Mục lục bài viết
Phần mềm quản lý KPI là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức để thực hiện quản lý đo lường, đánh giá hiệu quả công việc so với mục tiêu đề ra. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp vấn đề quản lý và chưa thật sự biết nên chọn phần mềm nào cho phù hợp.
Travelopia sẽ gợi ý cho bạn “Top 5 phần mềm đánh giá KPI miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp:. Cùng tham khảo ngay nhé!
1. KPI (Key Performance Indicators) là gì? Tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá
KPI là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện dưới dạng số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh mức độ hiệu quả của tổ chức. Ngày nay, các doanh nghiệp sử dụng KPI như một công cụ hỗ trợ cho việc triển khai chiến lược mục tiêu và xây dựng hoạt động cụ thể cho từng bộ phận. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty đưa ra các chính sách thưởng phạt cho từng cá nhân.
Vậy tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá? Bởi, KPI đưa ra để đảm bảo cho nhân viên hoàn thành tốt trách nhiệm công việc của mình. Chỉ số này có thể đo lường và giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong đánh giá công việc. Ngoài ra, sử dụng KPIs góp phần làm cho việc đánh giá trở nên rõ ràng, minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn.
2. Phần mềm quản lý KPI là gì?
Phần mềm quản lý đánh giá KPI là công cụ được dùng để đo lường, theo dõi hiệu quả công việc, mục tiêu của cá nhân, phòng ban hay một tổ chức. Phần mềm này đảm bảo các yếu tố minh bạch, chính xác và giúp nâng cao năng suất làm việc của toàn nhân viên, doanh nghiệp.
Công cụ đánh giá KPI thay con người tổng hợp các số liệu một cách chi tiết, thực hiện các chức năng như:
- Quản lý đo lường KPI
- Quản lý chi tiêu KPI
- Quản lý tính toán KPI
- Quản lý thực hiện KPI
Xem thêm: 5 cách tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp
3. Đặc điểm của phần mềm quản lý KPI
3.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý KPI
Công cụ KPI sở hữu nhiều tính năng vượt trội, giúp nhà điều hành quản lý công việc dễ dàng hơn. Sử dụng phần mềm quản lý KPI là một cách hữu hiệu để nhìn thấy thành quả hiện thời, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng.
Xây dựng hệ thống mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận
Có thể nói KPI chứa đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý nhân sự và đề ra mục tiêu hoạt động cho từng bộ phận. Phần mềm hỗ trợ đắc lực trong việc xây dựng và quản lý hệ thống chỉ tiêu KPIs. Các số liệu từ phần mềm mang tính đo lường, thiết lập tần suất đo và cách đo cụ thể. Ngoài ra, phần mềm KPI tự động tính toán số liệu quý, năm mà nhà quản lý cần.
Thiết lập chỉ tiêu KPIs cụ thể cho từng vị trí, chức danh
Phần mềm quản lý KPI hỗ trợ thiết lập các chỉ tiêu cho từng chức danh, vị trí, xác định trọng số các chỉ tiêu và nguồn thu thập. Từ đây, người dùng xây dựng được công thức đánh giá mức độ hoàn thành cho từng chỉ tiêu của từng nhân viên. Dựa trên phần mềm này, các đánh giá, xếp loại thành tích nhân sự và thang điểm, cấp độ cũng được cập nhập tự động.
Với phần mềm đánh giá KPI, người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc thông qua biểu đồ trực quan. Sự tích hợp của nhiều tính năng trên hệ thống giúp thao tác thực hiện diễn ra thuận tiện. Quá trình tương tác, thảo luận công việc liên quan đến KPI giúp nhân sự đảm bảo tập trung xử lý các công việc quan trọng và không bỏ lỡ thông tin.
Đánh giá kết quả thực hiện theo mục tiêu
Từ việc cập nhập các số liệu hằng ngày và liên tục, phần mềm sẽ tự động đưa ra các thống kê, báo cáo. Nhờ đó, nhà quản lý thu thập thông tin trực quan bằng sơ đồ, nắm bắt tình hình tổng quan. Điều này cũng chính là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các chính sách thúc đẩy nhân viên làm việc tăng năng suất.
3.2 Hạn chế khi sử dụng hệ thống KPIs
Công cụ đánh giá KPI có những đặc điểm, mục đích, quy trình phục vụ nhu cầu khác nhau với mỗi tổ chức. Bên cạnh các tính năng vượt trội trên, các phần mềm quản lý KPI còn mắc phải một số hạn chế như:
- Chỉ số KPIs không đạt theo tiêu chí SMART thì gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống và vận hành tổ chức.
- Mục tiêu không đạt tiêu chí Specific (cụ thể) thì nhân viên không xác định được mình cần làm gì và làm thế nào đạt hiệu quả cho công việc.
- Những chỉ số không đạt tiêu chí Measurable (đo lường được) khiến nhân viên lạc lối, mất ý chí phấn đấu.
- KPI không đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế) cũng đều ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, gây xao nhãng công việc.
- Việc đưa ra KPIs không có hạn định cụ thể khiến người lao động không biết phải hoàn thành công việc trong bao lâu.
- KPI phải thay đổi tùy theo mục tiêu của tổ chức, KPI không thể đứng im qua từng thời kỳ phát triển.
- Đặc biệt, phần mềm đánh giá KPI không dùng để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo được.
5. Top 5 phần mềm đánh giá KPI miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp
5.1 Phần mềm Scoro
Phần mềm đánh giá KPI Scoro được biết đến là một phần mềm kpi miễn phí dùng để quản lý dự án trực tuyến của doanh nghiệp. Hệ thống chứa nhiều tính năng cho phép nhà quản trị kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp ở dạng bảng điều khiển. Bên cạnh đó, Scoro hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, báo cáo ngay trên phần mềm.
Tính năng nổi bật của phần mềm KPI Scoro:
- Tích hợp Scoro với phần mềm chức năng hiện có của DN để theo dõi và giám sát dữ liệu trong một hệ thống chung.
- Giám sát tất cả các góc độ của hiệu suất doanh nghiệp: dự án, ngân sách, bán hàng, hiệu suất nhóm, v.v.
- Tùy chỉnh bảng điều khiển với các thành phần có sẵn và dữ liệu không giới hạn, v.v. để theo dõi mọi chỉ tiêu KPI.
- Phân quyền cho mỗi người dùng tùy theo vai trò trên phần mềm.
- So sánh dữ liệu giữa hai kỳ để xem xu hướng theo thời gian.
5.2. Phần mềm SimpleKPI
Một phần mềm quản lý KPI miễn phí khác cho việc quản lý đánh giá KPI dễ dàng hơn là SimpleKPI. Giống với Scoro, phần mềm này cũng sở hữu nhiều tính năng nổi bật thu hút nhiều người dùng. Với giao diện dễ dàng thao tác, nhà quản lý có thể quản lý linh hoạt, tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm tự động cung cấp bảng phân tích KPI, các báo cáo bằng bản đồ trực quan và bao quát.
Tính năng nổi bật:
- Tạo công thức để thực hiện tính toán tự động KPI của DN hoặc bộ phận
- Có sẵn thư viện KPI để DN lựa chọn hoặc tạo mới
- Hệ thống báo cáo mạnh mẽ và đa chiều tới từng góc độ KPI của DN
- Theo dõi KPI phòng ban trong DN
5.3. Phần mềm KPI DOMO
Đây là một phần mềm của nước ngoài và được tin dùng bởi các tập đoàn lớn, phần mềm quản lý KPI Domo có danh tiếng tốt và xếp hạng Top 1 trong đánh giá của software advice. Phần mềm này có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu KPI dưới dạng biểu đồ hình ảnh (BI) cực nhanh trong khoảng vài giây.
Các tính năng nổi bật:
- Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn
- Có thể kết nối với Google sheet để tích hợp dữ liệu
- Cung cấp và phân tích dữ liệu đa dạng trên cơ sở các báo cáo trực quan
5.4. Phần mềm Tanca
Phần mềm quản lý KPI miễn phí Tanca là một dạng phần mềm cho thuê, cung cấp nhu cầu quản lý KPI cho các doanh nghiệp. Tại Việt Nam, Tanca đang là xu hướng của các công ty phân phối máy chấm công. Các tính năng như đo lường hiệu suất công việc, liên kết KPI với hệ số lương đều được cập nhập trên website giúp tiết kiệm thời gian thu thập của nhà quản lý. Ngoài ra, Tanca còn có thể sử dụng trong tình trạng offline mà không bị mất dữ liệu.
Tính năng nổi bật của phần mềm KPI Tanca gồm:
- Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Triển khai dễ dàng (không cần máy chủ hay nhân viên IT), nhanh chóng (khoảng 15 ngày).
- Sử dụng phần mềm dễ dàng thông qua ứng dụng di động và web, truy cập bất cứ đâu và bất cứ khi nào.
- Phần mềm KPI hoạt động trên nền tảng cloud nên hỗ trợ cập nhật, nâng cấp rất nhanh chóng, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tối ưu.
- Liên kết điểm số KPI với hệ thống tính lương, thưởng và các chế độ chính sách khác.
- Được hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ kỹ thuật, tư vấn giàu kinh nghiệm
5.5. Phần mềm KPI DashThis
DashThis đơn giản hóa quá trình theo dõi và giám sát KPI cho chiến dịch tiếp thị bằng cách cung cấp trang tổng quan tập trung cho phép người dùng xem tất cả KPI liên quan đến chiến dịch của họ ở một nơi.
Với các tích hợp riêng cho các công cụ tiếp thị phổ biến trên tất cả các kênh chính, chẳng hạn như Ahrefs, Semrush, Google Ads, Facebook Ads và Mailchimp, người dùng có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu họ cần. DashThis cũng cung cấp một loạt các mẫu tạo sẵn và giao diện kéo và thả để tùy chỉnh trang tổng quan, làm cho nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để phân tích KPI của chiến dịch tiếp thị.
Tính năng nổi bật:
- Công cụ chuyển sâu cho theo dõi và giám sát KPI cho marketing
- Dễ dàng tích hợp với các công cụ digital marketing khác
- Cung cấp nhiều mẫu tạo sẵn và giao diện kéo thả
- Dễ dàng tạo các widget báo cáo và dashboard
- Hỗ trợ mạnh phân tích marketing
Trên đây là thông tin chi tiết về Top 5 phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả dành cho doanh nghiệp cũng như đề xuất giải pháp thay thế cho các công ty thuộc lĩnh vực sáng tạo. Travelopia hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về phần mềm đánh giá KPI để đưa ra sự lựa chọn phù hợp, hiệu quả nhất.
Xem thêm: