Mục lục bài viết
Mở đầu “Serie: Sử dụng phần mèm Travelopia“ xin giới thiệu đến bạn nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh nhất về cách hoạt động cũng như quy trình nghiệp vụ chính trong quá trình hoạt động của 1 doanh nghiệp và chức năng, nhiệm vụ của từng khâu.
1. Luồng nghiệp vụ chính
Để tổng hợp lại, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết luồng nghiệp vụ của từng khâu bắt đầu từ:
- Lead (Quản lý khách hàng): Tạo và quản lý Contact khách hàng nói chung (khách hàng tiềm năng và khách hàng đã sử dụng dịch vụ). Gồm có: Khách hàng cá nhân, Doanh nghiệp và Đại lý/CTV.
- Sale (Đơn hàng): Nhận thông tin khách hàng, Đặt giữ chỗ, Tạo đơn hàng, hợp đồng, Quản lý đơn hàng Booking, thanh toán và gửi yêu cầu dịch vụ sang bộ phận điều hành và Yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra còn Chuẩn bị vật dụng, gửi thông tin tour.
- Bộ phận điều hành: Nhận tour, Đặt dịch vụ/gửi booking, Lập các dự toán, làm thanh toán cho đối tác, bàn giao tour cho HDV, Tổng hợp thông tin chứng từ chi tiêu, Gửi đề nghị quyết toán. Ngoài ra còn Điều hành dịch vụ lẻ cho đặt khách sạn, combo, thuê xe, dịch vụ visa…
- Quản lý Sản phẩm/Tour và Quản lý Kho Hàng: Gồm có Tour lẻ/Combo và Dịch vụ lẻ (Vé máy bay, Visa, thuê xe…)
- Tạo Phiếu yêu cầu dịch vụ: Công cụ để tương tác giữa các bộ phận Sale và Điều hành.
- Phiếu chi Đề nghị thanh toán.
- Quản lý Nhà cung cấp: Quản lý hợp đồng, Loại dịch vụ cung cấp, Chương trình khuyến mãi, lịch sử đặt, công nợ NCC
- Báo cáo: Báo cáo doanh thu, lợi nhuậnm các báo cáo chi tiết để nhà quản lý doanh nghiệp du lịch có cái nhìn đa chiều về tình hình hoạt động của công ty lữ hành.
- Cài đặt: Với các chức năng có sẵn như: Kết nối kênh chat, Cấu hình quốc gia, Cấu hình tỷ giá, Thiết lập các hợp đồng, Chỉ định chat, Quản lý các trường dữ liệu hiển thị
2. Sale và Điều hành
Sale và điều hành trong một công ty du lịch có liên hệ chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau. Dưới đây là một số điểm chính:
| Giai đoạn | Sale | Điều hành |
| Tương tác khách hàng | Người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để đưa ra gói tour phù hợp. | Khi giao dịch hoàn tất, Sale chuyển thông tin qua Phiếu yêu cầu dịch vụ đến bộ phận điều hành để bắt đầu quá trình chuẩn bị và tổ chức chuyến đi. |
| Chuẩn bị tour | Theo dõi nhà cung cấp, đối tác và các dịch vụ du lịch theo đúng lịch trình đã sắp xếp. | Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ du lịch để chuẩn bị cho chuyến đi và phù hợp với nhu cầu của khách.
Xây dựng lịch trình chi tiết, đặt phòng khách sạn, vé máy bay, đặt các tour tham quan và dịch vụ cần thiết. |
| Giao tiếp và hỗ trợ tour | Tiếp nhận thông tin từ điều hành nếu có phát sinh
Phối hợp với các bên (điều hành, HDV) để giải quyết vấn đề |
Trong quá trình đi tour, bộ phận điều hành sẽ giữ liên lạc chặt chẽ với hướng dẫn viên, các đối tác và các điểm đến đúng theo lịch trình.
Nếu có thay đổi, phát sinh, điều hành tour phải thông báo kịp thời cho sale để thông báo với khách hàng và giải quyết |
| Phản hồi | Cung cấp các phản hồi về nhu cầu và yêu cầu của khách, giúp bộ phận Điều hành hiểu rõ và cung cấp các dịch vụ phù hợp | Bộ phận điều hành tour cung cấp các phản hồi và trải nghiệm trong chuyến đi của khách hàng cho Sale giúp cải thiện và điều chình các gói tour trong tương lai. |
3. Điều hành tour và kế toán
Để đảm bảo quá trình quản lý tài chính, quyết toán và các hoạt động tour diễn ra hiệu quả, trơn tru thì mối quan hệ của điều hành và Kế toán rất quan trọng. Dưới đây là một số điểm chính:
| Giai đoạn | Điều hành | Kế toán |
| Thanh toán và quản lý chi phí | Cung cấp thông tin về các giao dịch, hoá đơn cũng như chi phí liên quan tới việc tổ chức tour tới bộ phận kế toán
Khi có xác nhận thanh toán từ Kế toán, Điều hành sẽ nhận tour và đặt dịch vụ |
Xác nhận và thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ du lịch các chi phí: vé máy bay, phòng khách sạn, dịch vụ tại các điểm du lịch và các chi phí khác…
Gửi xác nhận thanh toán từ khách hàng cho Điều hành |
| Quản lý nguồn lực tài chính | Xác định các khoản chi dự kiến và báo lại với kế toán để chuẩn bị nguồn lực tài chính chi ra một cách hợp lý nhất. | Cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cho điều hành giúp họ hiểu rõ hơn về khả năng tài chính, từ đó kết hợp với nhu cầu của khách hàng để đưa ra quyết định phù hợp. |
| Báo cáo và phân tích tài chính | Tổng hợp thông tin các chứng từ chi tiêu để gửi đề nghị quyết toán cho bộ phận Kế toán | Chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo lợi nhuận lỗ lãi, dòng tiền và cân đối kế toán.
Cung cấp các thông tin này cho Điều hành để có cái nhìn tổng quan về hiệu suất tài chính để đưa ra quyết định quản lý hợp lý Tiến hành Quyết toán |
4. Tổng kết quy trình nghiệp vụ trong một công ty du lịch
Trong một doanh nghiệp du lịch lữ hành thì quy trình nghiệp vụ giữa các bộ phận là rất quan trọng để đảm bảo các hoạt động diễn ra một cách thuận lợi. Từ bộ phận Sale tour, điều hành tour cho tới kế toán, mỗi bộ phận đều đóng một vai trò quan trọng và phụ thuộc lẫn nhau.
- Kể đến, bộ phận sale tour là cầu nối giữa công ty và khách hàng, họ tìm hiểu nhu cầu của khách, đề xuất gói tour phù hợp và chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình tour diễn ra.
- Bộ phận điều hành là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động cụ thể liên quan nhiều hơn đến việc tổ chức và điều phối cho chuyến đi diễn ra thuận lợi. Họ làm việc nhiều với đối tác, nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo mọi điều kiện cần thiết được chuẩn bị kỹ lưỡng và điều hành chuyến đi một cách suôn sẻ.
- Bộ phận kế toán đóng vai trò đảm bảo cho tất cả các giao dịch được thực hiện một cách chính xác và đúng thời hạn, quản lý tài chính và cung cấp thông tin tài chính chi tiết của các tour diễn ra.
Như vậy có thể nói rằng, sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận này giúp cho công ty du lịch, lữ hành hoạt động hiệu quả, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng để tạo ra lợi nhuận cho công ty. Bằng cách này, quy trình nghiệp vụ trong một doanh nghiệp du lịch không chỉ là cung cấp các dịch vụ du lịch mà còn là xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp du lịch trong thị trường du lịch vô cung cạnh tranh ngày nay.
Bài viết tiếp theo về Lead, cách tạo và quản lý contact khách hàng tiềm năng và khách hàng đã có xem Tại đây!