Mục lục bài viết
Dẫu bước vào thời đại chuyển đổi số, quản lý tour du lịch bằng excel vẫn được coi như một đồng minh đáng tin cậy của các doanh nghiệp lữ hành. Tuy nhiên, đằng sau vẻ ngoài đơn giản và sự tiện lợi của nó, chúng ta không thể phủ nhận rằng: Excel đang dần trở thành rào cản khiến khác doanh nghiệp khó bứt phá trong vận hành và quản trị hệ thống.
Hãy cùng khám phá sự thật phía sau việc quản lý tour du lịch bằng Excel trong bài viết này. Chúng ta sẽ đi sâu vào những hạn chế của phần mềm tính toán hàng đầu thế giới này. Đồng thời đặt câu hỏi về khả năng thích ứng và cạnh tranh của nó trong thời đại của những công nghệ cao cấp và ứng dụng quản lý tiên tiến.
Hãy cùng đọc và khám phá nhé!
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và nhận tư vấn nhanh, đừng ngại liên hệ với chúng mình qua hotline (+84) 24 888 93339
1. Khó khăn trong quản lý tour du lịch bằng Excel
Excel là một phần mềm bảng tính được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả quản lý tour du lịch. Tuy nhiên, excel cũng có những hạn chế và khó khăn khi áp dụng cho ngành du lịch, đặc biệt là khi số lượng tour và khách hàng tăng cao.
Dưới đây là một số khó khăn thường gặp khi quản lý tour du lịch bằng excel.
1.1 Quản lý tour và tìm kiếm tour mất nhiều thời gian
Quản lý tour và tìm kiếm tour mất nhiều thời gian là một trong những khó khăn khi sử dụng excel để quản lý tour du lịch. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng ta cùng xem xét một ví dụ cụ thể.
Giả sử doanh nghiệp của bạn có 100 tour du lịch khác nhau, mỗi tour có 10 thông tin cần quản lý, như tên tour, mã tour, ngày khởi hành, điểm đến, giá tour, số chỗ còn trống, trạng thái booking…
Khi quản lý tour du lịch bằng excel, bạn phải tạo ra 100 file excel, mỗi file chứa 10 sheet, mỗi sheet chứa 10 thông tin của một tour. Như vậy, bạn phải quản lý tổng cộng 1000 sheet excel cho 100 tour du lịch.
Khi bạn muốn quản lý hoặc tìm kiếm một tour du lịch nào đó, bạn phải mở file excel tương ứng, sau đó duyệt qua các sheet để tìm ra sheet chứa thông tin của tour đó. Nếu bạn không nhớ rõ tên hoặc mã tour, bạn phải dùng chức năng tìm kiếm của excel để tìm ra file và sheet chứa tour đó. Điều này không chỉ mất nhiều thời gian, mà còn gây ra sự phiền toái và nhàm chán cho bạn.
Ngoài ra, khi bạn muốn cập nhật thông tin của một tour du lịch như giá tour, số chỗ còn trống, trạng thái booking… bạn phải mở file và sheet excel tương ứng, sau đó nhập liệu và lưu lại. Nếu bạn quên lưu lại hoặc nhập liệu sai sót, thông tin của tour du lịch sẽ bị sai lệch hoặc mất mát. Nếu bạn muốn cập nhật thông tin của nhiều tour du lịch cùng một lúc, bạn phải làm đi làm lại công việc này nhiều lần.
Điều này khiến cho việc quản lý tour du lịch bằng excel trở nên rườm rà và mất nhiều thời gian. Nếu không cập nhật thường xuyên, các file excel cũng có thể bị sai sót hoặc trùng lặp thông tin.
1.2 Tính giá tour du lịch thủ công
Một trong những công việc quan trọng của ngành du lịch là tính giá tour du lịch sao cho hợp lý và cạnh tranh. Để tính giá tour du lịch, doanh nghiệp phải xem xét nhiều yếu tố như chi phí vận chuyển, chi phí ăn uống, chi phí khách sạn, chi phí hướng dẫn viên, chi phí vé tham quan…
Khi tính giá tour, quản lý tour du lịch bằng excel, doanh nghiệp phải nhập liệu và công thức thủ công cho từng tour, một công việc khá mất công và dễ bị sai sót. Ngoài ra, giá tour du lịch cũng có thể thay đổi theo thời điểm và tình hình thị trường, do đó doanh nghiệp phải cập nhật liên tục các file excel để đảm bảo giá tour du lịch chính xác.
1.3 Quản lý booking không đồng bộ
Booking là quá trình đặt chỗ và thanh toán cho tour du lịch của khách hàng. Khi sử dụng excel để quản lý booking, doanh nghiệp phải lưu trữ thông tin về các booking, như tên khách hàng, số điện thoại, email, số người tham gia, số tiền thanh toán, hình thức thanh toán… Tuy nhiên, việc quản lý booking bằng excel có thể gặp phải những vấn đề sau:
- Không đồng bộ: Khi có nhiều nhân viên quản lý booking, có thể xảy ra trường hợp một khách hàng được đặt chỗ cho cùng một tour bởi hai nhân viên khác nhau, hoặc một khách hàng đã hủy booking nhưng thông tin vẫn chưa được cập nhật. Điều này khiến cho việc quản lý booking bị rối loạn và gây nhầm lẫn cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
- Không an toàn: Khi lưu trữ thông tin booking bằng excel, doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn cho các file excel, bằng cách sao lưu dữ liệu, bảo mật mật khẩu, phân quyền truy cập… Tuy nhiên, các file excel vẫn có thể bị mất mát, hư hỏng hoặc bị xâm nhập bởi những người không có quyền. Điều này có thể gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp và vi phạm quyền riêng tư của khách hàng.
- Không tiện lợi: Khi quản lý tour du lịch bằng excel, doanh nghiệp phải sử dụng máy tính để mở và chỉnh sửa các file excel. Điều này có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp muốn quản lý booking từ xa hoặc khi không có kết nối internet.
1.4 Khó khăn trong kiểm soát dòng tiền, báo cáo
Dòng tiền là luồng thu chi của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh tour du lịch. Dòng tiền ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự tồn tại của doanh nghiệp. Báo cáo là cách thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp qua các chỉ số như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ đặt chỗ… Khi quản lý tour du lịch bằng excel để kiểm soát dòng tiền và báo cáo, doanh nghiệp gặp phải những khó khăn sau:
- Không chính xác: Khi kiểm soát dòng tiền và báo cáo bằng excel, doanh nghiệp phải nhập liệu và công thức thủ công cho từng tour và từng booking. Điều này có thể gây ra sai sót trong tính toán hoặc nhập liệu. Ngoài ra, dòng tiền và báo cáo cũng phụ thuộc vào việc cập nhật thông tin booking của doanh nghiệp. Nếu không cập nhật kịp thời, dòng tiền và báo cáo sẽ không phản ánh đúng tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Không minh bạch: Khi kiểm soát dòng tiền và báo cáo bằng excel, doanh nghiệp phải chia sẻ các file excel cho các bộ phận liên quan, như kế toán, marketing, quản lý… Tuy nhiên, việc chia sẻ file excel có thể gây ra những rủi ro như mất mát dữ liệu, truy cập trái phép, sửa đổi không được phép… Điều này khiến cho việc kiểm soát dòng tiền và báo cáo không được minh bạch và tin cậy.
- Không linh hoạt: Khi kiểm soát dòng tiền và báo cáo bằng excel, doanh nghiệp phải tuân theo các mẫu báo cáo có sẵn hoặc tự tạo ra các mẫu báo cáo theo nhu cầu. Tuy nhiên, các mẫu báo cáo có thể không đáp ứng được nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp hoặc của thị trường. Ngoài ra, việc tạo ra các mẫu báo cáo mới cũng khá tốn thời gian và công sức.
2. Doanh nghiệp có nên kết hợp sử dụng phần mềm quản lý tour du lịch không?
Trước những khó khăn khi quản lý tour du lịch bằng excel, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp kết hợp sử dụng phần mềm quản lý tour du lịch. Phần mềm quản lý tour du lịch là một ứng dụng máy tính được thiết kế riêng cho ngành du lịch, giúp doanh nghiệp quản lý tour du lịch một cách hiệu quả và tiện lợi. Dưới đây là một số lợi ích của việc kết hợp sử dụng phần mềm quản lý tour du lịch.
2.1 Cung cấp báo cáo chi tiết
Phần mềm quản lý tour du lịch có thể tự động tính toán và cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ đặt chỗ, số khách hàng… của từng tour hoặc của toàn doanh nghiệp. Các báo cáo được cập nhật liên tục và chính xác, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình kinh doanh của mình.
2.2 Quản lý nhà cung cấp và đối tác
Phần mềm quản lý tour du lịch giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về các nhà cung cấp và đối tác liên quan đến tour du lịch, như hãng hàng không, khách sạn, nhà hàng, công ty du lịch… Doanh nghiệp có thể tra cứu, so sánh và chọn ra nhà cung cấp và đối tác phù hợp với từng tour, đồng thời theo dõi được trạng thái hợp đồng, thanh toán và giao dịch với các nhà cung cấp và đối tác.
2.3 Có thể quản lý từ xa
Phần mềm quản lý tour du lịch cho phép doanh nghiệp truy cập và quản lý tour du lịch từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý tour du lịch, đặc biệt khi có những thay đổi bất ngờ hoặc khi muốn quản lý nhiều chi nhánh hoặc văn phòng.
2.4 Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tour du lịch giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc quản lý tour du lịch, bao gồm:
- Chi phí mua sắm và bảo trì máy tính, phần cứng và phần mềm liên quan đến excel.
- Chi phí nhân sự cho việc nhập liệu, tính toán và báo cáo bằng excel.
- Chi phí cho việc sao lưu, bảo mật và khôi phục dữ liệu.
- Chi phí cho việc điều chỉnh và cập nhật thông tin booking, giá tour du lịch.
- Chi phí cho việc tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp và đối tác.
3. Phần mềm quản lý tour Travelopia – Tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp của bạn
Ngành du lịch Việt Nam đang phục hồi mạnh mẽ sau Đại dịch Covid-19. Nhu cầu và hành vi thăm quan, trải nghiệm của du khách cũng dần thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp lữ hành cần liên tục cập nhật những công nghệ mới đa dạng hơn.
Doanh nghiệp đang càng phát triển, thì cũng đồng nghĩa rằng, sẽ có rất nhiều cơ sở dữ liệu cần được doanh nghiệp lưu trữ cũng như quản lý. Và phần mềm chuyên dụng để quản lý tour du lịch hiện nay có thể coi là một trong những giải pháp vô cùng tối ưu mà các doanh nghiệp nên đầu tư và sử dụng.
Travelopia là một phần mềm quản lý tour du lịch được thiết kế riêng cho ngành du lịch, giúp doanh nghiệp quản lý tour du lịch một cách hiệu quả và tiện lợi. Travelopia có những ưu điểm sau:
Giải quyết các nhược điểm của excel: Travelopia giúp bạn giải quyết được những khó khăn khi sử dụng excel để quản lý tour du lịch, như:
-
- Quản lý tour và tìm kiếm tour nhanh chóng và dễ dàng
- Tính giá tour du lịch tự động và chính xác
- Quản lý booking đồng bộ và an toàn
- Kiểm soát dòng tiền và báo cáo minh bạch và linh hoạt
Mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: Ngoài việc giải quyết các nhược điểm của excel, Travelopia còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như:
- Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
- Quản lý nhà cung cấp và đối tác liên quan đến tour du lịch, như hãng hàng không, khách sạn, nhà hàng, công ty du lịch…
- Truy cập và quản lý tour du lịch từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet
- Tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc quản lý tour du lịch
Travelopia là một phần mềm quản lý tour du lịch hiện đại và chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý tour du lịch một cách tự động hóa và tiện lợi. Travelopia không chỉ giải quyết được các nhược điểm của excel, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang có ý tưởng kinh doanh tour du lịch thì hãy đầu tư một phần mềm quản lý để việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất. Liên hệ với Travelopia qua hotline (+84) 24 888 93339 để được tư vấn miễn phí hoặc đăng ký trải nghiệm tại đây.
Xem thêm: Travelopia tặng ngay 5 triệu đồng cho khách hàng sử dụng phần mềm