Mục lục bài viết
Đặc thù của những doanh nghiệp làm du lịch chính là cần phải quản trị một lượng lớn các thông tin từ phía khách hàng và lưu trữ nó trong một thời gian dài. Việc quản lí các nhân viên và thông tin chi tiết về những địa điểm du lịch chính là mối lo lớn của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này.
Tuy nhiên, hiện nay tại đa số các doanh nghiệp du lịch vẫn tồn tại nhiều bất cập trong việc quản trị doanh nghiệp du lịch – cũng chính là những rào cản khiến doanh nghiệp chưa thể bứt phá trong vận hành và quản trị.
1. Một số rào cản khiến các doanh nghiệp du lịch chưa thể bứt phá
1.1. Quản trị doanh nghiệp du lịch theo cách truyền thống
Rất nhiều doanh nghiệp du lịch vẫn đang sử dụng cách quản lí truyền thống như lưu trữ và kiểm soát dữ liệu bằng excel. Điều này không chỉ làm cho quá trình quản lí trở nên khó khăn mà còn dễ dẫn đến sai sót và mất mát dữ liệu. Đặc biệt là khi số lượng khách hàng và tour du lịch tăng lên, việc quản lí bằng excel trở nên không còn đủ sức.
Do excel không có những tính năng chuyên biệt dành cho ngành du lịch, vì vậy có rất nhiều nhược điểm trong giải pháp quản trị doanh nghiệp du lịch kiểu truyền thống này:
- Cách tạo tập tin, công thức sử dụng trong bảng phụ thuộc vào người thiết lập, nên những người đảm nhiệm công việc sau khó nắm bắt bởi không có một format chung.
- Khả năng dễ dàng chỉnh sửa khiến dữ liệu có thể được xóa bỏ nhanh chóng, không thể phục hồi. Tình trạng thất lạc thông tin là điều chắc chắn có thể xảy ra.
- Excel cho phép xuất dữ liệu, chúng ta không thể đảm bảo lượng dữ liệu bấy lâu của doanh nghiệp sẽ còn nguyên vẹn khi một nhân viên nào đó nghỉ việc.
- Mỗi phòng ban, mỗi nhân viên sẽ tự tạo một bảng Excel riêng, gây ra sự mất kết nối khi thực hiện nhiệm vụ chung.
1.2. Tính giá tour theo cách thủ công
Một vấn đề khác mà các doanh nghiệp du lịch thường gặp phải là tính giá tour theo cách thủ công. Việc tính toán giá tour theo cách thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót và nhầm lẫn. Điều này có thể dẫn đến việc mất khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Tính giá tour bằng cách sử dụng sổ sách hoặc excel là phù hợp ở giai đoạn mới thành lập doanh nghiệp hoặc khi lượng khách hàng chưa đông đảo. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và khách hàng tăng lên, việc tính giá tour thủ công sẽ mất nhiều thời gian và có nguy cơ không chính xác, đồng thời không đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu.
Bên cạnh đó, việc tính giá trên cùng một file nhưng theo cách làm việc và thời gian khác nhau của từng nhân viên dẫn đến việc tính thống nhất không được duy trì.
Việc cập nhật giá cả cũng gặp khó khăn khi không đảm bảo mọi người trong doanh nghiệp được cập nhật đồng thời, dẫn đến sự thiếu chuẩn xác khi đưa báo giá cho khách hàng. Đặc biệt, việc tạo báo giá lại mỗi mùa du lịch sẽ mất rất nhiều thời gian do các dịch vụ có mức giá thay đổi.
Tìm hiểu thêm: Điều hành tour bằng excel có còn hiệu quả?
1.3. Quản lí booking không có quy trình
Quản lí booking cũng là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp du lịch cần phải quan tâm. Nếu không có quy trình quản lí booking, việc xử lý các đơn đặt hàng sẽ trở nên khó khăn và dễ dẫn đến nhầm lẫn. Điều này có thể làm mất đi sự tin tưởng của khách hàng và gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay, còn tồn tại nhiều thách thức trong quản lí booking mà các doanh nghiệp phải đối mặt.
Quản lí booking hiện tại thường được thực hiện thủ công và không có quy trình rõ ràng, dẫn đến kiểm soát lỏng lẻo và nhiều sai sót. Các dữ liệu liên quan đến booking thường được ghi nhận trên các công cụ văn phòng như word, excel hay sổ sách.
Mỗi giai đoạn của quá trình booking thường được ghi lại trên bảng làm việc bằng cách xóa tình trạng cũ và ghi lại tình trạng mới. Tuy nhiên, đây là một phương pháp quản lí bất tiện, đặc biệt là khi phải quản lí khối lượng lớn booking. Việc xóa – thêm mới không đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Nếu các thông tin không được ghi nhận kịp thời, chúng ta không thể xử lý các booking đang trong quá trình chờ duyệt, gây ảnh hưởng đến quan hệ đối tác và khách hàng.
Ngoài ra, nhân sự cũng là một vấn đề quan trọng trong quản lí booking. Khi một nhân viên rời đi, công việc của họ thường không được bàn giao đầy đủ do việc ghi nhận thông tin không được thực hiện chặt chẽ. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xác định các booking đang hoạt động và cần đặt dịch vụ.
1.4. Các vấn đề tài chính
Vấn đề tài chính luôn là một trong những rào cản lớn trong việc quản trị doanh nghiệp lữ hành. Không chỉ phải đối mặt với chi phí vận hành và quản trị, các doanh nghiệp du lịch còn phải đầu tư nhiều vào việc quảng bá và tiếp cận khách hàng mới. Việc quản lí tài chính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả là một điều rất quan trọng đối với các doanh nghiệp du lịch.
Trong lĩnh vực kinh doanh du lịch, việc kiểm soát tài chính là rất quan trọng. Tuy nhiên, có hai vấn đề thường gặp trong các doanh nghiệp du lịch là bỏ sót các khoản thu và đặt cọc không đúng ngày.
Đối với các đơn vị lữ hành với lượng khách hàng lớn, việc bỏ sót các khoản thu là điều dễ xảy ra. Thông thường, khi khách hàng đặt cọc một phần giá trị tour, bộ phận Sales sẽ ghi nhận khoản tiền này và đánh dấu khoản tiền còn lại cần phải thu của khách hàng vào một thời điểm nhất định. Tuy nhiên, khi có quá nhiều khách hàng, việc nhầm lẫn hoặc quên các khoản thu này là hoàn toàn có thể xảy ra.
Vấn đề thứ hai là đặt cọc không đúng ngày. Khi đơn vị lữ hành là khách hàng của các nhà cung cấp dịch vụ (như nhà hàng, khách sạn, vé xe…), việc đặt cọc là rất cần thiết.
Tuy nhiên, việc nhầm lẫn hoặc quên ngày đặt cọc cũng thường xuyên xảy ra. Điều này có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp với nhà cung cấp, gây mất cơ hội như các chương trình khuyến mại, và ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng.
1.5. Công việc chồng chéo, khó kiểm soát chất lượng.
Doanh nghiệp du lịch thường phải đối mặt với nhiều công việc khác nhau, từ việc quản lí khách hàng, đặt tour, quảng bá đến vận hành các tour du lịch. Các công việc này thường chồng chéo và đòi hỏi sự kiểm soát chất lượng cao.
Để phát triển bền vững, một doanh nghiệp du lịch cần có sự kết nối và thấu hiểu cao giữa các phòng ban nói chung và nhân sự nói riêng. Cách quản trị công ty du lịch truyền thống khiến quy trình làm việc trở nên rời rạc và việc quản trị lỏng lẻo.
Khi không có một môi trường làm việc thống nhất cũng như một quy trình bài bản, công việc giữa các cá nhân dễ bị chồng chéo, khó kiểm soát chất lượng.
2. Giải pháp quản trị nội bộ Travelopia
Vậy làm thế nào để giải quyết vấn đề này? Có rất nhiều phần mềm và công cụ quản lí du lịch hiện nay được thiết kế để giúp cho việc quản trị doanh nghiệp du lịch trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Chúng ta có thể sử dụng các phần mềm quản lí khách sạn hoặc phần mềm đặt tour để quản lí và kiểm soát dữ liệu một cách chuyên nghiệp.
Travelopia là một giải pháp quản trị doanh nghiệp du lịch toàn diện, có thể tích hợp tất cả hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trong một hệ thống phần mềm chung.
Travelopia được các nhà quản lí tin dùng do có thể giải quyết 99% vấn đề các doanh nghiệp Du lịch Lữ hành gặp phải đồng thời quản lí chính xác, chặt chẽ giữa các thông tin và nguồn tài nguyên đa kênh, hạn chế tối đa rủi ro từ đó đem lại lợi nhuận vượt bậc cho doanh nghiệp.
So với cách quản lí truyền thống, hệ thống All In One của Travelopia không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành mà còn xây dựng môi trường làm việc thông minh và tối ưu nhất.
Tùy theo đặc thù quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm quản trị cho phù hợp với mình nhất. Travelopia là đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp lữ hành với các tính năng như:
- Quản lí đồng bộ đa kênh trên 1 màn hình
- Quản lí thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch
- Quản lí đơn hàng theo thời gian thực
- Xuất danh sách booking và khách hàng tự động
- Quản lí công nợ,..
Ngoài ra Travelopia còn cung cấp một số dịch vụ marketing như:
- Phân tích và phát triển website sẵn có của doanh nghiệp
- Thiết kế website
- Xây dựng chiến lược marketing phù hợp với từng doanh nghiệp
Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý du lịch Travelopia-Khác biệt & vượt trội
Tóm lại, quá trình vận hành và quản trị doanh nghiệp du lịch đòi hỏi sự chuyên nghiệp và hiệu quả. Việc sử dụng các phần mềm và công cụ quản lí du lịch hiện đại có thể giúp cho các doanh nghiệp du lịch giải quyết các vấn đề đang đối mặt và đạt được sự thành công trong ngành du lịch.
Nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực này, hãy tham khảo giải pháp quản trị doanh nghiệp du lịch của Travelopia để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu thêm: