Mục lục bài viết
Tiếp nối Serie “Hướng dẫn sử dụng phần mềm Travelopia” hôm nay tôi xin giới thiệu tới tính năng điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia. Đây là một tính năng giúp tối ưu hoá quy trình làm việc và giúp nâng cao hiệu quả quản lý công việc đối với người điều hành trong công ty du lịch. Đặc biệt, tính năng điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia cho phép các nhà quản lý theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn để cải thiện dịch vụ.
Về cơ bản, sau khi các tour và dịch vụ đã được Sale chốt sẽ được đồng bộ sang mục “Điều hành” để quản lý đặt dịch vụ với bên Nhà cung cấp.
Tính năng Điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia được chia:
- Quản lý đặt dịch vụ cho các Tour/combo: Là các tour do doanh nghiệp tự tổ chức, tự điều hướng dẫn viên, tự đặt vé máy bay, khách sạn, đưa đón…
- Quản lý đặt dịch vụ cho các Dịch vụ lẻ
- Quản lý thông tin hồ sơ đặt Visa
Để có thể “Điều hành” được tour bạn cần tạo “Đơn hàng”
Lưu ý: Đơn hàng đang ở trạng thái “Giữ chỗ” sẽ không được chuyển vào “Điều hành” mà chỉ những đơn hàng đã “Xác nhận thanh toán” hoặc “Đặt cọc” mới có thể tiếp tục đặt dịch vụ.
Theo luồng: Tạo sản phẩm/Tour -> Tạo đơn hàng -> Điều hành (thêm dịch vụ, đặt dịch vụ)
1. Quản lý đặt dịch vụ Tour/Combo
Nghiệp vụ áp dụng đối với các tour do doanh nghiệp tổ chức và điều hành thông thường có gồm cả nghiệp vụ có liên quan đến điều tour cho hướng dẫn viên.
Tất cả các tour khi Sale chốt sẽ được tạo thông qua “Sản phẩm/Tour” gồm Tour lẻ/Combo, Tour Đoàn, Dịch vụ Lẻ và Visa. Sau khi tính giá và thêm các dịch vụ mua thêm. Sau đó, Sale sẽ Tạo đơn hàng ở “Đơn hàng” và chuyển yêu cầu tới người điều hành sẽ vào tính năng “Điều hành” để chọn lọc và theo dõi tình trạng đặt tour, đặt dịch vụ. Từ đó nắm được tour nào cần ưu tiên xử lý trước, dịch vụ nào cần đặt đúng hạn và trạng thái của từng tour.
Các trạng thái của Tour/Combo gồm có:
- Chưa đặt dịch vụ: Đã tạo sản phẩm Tour/Combo, đã tạo đơn hàng tuy nhiên chưa tiến hành đặt dịch vụ.
- Đang thực hiện: Người điều hành đang trong quá trình tiến hành đặt các dịch vụ của tour
- Hoàn thành: Đã hoàn thành công việc đặt dịch vụ
Lưu ý: các trạng thái này là trạng thái của tour. Cần phân biệt với trạng thái của từng dịch vụ trong tour. gồm có: Chưa đặt dịch vụ, đã đặt dịch vụ, Chờ đặt cọc, chờ thanh toán. Chỉ khi các dịch vụ lẻ của tour đều ở trạng thái Đã đặt dịch vụ thì trạng thái ở Quản lý đặt dịch vụ mới hiển thị là Hoàn thành. Xem thêm ảnh ở dưới.
Phần này áp dụng đối với các tour ghép khách lẻ (gom các nhóm lẻ thành 1 tour) và tour đoàn riêng. Đây là các tour du lịch mà công ty tự tổ chức và đặt dịch vụ với các nhà cung cấp và tự điều hướng dẫn viên.
Phần điều hành tour cho Tour lẻ/Combo và Tour đoàn bạn sẽ xử lý các nghiệp vụ về đặt dịch vụ với nhà cung cấp, dịch vụ mua thêm, chọn hướng dẫn viên, điều tour cho hướng dẫn viên.
Các bước nghiệp vụ của Điều hành tour gồm có:
- Bước 1: Nhận điều hành, cập nhật các thông tin về thời gian, địa điểm đón, bổ sung các dịch vụ (nếu có)_tiến hành đặt dịch vụ, chọn Hướng dẫn viên
- Bước 2: Ấn chọn “Điều tour”
- Bước 3: Điều tour: Nhập bảng thông tin điều tour cho hướng dẫn viên gồm có thông tin điều hành, thông tin biển đón đoàn, thông tin hướng dẫn viên có đính kèm lịch trình tour. Nhập các thông tin liên hệ của dịch vụ đã đặt(ví dụ như khách sạn sẽ có thông tin liên hệ với lễ tân, người đón…)
Để tiến hành cập nhật dịch vụ bạn chỉ cần click chuột vào Tour hiển thị.
Quản lý đặt dịch vụ lẻ
Các thao tác tương tự với quản lý đặt dịch vụ Tour/Combo.
- Bước 1: Tạo Sản phẩm Dịch vụ lẻ gồm có: Vé máy bay, Khách sạn, Nhà hàng, Ô tô, Tàu hoả, Hướng dẫn viên, Landtour, Dịch vụ khác…
- Bước 2: Tạo Đơn hàng Dịch vụ lẻ
- Bước 3: Vào “Điều hành” chọn Dịch vụ lẻ để tiến hành đặt dịch vụ lẻ
Dịch vụ lẻ được áp dụng với: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt combo du lịch, Visa, mua vé tàu xe, thuê xe du lịch.
Khi tạo “Đơn hàng” thì trạng thái của đơn hàng hiển thị là “Giữ chỗ”
Khi tiến hành đặt thì trạng thái ở phần Quản lý đặt dịch vụ lẻ sẽ chuyển từ “Chờ đặt dịch vụ” sang “Đang thực hiện”.
Nếu đã đặt xong dịch vụ lẻ, Trạng thái sẽ chuyển từ “Đang thực hiện” sang “Chờ đặt cọc” và “Hoàn thành” khi đã đặt cọc xong.
Quản lý đặt dịch vụ Visa
Về flow nghiệp vụ cũng tương tự như đặt tour/combo và dịch vụ lẻ. Điều này sẽ làm người điều hành dễ dàng thao tác hơn khi đã năm được quy trình.
Bước 1: Tạo/Thêm mới sản phẩm Visa
Bước 2: Thiết lập bảng tính giá, Nhập “Chi tiết dịch vụ” gồm có: chọn Nhà cung cấp dịch vụ, Nhập nội dung, Đơn giá Visa.
Bước 3: Phần mềm sẽ tự động tính toán lợi nhuận và giá bán sau khi bạn nhập Hoa hồng.
Bước 4: Tạo đơn hàng dịch vụ Visa ở mục “Đơn hàng” và nhập các thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, thông tin thanh toán.
Lưu ý: Khi này VISA vẫn chưa hiển thị ở mục “Điều hành” mà cần phải xác nhận thanh toán ở mục “Kế toán” do cần phải xác nhận đặt cọc hoặc thanh toán thì mới có thể đặt dịch vụ. Nếu khách hàng chuyển đủ tiền đặt cọc và Sale nhận đủ tiền thì trạng thái sẽ tự động chuyển sang “Đã thanh toán”
Nhập các thông tin ngày đặt cọc thu, chi, số tiền và chứng từ đi kèm.
Bước 5: Vào mục quản lý đặt dịch vụ VISA để xem chi tiết và đặt dịch vụ.
Tổng hợp về tính năng điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia
Tóm lại, tính năng Điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia giúp người điều hành tiết kiệm thời gian, tài nguyên cho doanh nghiệp. Mọi công việc đều được thực hiện theo đúng theo quy trình đã đề ra, người thực hiện chỉ cần theo từng bước nên không gây nhầm lẫn, bỏ sót thông tin. Hệ thống cũng cho phép truy xuất và theo dõi thông tin dễ dàng giúp cho việc quyết định được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn. Nếu mọi quy trình vận hành của hệ thống được chuẩn hoá giúp cho doanh nghiệp lữ hành có thể cải thiện được chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.