Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour là gì? Vì sao lại quan trọng?

Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour là một trong số 13 tiêu chuẩn kỹ năng trong lĩnh vực du lịch, khách sạn và nhà hàng. Nhưng tiêu chuẩn VTOS là gì? và tại sao nó lại quan trọng đối với việc điều hành các tour du lịch? Hãy cùng Travelopia tìm hiểu thêm về vấn đề này qua bài viết dưới đây!

1. VTOS là gì? Vì sao tiêu chuẩn VTOS lại quan trọng?

VTOS viết tắt của Vietnam Tourism Occupational Standards – nghĩa là Bộ Tiêu chuẩn Nghề nghiệp Du lịch Việt Nam. Được thành lập và phát triển bởi Hội đồng cấp chứng chỉ nghiệp vụ Du lịch (VTCB) vào năm 2007, tiêu chuẩn VTOS ra đời nhằm mục đích nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, từ đó phát triển dịch vụ cho ba cụm ngành du lịch – nhà hàng – khách sạn.

Mỗi tiêu chuẩn VTOS được chia thành ba phần chính:

1. Phần 1: Mô tả chung về các thông tin liên quan tới công việc, các chức danh thường dùng và các loại công việc.
2. Phần 2: Gồm một kế hoạch chi tiết và cụ thể về các công việc cần hoàn thiện, kiến thức và kỹ năng cần có.
3. Phần 3: Mô tả chi tiết tiêu chuẩn kỹ năng nghề cần phải có

Việc sử dụng tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour cũng như các tiêu chuẩn VTOS khác là rất quan trọng. Tiêu chuẩn này là quy chuẩn để đánh giá kỹ năng nghề của nhân viên điều hành tour thông qua các kỳ thẩm định VTOS được hội đồng VTCB tiến hành trên cả nước. Tiêu chuẩn VTOS góp phần thúc đẩy nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của ngành du lịch lữ hành Việt Nam.

Chứng chỉ VTOS trong nghề điều hành tour là một minh chứng rõ ràng và công nhận cho khả năng quản lý tour của nhân viên điều hành. Điều này giúp bạn thu hút sự chú ý và thiện cảm của nhà tuyển dụng, qua đó, nâng cao cơ hội nghề nghiệp và thăng tiến.

Với các trường đào tạo và tổ chức liên quan trong ngành du lịch, tiêu chuẩn VTOS được xem là cơ sở để xây dựng chương trình đào tạo nghề. Điều này mang lại giá trị thực tiễn cao hơn cho giáo án và cải thiện hiệu quả đào tạo.

Tiêu chuẩn VTOS còn có tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp bởi nó giúp đánh giá khả năng ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Các ứng viên có chứng chỉ VTOS có thể được trả lương cao hơn hoặc thăng chức nhanh hơn so với những người không có chứng chỉ này.

• Tải tài liệu VTOS (13 nghiệp vụ) tại link:  https://bit.ly/tai-lieu-VTOS 
• Xem Video hướng dẫn kỹ năng nghề theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch Việt Nam (13 nghiệp vụ) tại đường link:  https://bit.ly/video-vtos 

2. Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour gồm những gì?

Tiêu chuẩn VTOS trong nghề điều hành tour được thiết kế dựa trên tiêu chuẩn quốc tế và đã được điều chỉnh để phù hợp với ngành du lịch Việt Nam. Các tiêu chuẩn này được lấy từ trang web: https://vietnamtourism.gov.vn/, bao gồm danh mục công việc và nhiệm vụ, cũng như kiến thức chung về du lịch, lữ hành và công ty lữ hành cho nhân viên điều hành tour.

2.1. Kiến thức chung về du lịch, lữ hành, công ty lữ hành

Trong tiêu chuẩn VTOS để trở thành một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp, kiến thức tổng quát bao gồm các thông tin cơ bản về du lịch và lữ hành, hiểu được tác động của ngành du lịch tới Việt Nam, tìm hiểu sơ lược về thị trường du lịch Việt Nam, hiểu biết về nghề trong ngành du lịch cũng như giới thiệu về công ty du lịch.

2.2. Chuẩn bị làm việc

Để sẵn sàng cho công việc, bạn cần có kỹ năng và kiến thức chuẩn bị sẵn như xây dựng lịch trình, biết cách ăn mặc phù hợp tại nơi làm việc, sức khỏe bảo đảm, mục tiêu và tiêu chuẩn cá nhân.

2.3. An toàn và an ninh tại nơi làm việc và cho khách

Một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp cần đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và an ninh tại nơi làm việc, biết cách xử lý tình huống hỏa hoạn, quản lý tiền mặt và các tài liệu quan trọng.

2.4. Làm việc tại văn phòng

Khi làm việc tại văn phòng, nhân viên điều hành tour cần biết làm việc theo nhóm, hiểu các quy trình và hệ thống trong văn phòng, sử dụng các thiết bị văn phòng và giao dịch với các nhà cung cấp và khách hàng trong ngành du lịch.

2.5. Kiến thức về điểm đến

Ngoài ra, nhân viên điều hành tour cũng cần phải có kiến thức về điểm đến du lịch, cập nhật thông tin mới nhất về điểm đến, biết cách tư vấn cho khách hàng và công ty lữ hành nước ngoài. Đồng thời, cần hiểu rõ về sản phẩm du lịch để giúp cho việc quảng bá và bán hàng được hiệu quả hơn.

2.6. Kiến thức về sản phẩm

Tiêu chuẩn VTOS về nghiệp vụ điều hành tour đưa ra yêu cầu rằng nhân viên phải có hiểu biết về sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang cung cấp, bao gồm các mức giá, giá vốn và lãi.

2.7. Kiến thức về nhà cung cấp

Để nâng cao nghiệp vụ này, Bộ tiêu chuẩn VTOS cũng quy định kiến thức về các nhà cung cấp khác nhau, bao gồm các hãng hàng không, hình thức vận chuyển khách bằng đường bộ, đường sắt, đường biển, đường sông, cơ sở lưu trú, đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống, giải trí, văn hoá và mua sắm.

2.8. Thực hiện giữ chỗ và đặt chỗ

Ngoài ra, việc giữ chỗ và đặt chỗ cho khách hàng là một kỹ năng cần thiết để điều hành tour du lịch. Để thành thạo trong công việc này, nhân viên tour cần phải nắm vững các quy trình của công ty, xử lý các yêu cầu và chuẩn bị bản chào giá, nhận yêu cầu giữ chỗ, lập hồ sơ khách hàng, đặt điều khoản thanh toán, và giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp.

2.9. Điều hành – Quản lý khách và các sắp xếp cho tour du lịch

Cuối cùng, điều hành tour du lịch cũng đòi hỏi kiến thức trong việc quản lý khách hàng và các thu xếp cho chuyến đi của họ. Công việc này bao gồm xử lý giấy tờ tài liệu, thiết lập các bản ghi chép và sử dụng các phần mềm CRS hoặc máy tính của công ty (nếu có).

Một nhà điều hành tour giỏi cần phải am hiểu về quy trình của công ty và theo dõi kỹ lịch trình khách hàng đã đặt trước. Họ cũng phải quản lý các dịch vụ vận chuyển, lưu trú cho từng đoàn hoặc khách hàng riêng lẻ, đồng thời phải điều phối được hướng dẫn viên và lái xe.

Ngoài ra, tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour còn yêu cầu nhân viên điều hành tour biết gửi danh sách đoàn đến khách sạn, kiểm tra các yêu cầu đặt chỗ, chỉ dẫn tóm tắt cho hướng dẫn viên và lái xe, đón và trả khách, xử lý các sự cố trong tour và hoàn thành các thủ tục liên quan sau khi tour kết thúc.

2.10. Hỗ trợ lập và tính giá các chương trình du lịch

Để hỗ trợ lập và tính giá chương trình tour, người làm việc này cần có kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường, hỗ trợ lập chương trình và tính giá, cũng như chuẩn bị bản chào giá.

2.11. Hỗ trợ việc tiếp thị và bán hàng

Trước khi điều hành tour du lịch, người làm việc cần thực hiện quá trình tiếp thị và bán hàng. Điều này bao gồm việc hiểu biết về các điểm đến hấp dẫn, sản phẩm của công ty, theo dõi các sản phẩm cạnh tranh và hỗ trợ đội ngũ bán hàng. Họ cũng phải giúp thiết kế và in ấn tờ rơi, cập nhật thông tin lên trang web của công ty.

2.12. Hỗ trợ thực hiện các giao dịch tài chính

Cuối cùng, người làm việc còn cần hỗ trợ việc quản lý tài chính và các giao dịch tài chính liên quan đến tour du lịch.

Công việc hỗ trợ giao hàng bao gồm chuẩn bị hoá đơn bán hàng, học các phương thức thanh toán, tiếp nhận thanh toán của khách hàng và xuất phiếu thu, đối chiếu nhật ký bán hàng vào cuối ngày và lưu giữ hồ sơ các giao dịch tài chính đã thực hiện.

2.13. Chăm sóc khách hàng

Quy định về chăm sóc khách hàng là một phần không thể thiếu trong tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour. Cần xác định rõ ai là khách hàng của công ty, biết về nhân viên của các công ty lữ hành bán sỉ nước ngoài, nhân viên các đại lý lữ hành bán lẻ và khách hàng mua các sản phẩm du lịch của công ty.

2.14. Kết thúc công việc

Khi kết thúc công việc, nhân viên điều hành tour cần tuân thủ đúng quy trình để kết thúc ngày làm việc, bổ sung thông tin trước khi rời nơi làm việc trước giờ nghỉ hoặc khi nghỉ phép.

2.15. Hồ sơ, số liệu thống kê, kiến nghị và đề xuất

Cuối cùng, tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour yêu cầu nhân viên điều hành tour hiểu và áp dụng quy trình lưu giữ hồ sơ và số liệu thống kê của công ty, lưu giữ hồ sơ chính xác, chuẩn bị số liệu thống kê theo hướng dẫn của người quản lý hoặc chủ công ty và chủ động đề xuất, kiến nghị với người quản lý/ chủ công ty nếu có ý tưởng.

3. Kết luận

Tóm lại, các tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour được đưa ra để đảm bảo nhân viên điều hành tour có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Travelopia hy vọng những thông tin và tài liệu được nêu ra ở trên sẽ hữu ích đối với các doanh nghiệp du lịch lữ hành vừa và nhỏ. Qua đó, Travelopia có thể chung tay góp phần cải thiện chất lượng nguồn nhân lực du lịch cũng như chất lượng dịch vụ trong ngành du lịch Việt Nam

• Doanh nghiệp lữ hành vượt khó khăn sau đại dịch nhờ chuyển đổi số
• Ngành Quản trị du lịch và lữ hành ra trường làm gì? học trường nào?
• 3 Giai đoạn chuyển đổi số và Giải pháp chuyển đổi số ngành du lịch