Tính năng Quản lý Tour của phần mềm du lịch Travelopia

Tiếp nối Series Hướng dẫn sử dụng phần mềm Travelopia, tiếp theo đây chúng tôi xin gửi đến bạn “Tính năng quản lý tour của phần mềm Travelopia” với các cách tạo tour/combo, dịch vụ lẻ và tour đoàn sẽ giúp bạn nắm được quy trình thiết kế một land tour du lịch và tạo bảng tính giá nhé.

Với tính năng quản lý tour của phần mềm quản lý du lịch Travelopia giúp cho việc tổ chức và quản lý thông tin tour trở nên dễ dàng hơn và tối ưu hơn. Qua tính năng này, doanh nghiệp lữ hành có thể lưu trữ các thông tin về tour đang cung cấp và các thông tin chi tiết tour như: lịch trình, giá tour, chính sách và các thông tin về khách hàng. Ngoài ra, người điều hành tour có thể cập nhật và chỉnh sửa các thông tin dễ dàng khi có sự thay đổi.

Trước hết, Sản phẩm du lịch ở đây được định nghĩa gồm có: Tour lẻ/Combo du lịch, Dịch vụ lẻ và Tour đoàn.

Một số khái niệm cần nắm được đó là:

1. Tour lẻ/Combo du lịch là gì?

Tour lẻ là loại hình tour linh hoạt khởi hành từ các thành phố lớn với điểm đến là các khu du lịch ở khu vực lân cận. Khác với tour du lịch truyền thống sẽ đi theo một tour đã được lên lịch trình sẵn, cố định điểm đến, nhà hàng ăn, địa điểm vui chơi khá gò bó.

Với tour lẻ bạn hoàn toàn có thể tự túc đặt vé máy bay, khách sạn và khi muốn đi tham quan vào ngày nào mới mua tour của ngày đó, các ngày còn lại bạn vẫn hoàn toàn tự do như khách du lịch tự túc.

Ví dụ: Bạn đi từ thành phố Hồ Chí Minh ra Hà Nội sau đó muốn đi Hạ Long thì bạn sẽ mua tour lẻ đi từ Hà Nội – Hạ Long hoặc do thời tiết xấu nên lịch trình thay đổi đi Hà Giang thì mua tour lẻ du lịch Hà Giang chứ không phải cố định điểm đến.

Combo du lịch là gói dịch vụ gồm có vé máy bay (khứ hồi) + phòng khách sạn + hành lý (nếu mua thêm) . Bạn hoàn toàn được chủ động về thời gian địa điểm, vui chơi cũng như lịch trình không hề gò bó. Ngoài việc lựa chọn phòng khách sạn (2 sao, 3 sao, 4 sao, 5 sao) bạn có thể chọn lưu trú thêm mở rộng chuyến du lịch. Ngoài ra khi đặt combo vào cuối tuần, lễ tết hoặc nâng hạng phòng sẽ có những phụ thu đi kèm.

Sở dĩ combo du lịch có giá thành rẻ hơn rất nhiều so với tour trọn gói vì một số lý do:

• Vé máy bay và Phòng khách sạn đặt xa (cách đến lúc đi từ 5 – 7 tháng)
• Vé máy bay đặt vào những lúc thấp điểm (sáng sớm, tối muộn) nên sẽ có nhiều vé giá rẻ
• Vé máy bay thường bay vào các ngày thường không phải các ngày cuối tuần, lẽ tết

Package du lịch là một khái niệm lớn hơn của Combo du lịch với công thức phổ biến là  vé tàu/xe/máy bay + phòng khách sạn  + xe đưa đón + xe di chuyển đến điểm du lịch + vé tham quan. 

Tuỳ vào nhu cầu mà du khách có thể đặt package du lịch để tiết kiệm thời gian hoặc combo du lịch để tiết kiệm chi phí so với việc mua riêng từng loại dịch vụ

Ví dụ: Combo du lịch Hà Nội – Quy Nhơn từ ngày 5-8/8 – đi 6h05 về 17h05 

Giá chỉ: 4.299.000/ người bao gồm vé mb khứ hồi và lưu trú tại ks 2* trong 4n3d

4.899.000/ người bao gồm vé mb khứ hồi và lưu trú tại KS 3* hoặc căn hộ FLC Sea Tower trong 4n3d

2. Dịch vụ lẻ trong lĩnh vực du lịch là gì?

Trong lĩnh vực du lịch lữ hành, Dịch vụ lẻ là tập hợp những sản phẩm được doanh nghiệp lữ hành cung cấp cho du khách có thể lựa chọn và sử dụng tuỳ theo nhu cầu của cá nhân và tour du lịch mà không cần tham gia vào tour trọn gói. Một số dịch vụ lẻ phổ biến được phân loại có trong phần mềm Travelopia như:

• Dịch vụ vận chuyển: Vé máy bay, vé tàu xe (ô tô, tàu hoả), dịch vụ thuê xe tự lái, đưa đón sân bay – khách sạn.
• Dịch vụ lưu trú: Khách sạn, Homestay, nhà nghỉ…
• Dịch vụ ăn uống: Nhà hàng, tour ẩm thực…
• Dịch vụ Hướng dẫn viên du lịch
• Landtour
• Cruise
• Vé thắng cảnh
• Dịch vụ Visa
• Dịch vụ khác…

3. Tour đoàn là gì?

Tour đoàn hay du lịch khách đoàn là tour du lịch có nhiều người tham gia vào chương trình tour để cùng chia sẻ các chi phí khác nhau: chi phí vận chuyển, tham quan, hướng dẫn viên…vì vậy chi phí du lịch cũng được giảm đi khá nhiều so với đi riêng lẻ. Bù lại, bạn lại không có được không gian riêng tư như khi đi tour riêng, lịch trình có phần bị bó buộc, thời gian đến các địa điểm tham quan cũng bị hạn chế phần nào (thậm chí là gượng ép vào các trung tâm mua sắm ngay cả khi không có nhu cầu). Có thể hiểu một cách đơn giản đó là tour đoàn đi theo 1 lịch trình nhất định và không có sự thay đổi linh hoạt.

Theo kinh nghiệm của tôi, tour đoàn thường được các tổ chức, công ty, xí nghiệp đông người tham gia và họ sẽ đưa ra những nhu cầu riêng đối với tour mà họ mong muốn. Sau đó đơn vị lữ hành sẽ tư vấn và lên lichj trình du lịch sao cho hợp lý nhất và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách.

4. Thêm mới Tour lẻ/Combo và Tính giá Tour lẻ/Combo

4.1. Thêm mới

Bước 1: Ở giao diện của tính năng quản lý tour của Travelopia chọn Danh mục Sản phẩm/Tour. Chọn Tour lẻ/Combo. Sau đó Click vào nút “Thêm mới“(như hình)

Bước 2: Nhập liệu các thông tin: Tên tour/combo, loại hình du lịch(nội địa hay quốc tế), Điểm khởi hành, điểm đến, phân loại combo hay là tour, thời gian diễn ra tour, hẹn ngày đặt dịch vụ

*Tính năng hạn đặt dịch vụ: là tính năng ưu việt của phần mềm du lịch Travelopia, nhân viên điều hành sẽ được thông báo nhắc đặt dịch vụ tour/combo đúng ngày, từ đó giảm thiểu các rủi ro khi quên đặt dịch vụ, tránh việc nhỡ thông tin từ Sale và điều hành tour.

Tiếp theo, ở phần Chương trình tour sẽ có  các tuỳ chọn: upload file lịch trình có sẵn hoặc tự thiết kế lịch trình tour. Tính năng “Thiết lập cấu hình web” giúp hỗ trợ soạn thảo lịch trình tour và tải lên website wordpress một cách dễ dàng nhất.

Bước 3: Tạo bảng chiết tính giá tour: tính giá thủ công hoặc tính giá tự động. (lưu ý: khi đã chọn một cách tính giá sẽ không thể chọn lại cho tour/combo đó)

4.2. Tính giá thủ công

Với tính giá thủ công, điều hành tour chỉ cần nhập bảng tính giá theo các ngày khởi hành

Sau khi chọn được chiết tính giá phù hợp, Người điều hành sẽ bắt đầu tính giá bằng cách nhập các thông tin: ngày khởi hành (có thể tách ngày khởi hành thành bảng tính giá mới), số lượng.

Bước tiếp là chọn “Thêm dịch vụ” để bắt đầu tính giá. Các dịch vụ gồm có: Vé máy bay, Khách sạn, Nhà hàng, Ô tô, Tàu hoả, Hướng dẫn viên, Landtour, Cruise, Dịch vụ khác, Vé thắng cảnh…

Bảng chi tiết dịch vụ cần nhập các thông tin về Nhà cung cấp, Nội dung và các thông tin tuỳ theo các dịch vụ đã chọn bên trên

4.3. Tính giá tự động (theo series vé máy bay)

Điều hành sẽ khai báo các loại dịch vụ sử dụng trong tour/combo, hệ thống tự động tạo ra các sản phẩm có ngày theo ngày đi của vé máy bay

Để tạo bảng tính giá, bạn phải nhập báo giá vé máy bay mới có thể tạo bảng tính giá tự động.

Chọn “Thêm báo giá” và chọn “Vé máy bay”

Sau đó nhập các thông tin: Nhà cung cấp và Ngày sử dụng và chọn “Thêm báo giá” và điền các thông tin về Vé máy bay, Code, Số lượng chỗ, Đơn giá, VAT…(có thể chọn thêm báo giá dịch vụ đi kèm nếu có).

Phần mềm sẽ tự động tính tổng giá vốn/khách, người điều hành tiến hành nhập giá bán sẽ báo cho khách hàng, từ đó sẽ tính được hoa hông, lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ thu được trên mỗi khách hàng (có tính theo %)

Bước 4: Nhập dịch vụ mua thêm: Chọn thêm dịch vụ và nhập các thông tin về nhà cung cấp, ngày sử dụng, số lượng dịch vụ, đơn giá…

5. Thêm mới Dịch vụ lẻ và Chiết tính giá tự động dịch vụ lẻ của Travelopia

Bước 1: Thêm mới dịch vụ lẻ. Chọn “Thêm mới” và lựa chọn loại dịch vụ lẻ mà tour cần thêm, tuỳ thuộc vào từng loại dịch vụ mà sẽ có cách tính giá khác nhau.

Bước 2: Bảng chiết tính giá dịch vụ lẻ. Do đặc thù riêng nên mỗi loại dịch vụ đều có cách tính giá khác nhau. Tuy vậy, vẫn có một số thông tin chung mà bạn cần phải nhập để tính giá dịch vụ lẻ như: Nhà cung cấp, Loại vé/Loại phòng, Đơn giá, Số lượng

Khi nhập đầy đủ các thông tin, phần mềm Travelopia sẽ tự động tính toán và hiển thị Giá vốn, Hoa hồng, Giá bán cũng như lợi nhuận và tỉ lệ % so với giá vốn giúp ước tính được lỗ lãi.

6. Thêm mới Tour đoàn và Chiết tính giá tour đoàn

Bước 1: Thêm mới tour đoàn

Với thao tác thêm mới tour đoàn tương tự như tour lẻ/combo. Vào “Tour đoàn” chọn ” Thêm mới” và điền các thông tin cần thiết: Tên tour, Loại hình du lịch (nội địa, quốc tế), Điểm khởi hành, Điểm đến, thời gian.

Về lịch trình tour, người điều hành cần upload file chương trình có sẵn hoặc tự thiết lập lịch trình vào phần mềm.

Bước 2: Tạo bảng tính giá tour đoàn

Nhập số lượng khách trong đoàn.

Chọn “Thiết lập khách hàng” nếu trong tour đoàn có nhiều độ tuổi, loại khách khác nhau. Theo tìm hiểu của tôi thì trong lĩnh vực du lịch thường chia các độ tuổi: trẻ em dưới 2 tuổi, trẻ em 2 đến 12 tuổi, và trẻ em trên 12 tuổi vì có thể sẽ liên quan đến giá vé máy bay, nhà hàng…

Sau đó, chọn “Thêm dịch vụ” và lựa chọn các dịch vụ đi kèm tour đoàn.

Nhập thông tin chi tiết dịch vụ (phần này tương tự với tính giá tour lẻ và tour combo). Sau đó nhập hoa hồng/khách, giá bán/khách phần mềm sẽ tự động tính toán lợi nhuận thu được.

Hoàn thành bước tính giá sẽ ấn “Chốt tour” và nhập Ngày khởi hành , số lượng khách hàng theo độ tuổi như đã thiết lập ở trên kèm số lượng khách và ấn “Xác nhận”.

Dưới đây là màn hình hiển thị sau khi đã tính toán giá thành chi tiết: các thông tin Giá bán, số lượng, thành tiền, dự thu, dự chi, hoa hồng kèm mức lợi nhuận dự kiến được hiển thị đầy đủ và chính xác nhất.

7. Tính năng Quản lý Tour/Combo

Đây là tính năng mà Sale và người điều hành tour có thể nắm bắt và theo dõi trạng thái của toàn bộ chương trình tour/combo/dịch vụ lẻ mà công ty đang thực hiện. Đặc biệt là trạng thái của tour được cập nhật như “hoàn thành” hoặc “nháp” nếu chưa hoàn thành.

Ở màn hình danh sách tour/combo, hay tương tự với màn hình danh sách dịch vụ lẻ, bạn có thể theo dõi một số các thông tin như:

• Tên tour/combo/dịch vụ lẻ
• Loại hình (quốc tế/ nội địa) đối với tour/ combo và loại hình dịch vụ đối với dịch vụ lẻ
• Loại sản phẩm
• Điểm khởi hành và điểm đến
• Ngày tạo và ngày cập nhật
• Trạng thái sản phẩm

Để xem chi tiết tour/ combo, bạn chỉ cần click chuột vào tour/combo, hệ thống sẽ xuất hiện các thông tin chi tiết về lịch trình tour, những dịch vụ bao gồm cũng như giá vốn và giá bán của chương trình.

8. Tổng kết

Tính năng quản lý tour của phần mềm Travelopia là một công cụ rất quan trọng góp phần giúp cho doanh nghiệp du lịch lữ hành có thể tổ chức và quản lý tour một cách hiệu quả và thuận tiện nhất. Tính năng này cung cấp nhiều giải pháp về quản lý thông tin tour, quản lý khách hàng, quản lý dịch vụ lẻ, quản lý bảng tính giá tour, tính toán lợi nhuận, hoa hồng chi tiết.

Việc sử dụng tính năng quản lý tour của phần mềm du lịch sẽ giúp cho doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh lớn và phát triển trong ngành du lịch lữ hành.