Quy trình thiết kế tour du lịch và chiết tính giá tự động của Travelopia

Tiếp nối Series Hướng dẫn sử dụng phần mềm Travelopia, tiếp theo đây chúng tôi xin gửi đến bạn “Quy trình thiết kế sản phẩm/tour và chiết tính giá tour” để bạn nắm bắt được một quy trình hoàn chỉnh trong việc thiết kế một land tour trong một công ty du lịch lữ hành.

Tour du lịch hay còn gọi là chương trình du lịch, chính là một kế hoạch đã được xây dựng một cách chi tiết từ lúc xuất phát cho đến điểm du lịch. Toàn bộ những vấn đề về thời gian, chi phí đều được tính toán trong một khoảng nhất định. Thiết kế tour du lịch là một khâu quan trọng đối với các công ty du lịch lữ hành. Nó được coi như là một sản phẩm cốt lõi của các công ty du lịch.

Tuy nhiên, nhiều công ty đang chật vật vì phải dành quá nhiều thời gian để thiết kế và tính giá cho một chương trình tour. Vì thế bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn từ A đến Z quy trình thiết kế tour du lịch nhanh chóng và cách tính giá tour tự động ngay trên phần mềm Travelopia.

1. Tour lẻ, tour combo, dịch vụ lẻ là gì?

1.1. Tour lẻ

Tour lẻ ở đây được bao gồm 2 loại tour du lịch phổ biến nhất hiện nay đó là tour khách lẻ và tour đoàn.

Tour khách lẻ là một loại hình du lịch mà du khách tự mình sắp xếp vé máy bay và chỗ ở, sau đó lựa chọn các tour tham quan địa phương theo nhu cầu. Thông thường, tour này xuất phát từ các thành phố lớn và hướng tới các điểm du lịch hấp dẫn gần đó.

Ví dụ, du khách từ Việt Nam đến Hàn Quốc có thể mua các tour lẻ để tham quan đảo Nami hoặc Busan từ các công ty du lịch tại Hàn Quốc. Tương tự, du khách từ TP HCM có thể ra Hà Nội và sau đó mua tour khám phá Ninh Bình hoặc Sapa.

Điểm khác biệt chính so với các tour truyền thống là du khách không bị ràng buộc bởi lịch trình cố định. Thay vì phải khởi hành và kết thúc vào những ngày định trước, họ có thể lựa chọn tham gia các tour tham quan vào bất kỳ ngày nào phù hợp với kế hoạch của mình. Nhờ đó, du khách có thể tận hưởng sự linh hoạt và tự do như khi đi du lịch tự túc, nhưng vẫn có cơ hội tham gia các hoạt động tham quan có tổ chức khi muốn.

Tour đoàn là loại hình cung cấp dịch vụ du lịch cho một người đi riêng lẻ hoặc một nhóm người đi chung với nhau trong cùng một chuyến du lịch. Tour đoàn thường là tour mà người điều hành đã lên trước chi tiết (thông tin tour, lịch trình, giá, điều khoản….) để giới thiệu cho khách hàng. Những thông tin trên là cố định.

Ví dụ về tour đoàn: Tour Hạ Long 2 ngày 1 đêm, giá 2.000.000 đ/khách

Sở dĩ được gọi là khách đoàn bởi vì trong tour sẽ có một nhóm từ 12 khách trở đi và tất cả đều có chung một lịch trình tham gia. Họ sẽ sử dụng chung các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi và tham quan từ một đơn vị dịch vụ du lịch cung cấp. Tất cả dịch vụ này sẽ được chính du khách lựa chọn dưới sự tư vấn nhiệt tình từ phía đơn vị lữ hành.

Đối tượng thường sử dụng dịch vụ du lịch khách đoàn thường là các công ty, xí nghiệp, các tổ chức, đoàn thể,… và họ sẽ đưa ra những nhu cầu riêng cho một tour du lịch mà họ mong muốn. Tiếp theo đó, đơn vị lữ hành sẽ tư vấn và thiết kế một lịch trình sao cho hợp lý nhất và đáp ứng được đầy đủ mong muốn của du khách tham gia.

Chú ý: Còn một khái niệm nữa trong ngành du lịch đó là tour ghép đoàn khách lẻ là Tour đoàn tập hợp các khách lẻ ghép lại với nhau thành một đoàn để cùng tham gia một chương trình tour do công ty lữ hành tổ chức. Loại tour này có ưu điểm là chi phí sẽ tốt hơn so với du lịch tự túc hoặc tour riêng lẻ, khi ghép thành đoàn thì các chi phí như: vận chuyển, hướng dẫn viên, vé vào cửa, ăn uống…cũng được chia đều cho nhiều người, giúp giảm tổng chi phí xuống.

1.2. Combo du lịch

Tương tự như “combo bắp + nước” ở rạp phim hay “combo gà + khoai lắc + nước” ở của hàng đồ ăn nhanh thường có giá rẻ hơn, tiết kiệm về mặt chi phí mặc dù vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, Combo du lịch ra đời nhằm mang lại nhiều tiện ích hơn cho khách du lịch (đặc biệt là du khách tự túc).

Tại Việt Nam, các công ty du lịch lữ hành đang thiết kế nhiều gói combo du lịch tối thiểu 2 dichj vụ bao gồm: vé máy bay khứ hồi + phòng khách sạn hoặc phòng khách sạn + vé tham quan hoặc cả vé máy bay + phòng khách sạn + vé tham quan.

Mở rộng hơn: một khái niệm “package du lịch” trọn gói cũng đang phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới với công thức phổ biến là : vé tàu/xe/máy bay + phòng khách sạn  + xe đưa đón + xe di chuyển đến điểm du lịch + vé tham quan. Tuỳ theo các package mà bạn chọn có thể thêm hoặc bớt dịch vụ cũng như điều chỉnh giá dịch vụ từ thấp đến cao. Du khách có thể đặt Package để tiết kiệm tối đa thời gian chuẩn bị cho chuyến đi hoặc đặt combo để tiết kiệm chi phí so với việc mua riêng lẻ từng dịch vụ.

1.3. Dịch vụ lẻ

Trong lĩnh vực du lịch lữ hành, các dịch vụ lẻ là tập hợp những sản phẩm được doanh nghiệp lữ hành cung cấp cho khách hàng có thể lực chọn và sử dụng theo nhu cầu của cá nhân mà không cần tham gia vào một tour du lịch trọng gói. Có thể phân loại như sau:

• Dịch vụ vận chuyển: Các loại vé máy bay, vé tàu xe, dịch vụ thuê xe tự lái hoặc đưa đón sân bay – khách sạn
• Dịch vụ lưu trú: Đặt phòng khách sạn, Homestay và nhà nghỉ, thuê căn hộ riêng…
• Dịch vụ ăn uống: Đặt bàn nhà hàng, tiệc, tour ẩm thực…
• Hướng dẫn viên du lịch
• Vé tham quan và hoạt động giải trí: vé vào cổng các địa điểm tham quan, vé sự kiện (nhạc hội, đá bóng) và các dịch vụ tham gia các hoạt động như: leo núi, chạy bộ….
• Bảo hiểm du lịch: gồm các dịch vụ như bảo hiểm du lịch, bảo hiểm hành lý và bảo hiểm huỷ chuyến…

2. Quy trình thiết kế Tour du lịch và cách tính giá tour tự động của phần mềm Travelopia

2.1. Quy trình Thiết kế tour du lịch

Bước 1: Tạo chương trình tour/ combo/ dịch vụ lẻ mới (chọn thêm mới)

Sau khi nghiên cứu thị trường hoặc sale nhận được chương trình yêu cầu của khách hàng, việc tiếp theo cần làm đó là bắt tay vào thiết kế sản phẩm/tour với lịch trình, địa điểm du lịch, thời gian và dịch vụ lưu trú, ăn uống, giải trí sao cho hợp lý.

Bước 2: Điền thông tin lịch trình tour 

Tại đây, sale cần điền một số thông tin chung như:

• Tên tour/combo
• Loại hình du lịch
• Điểm khởi hành và điểm đến
• Loại sản phẩm
• Thời gian của tour
• Hẹn ngày đặt dịch vụ: Đây là một tính năng ưu việt ở Travelopia. Điều hành sẽ được thông báo đặt dịch vụ tour/ combo đúng ngày từ đó giảm đáng kể rủi ro quên đặt dịch vụ, miss thông tin giữa sale và điều hành.

Ngoài ra, về chương trình tour chi tiết, sale có thể thiết kế ở bên ngoài và upload file nên hệ thống hoặc tự thiết kế ngay trên hệ thống phần Travelopia với đầy đủ tiện ích. File chương trình này sẽ được lưu trên hệ thống để sale dễ dàng gửi cho khách khi cần thiết.

2.2. Tạo bảng tính giá tour

Bước 1: Chọn cách tính giá phù hợp

Sẽ có 2 cách tính giá cho sale lựa chọn:

• Tính giá thủ công: Nhập bảng tính giá theo các ngày khởi hành
• Tính giá tự động: Người điều hành chỉ cần khai báo các loại dịch vụ sử dụng trong tour/ combo, hệ thống sẽ tự động tạo ra các sản phẩm có ngày khởi hành theo ngày đi của vé máy bay.

Bước 2: Cập nhật bảng tính giá vốn:

Sau khi đã chọn được cách tính giá phù hợp với tour/ combo, sale sẽ bắt đầu tính giá bằng cách điền các thông tin về dịch vụ sẽ có trong chương trình (chọn nút thêm dịch vụ).

Chọn nhà cung cấp theo dữ liệu đã lưu trên hệ thống hoặc thêm nhà cung cấp mới ở nút “thêm mới”. Sau đó điền đơn giá/ khách và nhấn “Lưu”.

Bước 3: Tính giá bán 

Cuối cùng hệ thống sẽ tự động tính tổng giá vốn/ khách, sale nhập giá bán sẽ báo cho khách hàng, từ đó sẽ lợi nhuận của doanh nghiệp trên mỗi khách hàng cũng sẽ được tự động tính trên hệ thống.

3. Quy trình thiết kế dịch vụ lẻ và cách chiết tính giá tự động trên Travelopia

Bước 1: Thêm mới dịch vụ lẻ

Chọn loại dịch vụ lẻ bạn muốn tạo, bước này rất quan trọng trong quy trình thiết kế dịch vụ lẻ do mỗi loại dịch vụ sẽ có một cách tính giá riêng biệt.

Bước 2: Chiết tính giá

Do đặc thù riêng, mỗi loại dịch vụ đều có cách tính giá riêng, tuy vậy vẫn sẽ có một số thông tin chung mà bạn cần phải điền để có thể tính được giá dịch vụ như là:

• Nhà cung cấp
• Loại vé/ loại phòng
• Đơn giá
• Số lượng
• ….

4. Quản lý danh sách sản phẩm/tour

Đây là nơi mà sale và người quản lý có thể nắm bắt và theo dõi trạng thái của toàn bộ chương trình tour/combo/dịch vụ lẻ mà công ty đang thực hiện. Đặc biệt cần thiết với sale, khi có thể theo dõi tình trạng của các chương trình đang làm đã “hoàn thành” hay vẫn chưa hoàn thiện – khi đó hệ thống sẽ hiển thị “nháp”

Ở màn hình danh sách tour/combo, hay tương tự với màn hình danh sách dịch vụ lẻ, bạn có thể theo dõi một số các thông tin như:

• Tên tour/combo/dịch vụ lẻ
• Loại hình (quốc tế/ nội địa) đối với tour/ combo và loại hình dịch vụ đối với dịch vụ lẻ
• Loại sản phẩm
• Điểm khởi hành và điểm đến
• Ngày tạo và ngày cập nhật
• Trạng thái sản phẩm

Để xem chi tiết tour/ combo, bạn chỉ cần click chuột vào tour/combo, hệ thống sẽ xuất hiện các thông tin chi tiết về lịch trình tour, những dịch vụ bao gồm cũng như giá vốn và giá bán của chương trình.

4. Tổng kết:

Bài viết đã trình bày chi tiết về quy trình thiết kế tour du lịch và chiết tính giá tour một cách dễ dàng và nhanh chóng trên phần mềm Travelopia. Quy trình này đã được tối ưu hóa và tự động hóa giúp sale dễ dàng làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Cách thiết kế tour và chiết tính giá tự động hóa đảm bảo booking được xử lý nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, thuận tiện cho việc báo giá nhanh chóng. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tính năng thông báo đặt dịch vụ, giúp sale và điều hành làm việc nhịp nhàng, hiệu quả mà không cần mất thời gian trao đổi quá nhiều.