9 Lợi ích của phần mềm quản lý du lịch mà doanh nghiệp lữ hành nên biết

Sử dụng phần mềm quản lý du lịch được xem là giải pháp tối ưu nhất nhằm giúp cho các doanh nghiệp lữ hành giải quyết những khó khăn trong quá trình hoạt động.

Phần mềm quản lý du lịch là công cụ không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số của ngành du lịch.

Theo dõi bài viết sau của Travelopia để biết những lợi ích của phần mềm quản lý du lịch mà các doanh nghiệp lữ hành cần quan tâm để cải thiện hiệu quả công việc cho chính doanh nghiệp của mình.

1. 9 lợi ích của phần mềm quản lý du lịch đem lại cho doanh nghiệp lữ hành

1.1. Tăng doanh thu

Việc sử dụng phần mềm quản lý du lịch trong quá trình vận hành nhằm làm hài lòng khách hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường hiệu quả quản lý, tất cả đều hướng đến mục đích sau cùng là tăng doanh thu cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý du lịch giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ bằng việc cung cấp cho các nhân viên marketing, tư vấn và dịch vụ khách hàng mọi thông tin về khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Từ những thông tin trên, công ty có thể phát triển các chiến lược bán hàng – marketing – chăm sóc khách hàng nhằm tìm kiếm nhiều khách hàng tiềm năng hơn, gia tăng tỷ lệ chốt hợp đồng dịch vụ, tăng doanh thu và lợi nhuận.

Theo thống kê, tất cả những doanh nghiệp đã từng sử dụng phần mềm quản lý du lịch đều thấy kết quả doanh thu của công ty có cải thiện rõ rệt sau 3 – 6 tháng, tăng trung bình từ 20 – 30%; năng suất bán hàng tăng từ 20-25%; tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành hợp đồng lên đến 30%; mức độ hài lòng của khách hàng tăng từ 30 – 35%;…

Khi các đối thủ cạnh tranh không ngừng cải thiện và tìm kiếm cơ hội phát triển, đừng để doanh nghiệp của bạn bị tụt lại so với họ.

1.2. Điều hành công việc từ xa, linh hoạt mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý du lịch cho phép người dùng: nhân viên, điều hành, quản lý được truy cập theo chức danh, sử dụng, kiểm soát công việc từ xa, ở mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị thông minh như điện thoại, hoặc máy tính xách tay được kết nối Internet.

Từ đó giúp người dùng cập nhật thông tin, tình hình hoạt động theo thời gian thực, tránh tình trạng thông tin bị bỏ lỡ, không được truyền đạt đúng người, đúng thời điểm.

1.3 Cung cấp báo cáo chi tiết

Với phần mềm quản lý du lịch, những người quản lý sẽ không phải làm báo cáo một cách thủ công, mất nhiều thời gian để đối chiếu sổ sách và rất dễ dẫn đến sai sót.

Khi công việc được xử lí bằng phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp báo cáo một cách chi tiết nhất, thống kê đầy đủ và đảm bảo tính chính xác cao nhất.

Với nhiều dạng báo cáo được thiết kế một cách chi tiết và trực quan, những người quản lý có thể thấy được một cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời điểm. Qua đó, đưa ra được những chiếc lược, kế sách cụ thể nhằm thúc đẩy khả năng hoạt động của doanh nghiệp.

1.4. Chăm sóc khách hàng toàn diện

Khi đã có được một lượng khách hàng lớn, ổn định, các doanh nghiệp sẽ cần chia khách hàng thành từng nhóm khác nhau để tiện chăm sóc theo những yêu cầu, điều kiện khác nhau.

Phần mềm du lịch sẽ giúp nhân viên phân loại, tổng hợp mọi thông tin của từng khách hàng một cách nhanh chóng và chi tiết, chính xác nhất. Không chỉ vậy, việc đặt lịch chăm sóc khách hàng cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, tránh việc bỏ lỡ khách hàng dẫn đến mất khách.

Nhân viên sale, chăm sóc khách hàng sẽ không cần phải quan tâm đến lịch hẹn mỗi tháng vì đã có phần mềm tự động nhắc nhở và giao việc mỗi ngày qua Email hoặc SMS.

Ứng dụng công nghệ số thông minh, mọi công việc đều được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo tính hiệu quả cao mà không cần phải bỏ ra quá nhiều thời gian.

1.5. Quản lý toàn bộ dịch vụ

Sử dụng phần mềm quản lý du lịch giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ dịch vụ một cách chi tiết, đầy đủ nhằm giảm thiểu tối đa những hạn chế cho doanh nghiệp, tránh được những sai sót, thất thoát trong quá trình xây dựng tour.

Dựa trên các tính năng có sẵn trên hệ thống, nhà quản lý có thể dễ dàng tính được mức giá hợp lý nhất, nhanh nhất thông qua mức lợi nhuận mà mình thu về.

Không chỉ vậy, sử dụng phần mềm quản lý còn có thể phản hồi và đánh giá cho khách hàng về những dịch vụ có liên quan. Đây cũng được xem là một trong những điểm cộng của phần mềm này trong quá trình quản lý sản phẩm, dịch vụ.

1.6. Quản lý nhà cung cấp và đối tác của doanh nghiệp

Mọi thông tin của các nhà cung cấp và đối tác của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và đồng bộ trên hệ thống của phần mềm quản lý du lịch. Nhờ vậy mà khi cần, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm được toàn bộ thông tin của các nhà cung cấp để giúp công việc nhanh chóng, thuận lợi hơn.

Ngoài ra, phần mềm quản lý du lịch còn hỗ trợ tính toán và lưu trữ hợp đồng của mỗi nhà cung cấp, đối tác, khi hợp đồng kết thúc sẽ thông báo.

Nhờ vậy mà các doanh nghiệp lữ hành có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin và liên lạc lại với các đối tác hay nhà cung cấp cũ của mình.

1.7. Giúp tiết kiệm tối đa chi phí

Chi phí luôn là yếu tố mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến trong quá trình vận hành, hoạt động.

Và với sự hỗ trợ của công cụ quản lý du lịch, nhiều công việc thủ công giờ đây sẽ được thay thế, loại bỏ. Điều này giúp cho năng suất lao động được tăng lên, tối ưu hóa được quy trình, và có thể giảm bớt được chi phí nhân sự.

Có thể nói áp dụng công nghệ cao, hợp theo xu hướng là một cách đầu tư thông minh, mang lại lợi ích lâu dài. Do đó, các doanh nghiệp đừng bỏ qua phần mềm quản lý, giúp hỗ trợ công việc thêm hiệu quả hơn.

1.8. Giúp kết nối các phòng ban

Nếu trước đây, các phòng ban trong công ty du lịch chủ yếu hoạt động riêng rẽ thì việc sử dụng chung trên một nền tảng quản lý giúp tính gắn kết giữa các phòng ban được gia tăng.

Với phần mềm quản lý, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ nên các cá nhân trong trong từng phòng ban có thể truy cập và sử dụng các thông tin liên quan khi cần và có sự tương tác, kết nối với nhau nhiều hơn, tránh được nhiều xung đột, tranh cãi trong nội bộ.

1.9 Bảo mật bộ dữ liệu tối đa

Để giải quyết vấn đề bảo mật, vấn đề vốn “nhạy cảm” với các công ty, các phần mềm quản lý du lịch thường lưu trữ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, yêu cầu có tài khoản đăng nhập và phân quyền người dùng nên được bảo mật cao.

Việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban trong công ty theo đó trở nên an toàn, tránh tối đa việc thông tin bị rò rỉ gây bất lợi.

Trong thời đại công nghệ số như hiện nay thì việc áp dụng những phương pháp truyền thống khi lưu trữ tài liệu khiến cho cơ sở dữ liệu của bạn có thể dễ dàng bị thất lạc và bảo mật kém.

Nhưng phần mềm quản lý du lịch sẽ khắc phục tối đa những khuyết điểm đó bằng hệ thống lưu trữ đám mây hiện đại và thông minh giúp cho dữ liệu luôn được lưu giữ và sao lưu dù có bất kỳ sự cố nào xảy ra. Từ đó việc chuyển giao dữ liệu sẽ tiến hành dễ dàng hơn, đồng thời quy trình bảo mật cũng cao hơn nhờ việc đặt mật khẩu an toàn.

2. Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý du lịch

2.1. Quản lý và chăm sóc khách hàng

Mọi thông tin về khách hàng sẽ được phần mềm lưu trữ rõ ràng và đầy đủ. Có thể lưu thông tin khách hàng theo ngày tháng, theo tour đã book hoặc theo dịch vụ sử dụng. Nhờ đó khi cần, nhân viên sẽ dễ dàng truy xuất thông tin khách hàng và kiểm soát số lượng khách.

Quản lý và chăm sóc khách hàng là chức năng cần ưu tiên của phần mềm quản lý du lịch

Phần mềm quản lý du lịch cũng hỗ trợ khách hàng đánh giá chất lượng tour du lịch, đưa ra đề xuất, góp ý để cải thiện dịch vụ tốt hơn.

Tính năng đánh giá tour là chức năng quan trọng cần có của phần mềm quản lý du lịch. Nhờ đó giúp doanh nghiệp sẽ đo lường sự hài lòng và lên kế hoạch cải thiện chất lượng dịch vụ để chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.

2.2. Quản lý thông tin tour và đặt tour

Tính năng mà phần mềm quản lý tour du lịch cần có chính là cập nhật thông tin tour nhanh chóng và chính xác.

Tính năng này sẽ giúp lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng cá nhân hoặc khách hàng doanh nghiệp đã từng dùng dịch vụ tour.  Từ đó, các cấp quản lý có thể xây dựng những chương trình ưu đãi hoặc các chiến dịch marketing dành riêng cho khách hàng cũ.

Ngoài ra, tính năng ưu việt này còn giúp công ty du lịch dễ dàng quản lý số lượng khách hàng đã đặt tour, hủy tour hoặc thay đổi ngày giờ của tour một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Tính năng này cũng hỗ trợ khách hàng đặt tour một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhân viên sale tour sẽ biết được chính xác, rõ ràng số lượng tour đã và đang được thực hiện và số khách hàng trong từng tour.

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý còn tích hợp cả việc đặt phòng trong quá trình đặt tour để upsell cho doanh nghiệp cũng như tăng trải nghiệm, sự hài lòng, thuận tiện cho khách hàng.

2.3. Quản lý đối tác và nhà cung cấp

Toàn bộ thông tin của đối tác, nhà cung cấp,… được lưu trữ và đồng bộ trên toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Nhờ vậy việc tra cứu, tìm kiếm thông tin sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn khi cần giao dịch, liên lạc, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý du lịch còn hỗ trợ cập nhật và tính toán, lưu trữ hợp đồng, thông tin của từng nhà cung cấp, thông báo khi hết hạn hợp đồng.

2.4. Quản lý hoạt động nội bộ

Thông qua phần mềm quản lý du lịch, doanh nghiệp lữ hành cũng có thể theo dõi chi tiết hoạt động của nhân sự. Đồng thời giám sát nhân sự, sắp xếp nhân sự phù hợp với từng sản phầm, tour du lịch.

Nhờ đó giúp bộ máy vận hành hiệu quả, trơn tru và có tổ chức, giúp khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất khi book tour du lịch cũng như các sản phẩm khác, đưa doanh nghiệp hoạt động theo hướng chuyên nghiệp, có hệ thống, tiết kiệm chi phí tối đa và nâng cao lợi nhuận.

2.5. Hệ thống kế toán và công nợ

Phần mềm quản lý du lịch sẽ giúp các công ty quản lý và theo dõi công nợ, hỗ trợ việc thanh toán được đảm bảo đúng thời gian. thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chuyên nghiệp nhất.

Một vài chức năng chính như thanh toán tour, công nợ khách hàng hay công nợ nhà cung cấp rất được các doanh nghiệp lữ hành quan tâm.

Kết luận

Trên đây là những lợi ích của phần mềm quản lý du lịch có thể mang lại cho quý khách hàng. Và nếu quý khách hàng cảm thấy giải pháp quản trị hiện nay của mình vẫn chưa tối ưu và cần được tư vấn thêm thì hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi để nhận được giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất:

Để có thể lựa chọn một phần mềm quản lý tour du lịch hiệu quả, các doanh nghiệp lữ hành có thể cân nhắc đến ngân sách, quy mô hoạt động và chi phí cũng như mục tiêu và định hướng phát triển của mình. Sở hữu một phần mềm hiệu quả, phù hợp chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu vượt bậc và ngày càng có vị thế vững mạnh trong ngành du lịch.

Để được tư vấn thêm về phần mềm quản lý du lịch, hãy theo dõi và cập nhật các tin tức mới nhất, hữu ích nhất tại Travelopia.

Xem thêm

• Top 9 phần mềm quản lý du lịch được sử dụng nhiều nhất hiện nay
• Phần mềm quản lý du lịch Travelopia – Khác biệt & vượt trội
• Chuyển đổi số: Bí kíp quản lý tour du lịch hiệu quả