Mục lục bài viết
Quản lý văn bản là khía cạnh quan trọng trong việc tổ chức thông tin và tăng cường hiệu suất làm việc. Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý văn bản tự động, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác tổ chức, luân chuyển văn bản hiệu quả.
Dưới đây là danh sách 5 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu được đánh giá dễ sử dụng nhất để giúp doanh nghiệp tìm ra sự lựa chọn phù hợp.
1. Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp dùng để hỗ trợ việc quản lý và tổ chức các tài liệu, văn bản liên quan trong môi trường làm việc. Phần mềm này cung cấp đa dạng tính năng như tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý các tài liệu, văn bản đến và đi. Từ đó giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc, quản lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản, tài liệu
Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hiện nay. Nếu các cơ quan, tổ chức nhà nước bắt buộc phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản chặt chẽ thì các doanh nghiệp cũng được khuyến khích triển khai vào quá trình xây dựng quy trình, quy định.
Việc áp dụng hiệu quả phần mềm này sẽ mang lại cho các đơn vị những lợi ích như:
- Chuyển đổi mô hình văn phòng giấy tờ sang văn phòng điện tử không giấy tờ, không chậm trễ. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí vận chuyển, lưu trữ hay xử lý văn bản.
- Mọi giấy tờ được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm, người dùng không tốn nhiều công sức để tìm kiếm, theo dõi các loại văn bản.
- Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách dành cho việc mua sắm văn phòng phẩm, máy móc, dụng cụ in ấn.
- Giảm thiểu số lượng nhân lực phụ trách việc lưu trữ hồ sơ, văn bản.
- Nâng cao hiệu suất công việc khi toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ đều được quản lý tập trung. Người dùng dễ dàng truy cập tìm kiếm các thông tin cũng như luân chuyển tài liệu lên cấp lãnh đạo ký duyệt, phản hồi.
- Các văn bản, dữ liệu lưu trữ trên phần mềm được đảm bảo an toàn và bảo mật. Người quản lý phân quyền cho từng nhân sự theo vị trí, vai trò và theo dõi sát sao lịch sự hoạt động/chỉnh sửa trên phần mềm.
3. Top 5 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu dễ sử dụng nhất
3.1. Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu CoDX – Document
CoDX – Document là giải pháp phần mềm quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu dung lượng vô cùng lớn cùng khả năng quản lý đa dạng hệ thống dữ liệu, định dạng file. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc lên đến 20% nhờ vào công nghệ tìm kiếm thông minh OCR.
Đặc điểm nổi bật
- Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu
- Tích hợp nhiều tùy chọn chia sẻ nâng cao để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu
- Hệ thống tài liệu xây dựng theo tiêu chuẩn lưu trữ Dubin core , phục vụ tiêu thức tìm kiếm văn bản theo chuẩn
- Tích hợp Elastic Search nên tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu, giúp người dùng tìm tài liệu được nhanh và đầy đủ nhất
3.2. Phần mềm quản lý tài liệu Templafy
Templafy được người dùng đánh giá là một trong những công cụ quản trị lưu trữ, theo dõi văn bản và tài liệu tốt nhất hiện nay. Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu này được thiết kế với giao diện vô cùng đơn giản do đó người dùng có thể dễ dàng thao tác khi sử dụng.
Đặc biệt, Templafy còn cung cấp phiên bản Mobile tiện lợi, thông minh. Điều này hỗ trợ các nhà quản lý rất nhiều trong việc giám sát, theo dõi tiến độ và kiểm tra báo cáo từ xa.
Đặc điểm nổi bật:
- Quyền truy cập các tài liệu kinh doanh, phần tử văn bản và các tài sản kỹ thuật số khác trực tiếp ở những nơi được cấp quyền truy cập.
- Cá nhân hóa hoạt động: Hệ thống sẽ tự thích ứng và cập nhật tương ứng với hồ sơ các nhân của nhân viên. Khi nhân viên tạo tài liệu, Dynamics sẽ tự động cá nhân hóa tài liệu với thông tin và vai trò cụ thể của từng nhân viên trong tổ chức.
- Xác thực thương hiệu và nội dung: Ứng dụng có khả năng kiểm tra và cập nhật các tài sản đặc trưng của thương hiệu như phông chữ, màu sắc và logo doanh nghiệp vào các văn bản, tài liệu.
- Tự động hóa tài liệu: Nhân viên được phép tùy chỉnh các tài liệu phức tạp thông qua bảng câu hỏi đơn giản. Còn đối với quản trị viên, họ có thể thiết lập các mẫu tài liệu nâng cao như hợp đồng hoặc đề xuất.
3.3. Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu trên Dropbox Business
Với Dropbox Business, người dùng dễ dàng lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp tin từ tất cả thiết bị kết nối internet. Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin.
Tính năng ưu việt của phần mềm quản lý văn bản Dropbox Business:
- Tải lên và tải xuống tệp tin một cách đơn giản
- Xem trước và chỉnh sửa các tệp tin trực tuyến
- Chia sẻ tệp tin và làm việc nhóm với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng
- Xem lịch sử chỉnh sửa, đồng bộ hóa tự động và bình luận trực tiếp trên tệp tin
3.4. Quản lý hồ sơ DocuWare
Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau, DocuWare được đánh giá cao với vai trò quản lý tài liệu. DocuWare tích hợp cùng hơn 500 ứng dụng khác nhau, đảm bảo rằng bất kể tổ chức nào cũng có thể tự động theo dõi tài liệu trong phối hợp công việc.
Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản DocuWare:
- Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu giúp tăng tốc quy trình làm việc, tăng nhanh năng suất
- Số hóa tài liệu để giảm thiểu thời gian đọc, phân loại xử lý giấy tờ lưu trữ vào tủ hồ sơ
- Quyền truy cập được kiểm soát, lưu lại nhật ký hoạt động nhằm bảo mật dữ liệu
- Người dùng truy cập đến hệ thống ở bất kỳ đâu, trên thiết bị di động hoặc nền tảng web
3.5. Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Google Drive
Google Drive là phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản miễn phí và thông dụng nhất trên thế giới hiện nay. Được phát triển bởi “ông trùm” Google, Drive có khả năng liên kết chặt chẽ với các nền tảng khác trong cùng hệ thống. Google Drive hoạt động dưới dạng cung cấp không gian bộ nhớ trên nền tảng đám mây, nhờ đó mà người dùng có thể dễ dàng truy cập, tải xuống tài liệu bất kể nơi đâu và lưu trữ ở bất kỳ định dạng nào.
Tính năng nổi bật
- Sắp xếp và quản lý tài liệu một cách khoa học theo hình thức thư mục lớn cho đến thư mục nhỏ.
- Cho phép tải tài liệu với dung lượng lớn nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng với nhiều định dạng khác nhau.
- Liên kết trực tiếp với 3 công cụ Google Doc, Google Sheet và Google Slide.
- Cho phép chia sẻ và cộng tác với nhiều người cùng một thời điểm, thúc đấy quá trình làm việc nhóm hiệu quả.
- Tra cứu tài liệu nhanh chóng, dễ dàng với thanh công cụ hỗ trợ tìm kiếm từ cơ bản đến nâng cao.
Trên đây là top 5 phần mềm quản lý tài liệu dễ dùng, an toàn và tốt nhất hiện nay đã được Travelopia tổng hợp. Tùy theo nhu cầu và mô hình của mỗi doanh nghiệp sẽ có những phần mềm.
Xem thêm: