bằng cách tạo ra các dịch vụ và sản phẩm mới, mở rộng thị trường mới, đồng thời nâng cao hiểu biết và các dịch vụ khách hàng.

Chuyển đổi kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh

Nó cũng giúp các doanh nghiệp tạo ra nguồn doanh thu mới, vượt trội bằng cách cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ công nghệ đổi mới.

2.6 Chuyển đổi số giúp giảm thiểu chi phí tối đa

Chuyển đổi kỹ thuật số giúp giảm chi phí kinh doanh một cách tối đa bằng cách tự động hóa các quy trình, giảm lãng phí và tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng.

Việc tiết kiệm chi phí có thể được tái đầu tư vào doanh nghiệp hoặc chuyển cho khách hàng. Theo một nghiên cứu của McKinsey, các công ty khi ứng dụng việc chuyển đổi số hoàn toàn có thể giúp giảm tới 50% chi phí.

3. Giải pháp chuyển đổi số trong ngành du lịch

Chuyển đổi số trong ngành du lịch là việc tiến hành chuyển dịch từ mô hình kinh doanh và tiếp thị truyền thống sang mô hình kinh doanh số hóa hiện đại hơn nhằm tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng theo mô hình chuỗi giá trị số dựa trên dữ liệu.

Chuyển đổi số là vấn đề sống còn với ngành du lịch

Với việc chuyển đổi này, du khách sẽ được trải nghiệm những dịch vụ du lịch, nghỉ dưỡng, giải trí thuận tiện, đẳng cấp và vô cùng đáng nhớ.

3.1 Kinh doanh du lịch truyền thống là gì?

• Trong quản lý: Quản lý doanh nghiệp, quy trình, công việc, nhân sự một cách thủ công. Lưu trữ tất cả thông tin như danh sách sản phẩm tour, lịch trình,  hóa đơn, sổ sách, thông tin khách hàng trên giấy…
• Trong kinh doanh: Xây dựng và thành lập các văn phòng bán tour tại vị trí đắc địa để thu hút khách, điều này làm giới hạn khoảng cách tiếp cận khách hàng tiềm năng. Doanh nghiệp áp dụng các hình thức tiếp thị truyền thống như phát tờ rơi, bán tour tại cửa hàng.
• Trong chăm sóc khách hàng: Sử dụng nhiều phương tiện hỗ trợ như gửi email, gọi điện thoại… Đứt gãy liên hệ với khách hàng do dữ liệu bị rơi rớt, thất lạc, không có quy trình hoặc không có phương tiện hỗ trợ hiệu quả.
• Cách thức hoạt động: tập trung vào trải nghiệm tại các văn phòng bán hàng và níu chân khách hàng ở lại càng lâu càng tốt. Trưng bày hình ảnh về sản phẩm của doanh nghiệp như các địa điểm có trong tour, nhà hàng, khách sạn, hình ảnh các hoạt động của tour nhằm thu hút khách hàng mua tour.

3.2 Kinh doanh du lịch hiện đại

Khác với mô hình truyền thống, hoạt động kinh doanh du lịch thời kỳ 4.0 dành sự tập trung nhiều hơn vào khách hàng và theo mô hình Chuỗi giá trị số (Digital value chain), được chia thành 3 khâu:

Sự khác biệt và giá trị của việc đổi mới sáng tạo nằm ở tốc độ và tính hiệu quả cao trong thu thập dữ liệu và chuyển các dữ liệu đó thành hiểu biết hữu ích, rồi biến thành các hành động phù hợp.

Kinh doanh du lịch thời kỳ 4.0 dành sự tập trung nhiều hơn vào khách hàng

Chính các hành động đổi mới đó sẽ đem lại giá trị và hiệu quả đầu tư vô cùng lớn, như thông qua việc tạo ra sản phẩm dịch vụ mới, đem lại nhiều lợi ích mới, thay đổi cách tiếp cận, tương tác với khách hàng, hay tận dụng các hiểu biết đó để đến gần với việc đáp ứng hoàn chỉnh nhu cầu của khách và nâng cao trải nghiệm của khách.

• Thu thập toàn bộ các dữ liệu về sản phẩm, khách hàng, địa điểm
• Chuyển các dữ liệu hữu ích này thành các hiểu biết sâu sắc (insights)
• Chuyển các hiểu biết sâu sắc đó thành các hành động thiết thực, cụ thể.

Đáp ứng nhu cầu của khách hàng chính là việc mà doanh nghiệp du lịch hiện đại đang tập trung vào bằng cách nỗ lực tìm kiếm và xây dựng những kênh giao tiếp, tương tác và bán hàng một cách gần gũi, thân thiện, hiệu quả hơn với khách hàng của doanh nghiệp mình.

4. Lợi ích chuyển đổi số mang đến cho ngành du lịch

 Chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng

Sau khi kiên trì vượt qua những thách thức, khó khăn của 3 giai đoạn chuyển đổi số như đã nêu trên, các doanh nghiệp ngành du lịch sẽ nhận được những lợi ích to lớn sau:

• Cải thiện, nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng nhờ tính tiện lợi, linh hoạt trong quá trình đặt tour du lịch,  đặt phòng, thanh toán… Nhờ ứng dụng các trang web với nhiều tiện ích online, các ứng dụng trực tuyến, hiện nay khách hàng có thể dễ dàng so sánh và đặt các dịch vụ du lịch mình cần ngay tại nhà mà ko cần phải trải qua quá trình nghe tư vấn dài dòng, phức tạp như cách làm du lịch truyền thống.
• Hiệu quả hơn, năng suất hơn: Chuyển đổi số ngành du lịch chính là chất xúc tác tối ưu hóa lại bộ máy vận hành và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Các Doanh nghiệp lữ hành hoàn toàn có thể tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian khi ứng dụng các công nghệ hiện đại vào kinh doanh. Big Data, IoT,… sẽ là cánh tay phải vô cùng đắc lực giúp doanh nghiệp lữ hành quản lý dữ liệu, tối ưu hóa các hoạt động và cải thiện chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng.
• Tạo ra các dịch vụ, sản phẩm mới: Chuyển đổi số cho phép các doanh nghiệp lữ hành đổi mới, sáng tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ thiết thực, phù hợp với sự biến động nhanh chóng của thị trường và theo kịp sự phát triển của công nghệ như tạo ra du lịch mô phỏng, dịch vụ du lịch ảo,… thu hút sự chú ý, quan tâm của khách hàng, từ đó tạo được những đột phá về doanh thu, lợi nhuận.
• Đối phó linh hoạt với những thách thức mới: Chuyển đổi số giúp tính linh hoạt, chủ động của các doanh nghiệp được đẩy lên cao. Các doanh nghiệp lữ hành hoàn toàn có thể đối phó linh hoạt với những thách thức mới như tình hình dịch bệnh toàn cầu. Công nghệ mới hiện đại giúp nhân viên tư vấn và khách hàng giảm thiểu tối đa tiếp xúc trực tiếp và cải thiện trải nghiệm khách hàng online nhờ thay đổi chiến lược, áp dụng thông minh các công nghệ phù hợp.

5. Cách giúp doanh nghiệp lữ hành thành công trong chuyển đổi số

Qua đi sâu phân tích về 3 giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp cũng như chuyển đổi số trong ngành du lịch, có thể thấy mẫu số chung giúp các doanh nghiệp thành công trong từng giai đoạn bao gồm:

• Doanh nghiệp cần có mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số phù hợp với mô hình, chiến lược kinh doanh
• Có một lộ trình chuyển đổi số cụ thể, rõ ràng cho từng giai đoạn
• Quyết tâm cao của toàn thể ban lãnh đạo trong việc thúc đẩy, thực hiện chuyển đổi số
• Lựa chọn đơn vị tư vấn và đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhằm đồng hành với doanh nghiệp ngay từ những bước đầu tiên, tăng hiệu quả và rút ngắn tối đa thời gian thực hiện mỗi giai đoạn chuyển đổi số.

Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp

Có thể nhận thấy rõ tiềm năng và mức độ ảnh hưởng to lớn của Chuyển đổi số trong việc tăng cường hiệu quả quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Để gặt hái được thành công, các doanh nghiệp cần lựa chọn lộ trình Chuyển đổi số với các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp năng lực và lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp.

Theo đó, một đơn vị giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ như Vivas với sản phẩm phần mềm quản trị nội bộ Travelopia cho doanh nghiệp lữ hành sẽ là lựa chọn hàng đầu giúp đưa ra một lộ trình vô cùng bài bản với chi phí về thời gian và nguồn lực là thấp nhất cho doanh nghiệp lữ hành trong quá trình chuyển đổi số.

6. Travelopia – Giải pháp quản trị cho doanh nghiệp lữ hành trong quá trình chuyển đổi số

Giải pháp Travelopia được Vivas phát triển với mong muốn có thể giải quyết 99% các vấn đề mà doanh nghiệp lữ hành đang gặp phải. Đồng thời giúp quản lý chính xác, chặt chẽ giữa các thông tin và nguồn tài nguyên đa kênh, hạn chế thấp nhất rủi ro từ đó đem lại lợi nhuận vượt bậc cho doanh nghiệp.

Travelopia – Giải pháp quản trị cho doanh nghiệp lữ hành trong quá trình chuyển đổi số

Travelopia ra đời là giải pháp vượt trội dành cho các doanh nghiệp lữ hành, giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình hoạt động tổng thể của cả doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm Travelopia sẽ đem lại những lợi ích thiết thực, cụ thể cho doanh nghiệp lữ hành như:

• Quản lý đồng bộ thông tin khách hàng – đơn hàng – lịch sử giao dịch: Giúp doanh nghiệp lưu trữ tệp data khách hàng trên cùng nền tảng thống nhất với độ chính xác và bảo mật cao.
•  Liên thông dữ liệu các phòng ban: Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, giúp quy trình làm việc được thống nhất, hiệu quả.
• Quản lý công nợ phải thu & trả : Cập nhật kịp thời công nợ của khách hàng dựa theo thời gian gia hạn hợp đồng, giúp việc quản lý công nợ được thực hiện sát sao, chính xác.
• Tính năng quản lý tour, quản lý kho hàng: Giúp doanh nghiệp kiểm soát được kho hàng, quá trình vận hành đơn hàng, lịch sử giao dịch để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.
• Tích hợp đa kênh: Tích hợp đa kênh bán hàng trên cùng 1 hệ thống tạo ra sự thuận lợi to lớn khi tư vấn, chăm sóc khách hàng.

Các chức năng tối ưu của phần mềm này có thể đáp ứng mọi tác vụ cần có trong hoạt động du lịch giúp các doanh nghiệp lữ hành dễ dàng trong việc quảng bá đa nền tảng, đa phương tiện…

Để tìm hiểu kỹ hơn về tính năng quản trị khách hàng của Travelopia, vui lòng truy cập website https://travelopia.vn/ hoặc liên hệ hotline (+84) 24 3755 8989 để được tư vấn cụ thể và trải nghiệm miễn phí.

Xem thêm:

• Chuyển đổi số trong quy trình sale tour như thế nào đạt hiệu quả cao?
• Chuyển đổi số ngành du lịch – Doanh nghiệp gặp khó khăn gì?
• Quản lí tour du lịch hiệu quả trong quá trình chuyển đổi số
• Chuyển đổi số tài nguyên di sản: Cánh cửa cho du lịch ảo
• 9 Lợi ích của phần mềm quản lý du lịch mà doanh nghiệp lữ hành nên biết