9 bí quyết giúp doanh nghiệp chuyển đổi phần mềm quản lý du lịch nhanh chóng

Tự động hóa quy trình quản trị du lịch hiện đang là xu hướng trong các doanh nghiệp lữ hành. Các nghiên cứu cho thấy thị trường phần mềm quản lý du lịch được định giá 9,1 tỷ USD vào năm 2023. Nếu bạn không dần tự động hóa quy trình xử lý booking, bạn sẽ bỏ lỡ sự hiệu quả và đối mặt với sự sụt giảm hiệu suất.

Theo một nghiên cứu của GBTA (Global Business Travel Association), các công ty áp dụng các quy trình làm việc thủ công có thể chi tiêu nhiều hơn tới 10-15% cho các chi phí liên quan đến du lịch so với các công ty có hệ thống tự động.

Và chắc chắn rằng trong giai đoạn thay đổi, các doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình chuyển đổi phần mềm. Vì vậy, trong bài viết này, Travelopia sẽ chia sẻ 9 tips cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp chuyển đổi phần mềm quản lý du lịch nhanh chóng và hiệu quả.

1. Lập kế hoạch và truyền đạt quá trình chuyển đổi

Hãy bắt đầu bằng cách tạo một kế hoạch chuyển đổi phần mềm chi tiết với vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng: sự. Xác định các bên liên quan trong quá trình chuyển đổi phần mềm này để xác định các mục tiêu, mốc thời gian và những thách thức tiềm ẩn. Và chủ doanh nghiệp cần truyền đạt rõ ràng lý do chuyển đổi, lợi ích của nó và cách nó phù hợp với mục tiêu của công ty.

Thường xuyên cập nhật cho nhân viên về tiến độ và giải quyết mọi mối quan tâm kịp thời cũng là điều mà các sếp không được bỏ qua. Giao tiếp cởi mở và minh bạch sẽ tạo ra sự đồng thuận và hợp tác, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn.

2. Đảm bảo phần mềm mới có thể tích hợp với các hệ thống hiện có

Khi chuyển đổi phần mềm quản lý du lịch, việc có thể tích hợp liền mạch với các quy trình và hệ thống kinh doanh hiện có là rất quan trọng cho sự thành công của phần mềm mới. Hãy xác minh rằng phần mềm có thể hoạt động hài hòa với các công cụ khác đang được sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý chi phí hoặc nền tảng nhân sự.

Tích hợp dữ liệu và chức năng giữa các hệ thống giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và loại bỏ sự dư thừa, nâng cao hiệu quả tổng thể và đảm bảo quá trình chuyển đổi phần mềm thành công hơn.

3. Đánh giá và di chuyển dữ liệu

Doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá toàn diện dữ liệu du lịch hiện có của doanh nghiệp và xác định những thông tin cần thiết cần được di chuyển sang hệ thống mới.

Việc chuyển dữ liệu cần cẩn thận trong khi vẫn đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của nó. Doanh nghiệp có thể lựa chọn chiến lược truyền dữ liệu mô-đun để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu. Cách tiếp cận có hệ thống, dựa trên mô-đun này làm giảm đáng kể nguy cơ mất dữ liệu, bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo tính liên tục liền mạch trong suốt quá trình chuyển đổi phần mềm.

4. Tiến hành đào tạo và cung cấp tài nguyên

Hãy chắc chắn rằng bên cung cấp giải pháp, phần mềm cho doanh nghiệp của bạn phải tiến hành đầy đủ các buổi đào tạo toàn diện cho nhân viên cách sử dụng phần mềm mới. Điều này giúp tăng tỷ lệ chấp nhận và rút ngắn thời gian làm quen của nhân viên. Bạn có thể điều chỉnh việc đào tạo theo các vai trò phòng ban khác nhau như điều hành, sale, kế toán,… và cung cấp các tài nguyên phong phú, chẳng hạn như video và file hướng dẫn, để tạo điều kiện học tập.

Hãy khuyến khích nhân viên thực hành để xây dựng sự tự tin và quen thuộc với hệ thống. Đào tạo đầy đủ sẽ trao quyền cho nhân viên tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm, nâng cao năng suất và giảm thiểu các lỗi tiềm ẩn.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm CRM du lịch – giải pháp quản trị phù hợp cho doanh nghiệp du lịch

5. Hỗ trợ 24/7 từ tổng đài

Trong quá trình chuyển đổi và sau khi triển khai phần mềm mới, hãy đảm bảo bên cung cấp giải pháp, phần mềm cho doanh nghiệp của bạn chỉ định một nhóm hỗ trợ chuyên dụng có thể là tổng đài 24/7 hoặc chatbot, AI thường trực. Cách tiếp cận này có thể cung cấp cho nhân viên những phản hồi nhanh chóng các yêu cầu, khắc phục sự cố hiệu quả và có giải pháp kịp thời.

Có một hệ thống hỗ trợ đáp ứng được làm giàu với các khả năng do AI điều khiển sẽ không chỉ thúc đẩy sự tự tin của nhân viên khi sử dụng phần mềm mới mà còn đảm bảo rằng mọi trục trặc đều được giải quyết kịp thời, giữ cho quá trình chuyển đổi đi đúng hướng.

6. Kiểm tra nghiêm ngặt phần mềm mới

Kiểm tra kỹ lưỡng phần mềm quản lý du lịch mới trước khi triển khai chính thức quá trình chuyển đổi phần mềm. Tiến hành cả thử nghiệm dựa trên người dùng và đánh giá kỹ thuật để xác định và khắc phục mọi trục trặc hoặc vấn đề tương thích.

Việc dùng thử giúp phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn về khả năng sử dụng và đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng nhu cầu thực tế của nhân viên. Kiểm tra nghiêm ngặt làm giảm đáng kể khả năng xảy ra các vấn đề không mong muốn phát sinh trong quá trình làm việc thực tế.

7. Phát triển phương pháp tiếp cận thực hiện theo từng giai đoạn

Thay vì chuyển đổi phần mềm một cách đột ngột, hãy xem xét triển khai theo từng giai đoạn. Việc áp dụng dần dần cho phép nhân viên thích nghi với những thay đổi với tốc độ có thể quản lý được.

Bắt đầu với một nhóm thí điểm hoặc bộ phận cụ thể để tìm ra các thách thức, khó khăn ban đầu và thu thập phản hồi để sửa đổi. Sau khi điều chỉnh được thực hiện, hãy mở rộng việc triển khai sang các phòng ban khác cho đến khi nó bao gồm toàn bộ tổ chức. Cách tiếp cận theo từng giai đoạn giảm thiểu sự gián đoạn và tạo điều kiện chuyển đổi phần mềm suôn sẻ hơn.

8. Tìm kiếm phản hồi của nhân viên

Khuyến khích phản hồi liên tục từ nhân viên trong suốt quá trình chuyển đổi và sau khi phần mềm mới được sử dụng. Tạo các kênh để nhân viên nói lên ý kiến, đề xuất và mối quan tâm của họ.

Phản hồi giúp xác định các lĩnh vực có thể cần chú ý hoặc cải tiến hơn nữa, cho phép doanh nghiệp chủ động giải quyết các vấn đề và tối ưu hóa hiệu quả của phần mềm theo nhu cầu của người dùng.

9. Giám sát và giải quyết các khó khăn một cách chủ động

Giám sát quá trình chuyển đổi là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo chuyển đổi thành công sang phần mềm quản lý du lịch mới. Bằng cách chủ động theo dõi các chỉ số hiệu suất, phản hồi của người dùng và việc sử dụng hệ thống, bạn có thể nhanh chóng phát hiện bất kỳ thách thức mới nổi nào.

Cách tiếp cận này sẽ cho phép bạn giải quyết các vấn đề kịp thời thông qua nhóm hỗ trợ chuyên dụng và các nỗ lực cải tiến liên tục. Chủ động trong việc giám sát và giải quyết các khó khăn dẫn đến quá trình chuyển đổi phần mềm suôn sẻ và hiệu quả hơn, cuối cùng tối đa hóa lợi ích của phần mềm mới.

Bạn đang tìm giải pháp quản trị nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp lữ hành? Dùng thử Travelopia

Chuyển đổi sang một phần mềm quản lý du lịch mới đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, giao tiếp cởi mở và cách tiếp cận có phương pháp. Bằng cách đánh giá dữ liệu, cung cấp đào tạo và tìm kiếm phản hồi của nhân viên, tổ chức có thể đảm bảo chuyển đổi liền mạch.

Nếu bạn đang muốn chuyển sang dùng giải pháp quản trị du lịch để tự động hóa quy trình, tối ưu sức lao động của nhân viên, Travelopia sẽ là giải pháp phù hợp với bạn. Với các tính năng gắn sát với đặc thù ngành du lịch:

• Quản lý đồng bộ đa kênh trên 1 màn hình
• Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch
• Quản lý đơn hàng theo thời gian thực
• Xuất danh sách booking và khách hàng tự động
• Quản lý công nợ,..

Ngoài ra Travelopia còn cung cấp một số dịch vụ tích hợp như:

• Phân tích và phát triển website sẵn có của doanh nghiệp
• Tích hợp tính năng cập nhật tình trạng booking theo thời gian thực vào website
• Thiết kế độc quyền giao diện website
• Xây dựng chiến lược marketing phù hợp với từng doanh nghiệp.

Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp của chúng tôi, hãy liên hệ để được trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý du lịch qua website Travelopia hoặc qua hotline: 024 888 93339.

Xem thêm:

• Phần mềm quản lý du lịch Travelopia – Khác biệt & vượt trội
• Thiết kế website du lịch uy tín tại Travelopia
• Travelopia – Nhà tài trợ Bạc sự kiện UTF 2023