Nhằm tạo diễn đàn để các chuyên gia và doanh nghiệp chia sẻ chiến lược tiếp thị trực tuyến và những công cụ phần mềm giúp tối ưu hóa vận hành trong dịch vụ du lịch, chiều 8/11/2024, Câu lạc bộ Lữ hành UNESCO Hà Nội tổ chức hội thảo: “Chiến lược marketing online và Phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành”,

Tìm đọc thêm tại: Du lịch ứng dụng công nghệ số: Nhiều doanh nghiệp mới chỉ “săn bắt” mà chưa “trồng trọt”

MARKETING ONLINE MANG LẠI NHIỀU LỢI ÍCH KÉP

Ông Kiều Việt, Trưởng phòng quản lý lữ hành, Sở du lịch Hà Nội, cho biết những năm gần đây, ngành du lịch toàn cầu đã chuyển mình mạnh mẽ nhờ tác động của công nghệ số. Theo Tổ chức Du lịch Thế giới, năm 2023, hơn 70% khách du lịch toàn cầu đã tìm kiếm và đặt dịch vụ du lịch trực tuyến, và tỷ lệ này dự kiến sẽ tiếp tục tăng mạnh trong thời gian tới.

“Trước nhu cầu tối ưu quản lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng, các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn và tiếp thị số đang giúp các doanh nghiệp gia tăng sức cạnh tranh. Một báo cáo từ Google cho biết các doanh nghiệp ứng dụng tiếp thị số đã tăng trưởng doanh thu trung bình 1,5 lần so với doanh nghiệp chưa chuyển đổi số”, ông Việt cho hay.

Ông Nguyễn Văn Tài, Giám đốc Công ty Du lịch VietSense nhấn mạnh về những “nỗi đau” của doanh nghiệp lữ hành nhỏ và siêu nhỏ tại Việt Nam hiện nay như: Ông chủ không biết gì về công nghệ và chưa quan tâm đến tiếp thị số; không có đội ngũ nhân sự phụ trách tiếp thị trên internet; chưa có khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp lữ hành chỉ “săn bắt” mà không chịu “trồng trọt”, nên rất khó khăn trong việc kết nối và đồng bộ các kênh marketing.

“Ứng dụng marketing online sẽ mang lại nhiều lợi ích kép như: Giúp tiếp cận khách hàng rộng hơn; duy trì chăm sóc khách hàng và tái tiếp thị; hiệu quả lâu dài bền vững, không cần nhiều chi phí…”

Ông Nguyễn Văn Tài, Giám đốc Công ty Du lịch VietSense.

Chia sẻ về các loại hình marketing online, ông Tài cho biết hiện nay các loại hình phổ biến gồm: Tiếp thị trên mạng xã hội (Social network Marketing); Tối ưu hóa website và từ khóa (SEO); Quảng cáo trả tiền (PPC – Pay per click); Tiếp thị nội dung (Content marketing); Tiếp thị qua Email (Email marketing); Tiếp thị qua người ảnh hưởng (Influencer marketing).

Trong đó, mỗi loại hình có những ưu, nhược điểm riêng. Đơn cử, Tiếp thị mạng xã hội giúp tiếp cận chính xác đối tượng mục tiêu; hình thức sinh động và hấp dẫn; tương tác tức thì; chi phí linh hoạt; đo lường và đánh giá hiệu quả dễ dàng. Tuy nhiên, loại hình này đòi hỏi nội dung sáng tạo; yêu cầu quản lý và trực page liên tục; hiệu quả ngắn hạn. Khi sử dụng dịch vụ quảng cáo trả tiền sẽ giúp tiếp cận đúng đối tượng mong muốn; kết quả tức thì, nhưng chi phí cao…

Ông Nguyễn Trường Giang, Phó Ban Kinh doanh của Công ty TNHH VIVAS, đơn vị thành viên thuộc VNPT Technology, chia sẻ với hơn 12 năm kinh nghiệm, VIVAS đã nhanh chóng vươn lên như một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực chuyển đổi số doanh nghiệp, kinh tế, đặc biệt là trong các hoạt động chuyển đổi số trong ngành du lịch. Trong những năm qua, VIVAS đã khẳng định được vị thế của mình qua việc cung cấp các giải pháp toàn diện như giải pháp quản trị nội bộ Travelopia – dành riêng cho doanh nghiệp lữ hành, giải pháp WiFi Marketing – ConnectX, SMS Brandname và Gamification,…

NỞ RỘ CÁC GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ

Thông tin về phần mềm Travelopia do VIVAS nghiên cứu, ông Giang cho biết đây là giải pháp quản trị nội bộ cho doanh nghiệp lữ hành, là sản phẩm chủ lực của VIVAS dành cho ngành du lịch. Phần mềm này có giao diện trực quan, dễ sử dụng và các tính năng đa dạng đáp ứng đầy đủ 2 nhóm tính năng của một công cụ quản lý kinh doanh du lịch lữ hành, đó là nghiệp vụ thương mại và nghiệp vụ du lịch.

“Travelopia giúp các doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh một cách hiệu quả, từ khâu lên kế hoạch tour, quản lý khách hàng, đặt dịch vụ, đến thanh toán và chăm sóc khách hàng sau chuyến đi. Nhờ đó, các doanh nghiệp lữ hành có thể nắm bắt chính xác dữ liệu khách hàng, quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và dịch vụ, từ đó giảm thiểu sai sót và chi phí”.

Ông Nguyễn Trường Giang, Phó Ban Kinh doanh của Công ty TNHH VIVAS.

Trong khi đó, với tính năng truyền tải thông điệp thương hiệu qua tin nhắn, SMS Brandname, Zalo ZNS giúp doanh nghiệp lữ hành giữ liên lạc với khách hàng một cách chuyên nghiệp và gần gũi. Đây là kênh truyền thông và chăm sóc khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp lữ hành. Đặc biệt khi kết hợp với giải pháp Travelopia, doanh nghiệp có thể gửi xây dựng nhiều loại kịch bản chăm sóc khách hàng và tạo chiến dịch theo từng giai đoạn của quy trình bán hàng.

“Với xu hướng số hóa, WiFi Marketing không còn là khái niệm mới, nhưng lại là công cụ quan trọng trong việc kết nối với khách hàng. VIVAS tích hợp đa dạng các kịch bản marketing khác nhau tùy theo nhu cầu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo dựng những trải nghiệm thú vị cho khách hàng ngay khi họ truy cập mạng Internet. Đồng thời nhận được những dữ liệu quý báu để tiến hành triển khai những chiến dịch quảng bá, kích cầu, tri ân khác như thu thập thông tin khách hàng qua form khảo sát, thu thập hành vi khách hàng thông qua truy cập WiFi miễn phí. Từ đó, phân tập khách hàng và triển khai các chiến dịch cụ thể với đối tượng phù hợp”, ông Giang chia sẻ.

Tại hội thảo, ông Đặng Đức Việt, Giám đốc sản phẩm dịch vụ, Công ty cổ phần Tubudd giới thiệu về ứng dụng Tubudd- nền tảng du lịch mới giúp khách du lịch tìm kiếm và kết nối với các trợ lý bản địa, để lên kế hoạch và có những trải nghiệm du lịch chân thực và phong phú hơn.

Từ kinh nghiệm thực tế ứng dụng công nghệ trong vận hành doanh nghiệp tại Công ty du lịch BestPrice (thuộc Top 10 doanh nghiệp du lịch có lượng booking lớn nhất), ông Bùi Thanh Tú, Giám đốc Marketing BestPrice, cho biết doanh nghiệp này hiện có 5 văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Phnompenh, Bangkok, Luang Phrabang, Úc và Hoa Kỳ. BestPrice hiện có 200 nhân sự; mỗi năm phục vụ trên 500.000 lượt khách hàng.

Những thành công đó là nhờ doanh nghiệp đã xây dựng Hệ thống online cho khách hàng đồng bộ, nhằm theo dõi các chỉ số để tối ưu. Ông Tú đã chia sẻ chi tiết những phương cách quảng cáo truyền thông để đạt hiệu quả cao của BestPrice với Google, SEO, Facebook, Tiktok cùng quy trình đào tạo bài bản của doanh nghiệp này. Nhờ đó, tỉ lệ khách hàng hài lòng với BestPrice trên tất cả các nền tảng du lịch như Trip Advisor – cộng đồng Du lịch lớn nhất thế giới; Trustpilot- một nền tảng đánh giá trực tuyến uy tín trên thế giới; Google my business – nền tảng quảng bá doanh nghiệp cho phép khách hàng đánh giá trực tiếp; và trên Facebook, đều đạt 4,9/5 điểm.

Ông Tú cũng chia sẻ về App BestPrice.vn với nhiều tính năng vượt trội như: Nguồn sản phẩm đa dạng gồm cả vé máy bay, phòng khách sạn, tour du lịch, vé vui chơi… tra cứu dễ dàng. Vé máy bay, vé vui chơi, phòng khách sạn có thể xuất code trực tiếp. Khách hành có thể giữ chỗ cho tour, được nhân viên hỗ trợ trực tiếp, hỗ trợ đến cùng khi có phát sinh. Công ty cũng sử dụng hệ thống B2B tiện ích (Business-to-Business, đề cập đến quá trình giao dịch, buôn bán, kinh doanh thương mại giữa các doanh nghiệp).

Thậm chí, trong phiên bản B2B 2.0, các nhà cung cấp còn có thể chủ động đưa sản phẩm lên bán. Cộng tác viên, đại lý được cá nhân hóa hệ thống B2B thành của mình như upload logo, thông tin địa chỉ, số điện thoại… để dễ dàng chiêu mộ thêm các cộng tác viên, đại lý cấp dưới. Phiên bản này cho phép các cộng tác viên tự do, “mẹ bỉm sữa”, nhân viên văn phòng kiếm thêm thu nhập.

Tìm đọc thêm tại: Chia sẻ chiến lược marketing online cho các doanh nghiệp lữ hành

7 bước xây dựng chiến lược marketing online

Những năm gần đây, ngành du lịch toàn cầu đã chuyển mình mạnh mẽ nhờ tác động của công nghệ số. Theo Tổ chức Du lịch Thế giới, năm 2023, hơn 70% khách du lịch toàn cầu đã tìm kiếm và đặt dịch vụ du lịch trực tuyến, và tỷ lệ này dự kiến sẽ tiếp tục tăng mạnh trong thời gian tới.

Tại Việt Nam, việc ứng dụng các giải pháp số, từ tiếp thị trực tuyến đến vận hành quản lý thông minh, đang trở thành nhân tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tăng sức cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Nhằm thúc đẩy xu hướng này và tạo diễn đàn kết nối cho cộng đồng doanh nghiệp du lịch lữ hành với các doanh nghiệp công nghệ, CLB Lữ hành Unesco Hà Nội tổ chức “Workshop: Chiến lược Marketing Online & Phần mềm Quản lý Kinh doanh Du lịch Lữ hành”. Đây là dịp để các chuyên gia và doanh nghiệp chia sẻ chiến lược tiếp thị trực tuyến và những công cụ phần mềm giúp tối ưu hóa vận hành.

Trước nhu cầu tối ưu quản lý và nâng cao trải nghiệm của khách hàng, các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn và tiếp thị số đang giúp các doanh nghiệp gia tăng sức cạnh tranh. Một báo cáo từ Google cho biết, các doanh nghiệp ứng dụng tiếp thị số đã tăng trưởng doanh thu trung bình 1,5 lần so với doanh nghiệp chưa chuyển đổi số. Mở đầu Workshop, Ths. Nguyễn Văn Tài, Giám đốc Công ty Du lịch VietSense đã chia sẻ về “Chiến lược Marketting online trong doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ”.

Trong đó, ông Tài nhấn mạnh về những nỗi đau của doanh nghiệp lữ hành nhỏ và siêu nhỏ hiện nay như: Ông chủ không biết gì về công nghệ và chưa quan tâm đến tiếp thị số. Không có đội ngũ nhân sự phụ trách tiếp thị trên internet. Nguồn lực tài chính dành cho marketing online hạn chế. Chưa có khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu. Chỉ “săn bắn” mà không chịu “trồng trọt”. Khó khăn trong việc kết nối và đồng bộ các kênh marketing.

Cũng theo ông Tài, việc làm marketing online sẽ mang lại nhiều lợi ích kép như: “Giúp tiếp cận khách hàng rộng hơn. Duy trì chăm sóc khách hàng và tái tiếp thị. Xóa bỏ khoảng cảnh doanh nghiệp lớn và nhỏ. Hiệu quả lâu dài bền vững, không cần nhiều chi phí. Đo lường chính xác các điều chỉnh linh hoạt”.

Chia sẻ về các loại hình marketing online, ông Tài cho biết hiện nay các loại hình phổ biến gồm: Tiếp thị trên mạng xã hội (Social network Marketing); Tối ưu hóa website và từ khóa (SEO); Quảng cáo trả tiền (PPC – Pay per click); Tiếp thị nội dung (Content marketing); Tiếp thị qua Email (Email marketing); Tiếp thị qua người ảnh hưởng (Influencer marketing).

Trong đó, mỗi loại hình lại có những ưu, nhược điểm riêng. Đơn cử, Tiếp thị mạng xã hội giúp tiếp cận chính xác đối tượng mục tiêu; hình thức sinh động và hấp dẫn; tương tác tức thì; chi phí linh hoạt; đo lường và đánh giá hiệu quả dễ dàng. Tuy nhiên, loại hình này lại có chi phí cao khi sử dụng Ads; đòi hỏi nội dung sáng tạo; yêu cầu quản lý và trực page liên tục; hiệu quả ngắn hạn. Hay quảng cáo trả tiền giúp tiếp cận đúng đối tượng mong muốn; kết quả tức thì; hiệu quả trang đích; nghiệm thu và đo lương dễ dàng. Nhưng chi phí rất cao khi phải đấu giá; nguy cơ mất tiền do click ảo; yêu cầu có kỹ thuật chuyên môn; hiệu quả ngắn hạn…

Trong phần trình bày, CEO VietSense Travel đã chia sẻ 7 bước xây dựng chiến lược marketing online gồm: Nghiên cứu khách hàng và các đối thủ; Phân tích thực trạng các nguồn lực; Thiết lập mục tiêu chiến lược; Lựa chọn loại hình marketing online phù hợp; Tạo dựng thông điệp và giá trị khác biệt; Phân bổ ngân sách; Đo lường, đánh giá và tối ưu.

Những phần mềm, công cụ hữu hiệu cho doanh nghiệp lữ hành

Giới thiệu phần mềm và hướng dẫn sử dụng hiệu quả phần mềm trong kinh doanh và điều hành du lịch tại Workshop, ông Nguyễn Trường Giang, Phó Ban Kinh doanh VIVAS, đơn vị thành viên thuộc VNPT Technology và là đơn vị nghiên cứu, phát triển phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành – Travelopia cho biết, với hơn 12 năm kinh nghiệm, VIVAS đã nhanh chóng vươn lên như một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực chuyển đổi số doanh nghiệp, kinh tế đặc biệt là trong các hoạt động chuyển đổi số trong ngành du lịch.

Với sứ mệnh tạo nên các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng, VIVAS tập trung vào nghiên cứu và phát triển các sản phẩm phù hợp với xu thế chuyển đổi số hiện nay. Trong những năm qua, VIVAS đã khẳng định được vị thế của mình qua việc cung cấp các giải pháp toàn diện như giải pháp quản trị nội bộ Travelopia – dành riêng cho doanh nghiệp lữ hành, giải pháp WiFi Marketing – ConnectX, SMS Brandname và Gamification,…

Trong đó, Travelopia – Giải pháp quản trị nội bộ cho doanh nghiệp lữ hành là sản phẩm chủ lực của VIVAS dành cho ngành du lịch. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và các tính năng đa dạng đáp ứng đầy đủ 2 nhóm tính năng của một công cụ quản lý kinh doanh du lịch lữ hành, đó là nghiệp vụ thương mại và nghiệp vụ du lịch.

Travelopia giúp các doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh một cách hiệu quả, từ khâu lên kế hoạch tour, quản lý khách hàng, đặt dịch vụ, đến thanh toán và chăm sóc khách hàng sau chuyến đi. Nhờ đó các doanh nghiệp lữ hành có thể nắm bắt chính xác dữ liệu khách hàng, quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và dịch vụ, từ đó giảm thiểu sai sót và chi phí. Đây là giải pháp được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp trong ngành, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho cả người quản lý và nhân viên.

Trong khi đó, với tính năng truyền tải thông điệp thương hiệu qua tin nhắn, SMS Brandname, Zalo ZNS của VIVAS giúp doanh nghiệp lữ hành giữ liên lạc với khách hàng một cách chuyên nghiệp và gần gũi. Đây là kênh truyền thông và chăm sóc khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp lữ hành. Đặc biệt khi kết hợp với giải pháp Travelopia, doanh nghiệp có thể gửi xây dựng nhiều loại kịch bản chăm sóc khách hàng và tạo chiến dịch theo từng giai đoạn của quy trình bán hàng.

Với xu hướng số hóa, WiFi Marketing không còn là khái niệm mới, nhưng lại là công cụ quan trọng trong việc kết nối với khách hàng. VIVAS tích hợp đa dạng các kịch bản marketing khác nhau tùy theo nhu cầu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo dựng những trải nghiệm thú vị cho khách hàng ngay khi họ truy cập mạng Internet, đồng thời nhận được những dữ liệu quý báu để tiến hành triển khai những chiến dịch quảng bá, kích cầu, tri ân khác như thu thập thông tin khách hàng qua form khảo sát, thu thập hành vi khách hàng thông qua truy cập WiFi miễn phí, từ đó phân tập khách hàng và triển khai các chiến dịch cụ thể với đối tượng phù hợp.

Đặc biệt giải pháp này rất phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, resort… nhờ một số kịch bản như khảo sát ý kiến của khách hàng ngay sau khi dùng bữa, quảng cáo, khuyến mãi, bán chéo các thương hiệu trong cùng một hệ thống… giúp tăng trải nghiệm của khách hàng và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại, gắn bó với thương hiệu hơn.

Việc triển khai các giải pháp công nghệ từ VIVAS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn mà còn hỗ trợ trong việc gia tăng mức độ tương tác và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Các công cụ như Travelopia hay ZNS, SMS Brandname giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và quản lý thông tin khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng hiệu quả kinh doanh.

“VIVAS cam kết giúp doanh nghiệp lữ hành giảm thiểu chi phí đầu tư, nâng cao lợi nhuận bằng cách cung cấp các giải pháp toàn diện, dễ dàng tích hợp và phù hợp với nhu cầu thực tế của ngành. Nhờ đó, các doanh nghiệp du lịch có thể tiếp cận các công cụ quản trị số mà không phải đầu tư quá nhiều vào nguồn lực hay cơ sở hạ tầng”, ông Giang nhấn mạnh.

Là đối tác chiến lược cho nhiều doanh nghiệp, VIVAS cam kết không ngừng nghiên cứu và phát triển các sản phẩm công nghệ tiên tiến nhằm hỗ trợ ngành du lịch. Chúng tôi tin rằng, với những công cụ số hóa được tùy chỉnh và thiết kế riêng cho ngành du lịch, VIVAS sẽ góp phần giúp doanh nghiệp lữ hành phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong kỷ nguyên số.

Ông Giang bày tỏ: “Đồng hành cùng Workshop, VIVAS mong muốn mang đến những chia sẻ thiết thực, hỗ trợ các doanh nghiệp lữ hành chuyển đổi số hiệu quả, thành công và tiết kiệm”.

Bí quyết của công ty lữ hành chuyển đổi số tiêu biểu

Chia sẻ kinh nghiệm thực tế ứng dụng công nghệ trong vận hành doanh nghiệp tại Công ty du lịch BestPrice- Top 10 thương hiệu nổi tiếng Việt Nam, Top 10 đại lý du lịch có lượng booking lớn nhất, ông Bùi Thanh Tú, Giám đốc Marketing BestPrice cho hay, doanh nghiệp này hiện có 5 văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Phnompenh, Bangkok & Luang Phrabang, Úc và Mỹ; 200 nhân sự; mỗi năm phục vụ trên 1.000.000 lượt khách hàng.

Những thành công đó là nhờ doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống online cho khách hàng đồng bộ, bài bản nhằm theo dõi các chỉ số để tối ưu. Có đội R&D để cải tiến. Cập nhật sản phẩm liên tục. Cùng với đó, hệ thống online phục vụ công việc hiệu quả giúp đội ngũ bán hàng hiệu quả hơn, kê toán dòng tiền, báo cáo real time và quản trị khách hàng.

Tại Workshop, ông Tú đã chia sẻ chi tiết những phương cách quảng cáo truyền thông để đạt hiệu quả cao của BestPrice với Google, SEO, Facebook, Tiktok cùng quy trình đào tạo bài bản của doanh nghiệp này. Nhờ đó, tỉ lệ khách hàng hài lòng với BestPrice trên tất cả các nền tảng du lịch như Trip Advisor – cộng đồng Du lịch lớn nhất thế giới; Trustpilot- một nền tảng đánh giá trực tuyến uy tín trên thế giới; Google my business – nền tảng quảng bá doanh nghiệp cho phép khách hàng đánh giá trực tiếp; và trên Facebook, đều đạt 4,9/5 điểm.

Đặc biệt, ông Tú cũng chia sẻ về App BestPrice.vn với nhiều tính năng vượt trội như: Nguồn sản phẩm đa dạng gồm cả vé máy bay, phòng khách sạn, tour du lịch, vé vui chơi… tra cứu dễ dàng. Vé máy bay, vé vui chơi, phòng khách sạn có thể xuất code trực tiếp. Giữ chỗ cho tour. Nhân viên hỗ trợ trực tiếp. Chiết khấu tốt nhất thị trường và thưởng doanh số hấp dẫn. Hỗ trợ đến cùng khi có phát sinh. Đảm bảo thương hiệu cho đại lý. Cùng hệ thống B2B tiện ích. Các đối tác khi tham gia còn được hỗ trợ đào tạo sản phẩm, marketing.

Thậm chí, trong phiên bản B2B 2.0, các nhà cung cấp còn có thể chủ động đưa sản phẩm lên bán. Cộng tác viên, đại lý được cá nhân hóa hệ thống B2B thành của mình như upload logo, thông tin địa chỉ, số điện thoại… để dễ dàng chiêu mộ thêm các CTV, đại lý cấp dưới. Thanh toán online giữ chỗ, xuất code tự động được cho các dịch vụ còn lại như du thuyền, khách sạn, tour… Phiên bản này cho phép các cộng tác viên tự do, mẹ bỉm sữa, nhân viên văn phòng kiếm thêm thu nhập. Các nhà cung cấp dịch vụ muốn đa dạng sản phẩm hơn, phát triển doanh số và lợi nhuận. Các doanh nghiệp lữ hành vừa và nhỏ chưa có website bán hàng.

Cũng tại Workshop, các đại biểu đã nghe ông Đặng Đức Việt, Giám đốc sản phẩm dịch vụ, Công ty cổ phần Tubudd đã giới thiệu về ứng dụng Tubudd- nền tảng du lịch mới giúp khách du lịch tìm kiếm và kết nối với các trợ lý bản địa, để lên kế hoạch và có những trải nghiệm du lịch chân thực và phong phú hơn.

Bà Nguyễn Phương Linh, Trưởng phòng Thương mại điện tử, Tổng Công ty Bảo hiểm PVI, với phần trình bày về Bảo hiểm du lịch TourCARE của Tổng công ty Bảo hiểm PVI, một giải pháp lý tưởng cho các công ty lữ hành chuyên tổ chức chuyến đi cho khách hàng theo đoàn cả nội địa và quốc tế. Với chính sách bảo hiểm toàn diện, TourCARE giúp các công ty lữ hành yên tâm hơn khi đảm bảo an toàn cho đoàn khách trong suốt hành trình. Từ bảo hiểm y tế, hỗ trợ khẩn cấp, cho đến bồi thường chi phí hủy chuyến, mọi rủi ro đều được bảo vệ một cách tối ưu.

Đại diện Trung tâm Du lịch Văn hóa Doji cũng giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh khá mới của Tập đoàn Vàng bạc đá quý Doji. Trung tâm Du lịch Văn hóa Doji mang trong mình sứ mệnh gìn giữ tinh hoa văn hóa Phương Đông và bản sắc Việt, đồng thời giới thiệu đến khách hàng những hành trình du lịch Bảo tàng Đá quý độc đáo, nơi mọi trải nghiệm đều là câu chuyện đáng nhớ, khắc sâu dấu ấn từ lần đầu tiên.

Chiều ngày 8/11, tại Hà Nội, CLB Lữ hành Unesco Hà Nội đã tổ chức sự kiện workshop: Chiến lược marketing online & Phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành, mang đến cơ hội gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm cho các chuyên gia, doanh nghiệp trong ngành du lịch.

Đọc thêm: Chiến lược giúp doanh nghiệp ngành du lịch bứt phá

Phát biểu mở đầu chương trình, Ths. Nguyễn Văn Tài – Giám đốc Công ty Du lịch VietSense, đã chia sẻ góc nhìn thẳng thắn về những khó khăn mà các doanh nghiệp lữ hành nhỏ và siêu nhỏ đang gặp phải.

“Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, công nghệ vẫn là một thách thức lớn. Họ thường thiếu đội ngũ chuyên trách về tiếp thị số, không có khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu, và nguồn lực tài chính dành cho marketing trực tuyến còn rất hạn chế”, ông Tài chia sẻ.

Ông nhấn mạnh rằng nhiều doanh nghiệp vẫn quen với tư duy “săn bắn” – chỉ tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới mà không chú trọng đến việc duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện có, điều này khiến cho việc phát triển lâu dài trở nên khó khăn hơn.

Ngoài ra, việc kết nối và đồng bộ các kênh marketing cũng là một thử thách không nhỏ với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vốn thường thiếu hụt nguồn lực cả về tài chính lẫn nhân sự.

Dù gặp nhiều khó khăn, việc ứng dụng marketing online có thể mang lại nhiều lợi ích kép cho các doanh nghiệp du lịch lữ hành. Ông Tài chia sẻ rằng hiện nay các doanh nghiệp lữ hành đang tận dụng đa dạng loại hình marketing online để thu hút và giữ chân khách hàng.

Trong phần giới thiệu các giải pháp phần mềm, ông Nguyễn Trường Giang – Phó Ban Kinh doanh VIVAS đã giới thiệu Travelopia – phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành do VNPT Technology phát triển.

Phần mềm này giúp các doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh một cách hiệu quả, cho phép họ nắm bắt chính xác dữ liệu khách hàng và quản lý nguồn lực một cách tối ưu, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí.

“Travelopia không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là giải pháp toàn diện để các doanh nghiệp trong ngành du lịch có thể chuyển đổi số thành công, cải thiện hiệu quả vận hành và nâng cao trải nghiệm của khách hàng”, ông Giang nhấn mạnh.

Ngoài Travelopia, VIVAS cũng mang đến các giải pháp như SMS Brandname, Zalo ZNS và WiFi Marketing – những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp giữ liên lạc với khách hàng một cách chuyên nghiệp và gần gũi.

Ngoài ra, ông Giang cho biết VIVAS cam kết đồng hành cùng các doanh nghiệp lữ hành trong hành trình chuyển đổi số, giúp họ không chỉ quản lý hiệu quả mà còn tăng cường tương tác và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tại workshop, ông Bùi Thanh Tú – Giám đốc Marketing BestPrice cũng đã chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công nghệ trong vận hành doanh nghiệp du lịch. BestPrice, với 5 văn phòng ở Việt Nam và quốc tế, 200 nhân sự, phục vụ hơn 500.000 khách hàng mỗi năm, đã xây dựng hệ thống online giúp tối ưu hóa quản lý và bán hàng.

Nhờ chiến lược truyền thông qua Google, SEO, Facebook, TikTok và quy trình đào tạo chuyên nghiệp, BestPrice đạt mức độ hài lòng 4.9/5 trên các nền tảng như TripAdvisor và Trustpilot.

App BestPrice.vn với hệ thống B2B linh hoạt hỗ trợ các đại lý và cộng tác viên quản lý sản phẩm và khách hàng hiệu quả, từ vé máy bay đến khách sạn và tour du lịch. Phiên bản B2B 2.0 còn cho phép các nhà cung cấp tự đăng sản phẩm và cá nhân hóa giao diện.

Workshop khép lại với những chia sẻ giá trị từ các doanh nghiệp hàng đầu, từ ứng dụng trợ lý du lịch bản địa Tubudd, giải pháp bảo hiểm toàn diện TourCARE của PVI, đến những trải nghiệm độc đáo tại Bảo tàng Đá quý của Doji.

Đây vừa là nơi trao đổi kinh nghiệm, vừa mở ra nhiều hướng phát triển mới cho ngành du lịch Việt Nam, giúp các doanh nghiệp tăng cường kết nối và nâng cao chất lượng dịch vụ, mang lại những hành trình phong phú và an toàn hơn cho du khách.

Đọc thêm tại: VIVAS – Đối tác chiến lược trong chuyển đổi số cho doanh nghiệp lữ hành

HUTC Workshop 2024 do CLB lữ hành UNESCO Hà Nội tổ chức với chủ đề “Chiến lược Marketing Online & Phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành”. Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp du lịch gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm, trực tiếp hỏi đáp cùng các chuyên gia trong ngành về xu hướng thị trường, chiến lược Marketing online và các giải pháp đột phá cho ngành du lịch trong kỷ nguyên mới. 

Với sứ mệnh tạo nên các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng, VIVAS tập trung vào nghiên cứu và phát triển các sản phẩm phù hợp với xu thế chuyển đổi số hiện nay. Trong những năm qua, VIVAS đã khẳng định được vị thế của mình qua việc cung cấp các giải pháp toàn diện như giải pháp quản trị nội bộ Travelopia – dành riêng cho doanh nghiệp lữ hành, giải pháp WiFi Marketing – ConnectX, SMS Brandname và Gamification,…

Để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số ngày càng cao, VIVAS không ngừng nâng cao chất lượng và phát triển nhiều giải pháp mới mẻ và toàn diện. Sau đây là những sản phẩm và dịch vụ giải pháp được VIVAS nghiên cứu và phát triển dành cho các doanh nghiệp du lịch:

2.1. Travelopia – Giải pháp quản trị nội bộ cho doanh nghiệp lữ hành

Travelopia là sản phẩm chủ lực của VIVAS dành cho ngành du lịch. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và các tính năng đa dạng đáp ứng đầy đủ 2 nhóm tính năng của một công cụ quản lý kinh doanh du lịch lữ hành, đó là nghiệp vụ thương mại và nghiệp vụ du lịch. Travelopia giúp các doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh một cách hiệu quả, từ khâu lên kế hoạch tour, quản lý khách hàng, đặt dịch vụ, đến thanh toán và chăm sóc khách hàng sau chuyến đi. Nhờ đó các doanh nghiệp lữ hành có thể nắm bắt chính xác dữ liệu khách hàng, quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và dịch vụ, từ đó giảm thiểu sai sót và chi phí. Đây là giải pháp được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp trong ngành, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho cả người quản lý và nhân viên.

2.2. SMS Brandname, Zalo ZNS:

Với tính năng truyền tải thông điệp thương hiệu qua tin nhắn, SMS Brandname, Zalo ZNS giúp doanh nghiệp lữ hành giữ liên lạc với khách hàng một cách chuyên nghiệp và gần gũi. Đây là kênh truyền thông và chăm sóc khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp lữ hành. Đặc biệt khi kết hợp với giải pháp Travelopia, doanh nghiệp có thể gửi xây dựng nhiều loại kịch bản chăm sóc khách hàng và tạo chiến dịch theo từng giai đoạn của quy trình bán hàng.

2.3. WiFi Marketing – ConnectX:

Với xu hướng số hóa, WiFi Marketing không còn là khái niệm mới, nhưng lại là công cụ quan trọng trong việc kết nối với khách hàng. VIVAS tích hợp đa dạng các kịch bản marketing khác nhau tùy theo nhu cầu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo dựng những trải nghiệm thú vị cho khách hàng ngay khi họ truy cập mạng Internet, đồng thời nhận được những dữ liệu quý báu để tiến hành triển khai những chiến dịch quảng bá, kích cầu, tri ân khác như thu thập thông tin khách hàng qua form khảo sát, thu thập hành vi khách hàng thông qua truy cập WiFi miễn phí, từ đó phân tập khách hàng và triển khai các chiến dịch cụ thể với đối tượng phù hợp.

Đặc biệt giải pháp này rất phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, resort v.v nhờ một số kịch bản như khảo sát ý kiến của khách hàng ngay sau khi dùng bữa, quảng cáo, khuyến mãi, bán chéo các thương hiệu trong cùng một hệ thống… giúp tăng trải nghiệm của khách hàng và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại, gắn bó với thương hiệu hơn.

3. Lợi ích của các giải pháp công nghệ VIVAS trong ngành du lịch

Việc triển khai các giải pháp công nghệ từ VIVAS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn mà còn hỗ trợ trong việc gia tăng mức độ tương tác và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Các công cụ như Travelopia hay ZNS, SMS Brandname giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và quản lý thông tin khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng hiệu quả kinh doanh.

Đặc biệt, VIVAS cam kết giúp doanh nghiệp lữ hành giảm thiểu chi phí đầu tư, nâng cao lợi nhuận bằng cách cung cấp các giải pháp toàn diện, dễ dàng tích hợp và phù hợp với nhu cầu thực tế của ngành. Nhờ đó, các doanh nghiệp du lịch có thể tiếp cận các công cụ quản trị số mà không phải đầu tư quá nhiều vào nguồn lực hay cơ sở hạ tầng.

Là đối tác chiến lược cho nhiều doanh nghiệp, VIVAS cam kết không ngừng nghiên cứu và phát triển các sản phẩm công nghệ tiên tiến nhằm hỗ trợ ngành du lịch. Chúng tôi tin rằng, với những công cụ số hóa được tùy chỉnh và thiết kế riêng cho ngành du lịch, VIVAS sẽ góp phần giúp doanh nghiệp lữ hành phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong kỷ nguyên số.

4. Đồng hành cùng Workshop “Chiến lược marketing online & phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành” với vai trò Nhà tài trợ Kim Cương

Tại workshop “Chiến lược marketing online & phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành” do HUTC tổ chức, VIVAS hân hạnh đồng hành cùng các doanh nghiệp du lịch Việt Nam với vai trò là Nhà tài trợ Kim Cương. Đây là cơ hội lớn để VIVAS chia sẻ về kinh nghiệm chuyển đổi số và sử dụng phần mềm vận hành kinh doanh du lịch lữ hành. Thông qua sự kiện này, VIVAS mong muốn mang đến những chia sẻ thiết thực, hỗ trợ các doanh nghiệp lữ hành chuyển đổi số hiệu quả, thành công và tiết kiệm.

1. Trước khi triển khai phần mềm du lịch

Trước khi tiến hành triển khai phần mềm du lịch, doanh nghiệp cần có những sự chuẩn bị căn bản để đảm bảo rằng quá trình này diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu mong muốn. Sự chuẩn bị không chỉ bao gồm việc đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp, mà còn cần tạo động lực cho nhân viên nhằm đón nhận công nghệ mới.

1.1. Xóa bỏ nỗi sợ chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số thường mang đến nhiều lo ngại cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những người làm trong lĩnh vực truyền thống như du lịch. Thay đổi cách thức làm việc, thay thế những phương pháp thủ công đã tồn tại lâu đời bằng công nghệ mới có thể khiến nhiều người cảm thấy bất an.

Để xóa bỏ nỗi sợ này, lãnh đạo doanh nghiệp cần đóng vai trò tiên phong trong việc trải nghiệm các giải pháp số hóa. Khi lãnh đạo tự mình trải nghiệm và hiểu rõ những lợi ích mà phần mềm mang lại, họ có thể truyền cảm hứng cho nhân viên. Việc nhấn mạnh vào lợi ích của phần mềm, như giảm bớt công việc thủ công và tăng hiệu suất làm việc, sẽ giúp mọi người dễ dàng chấp nhận sự chuyển đổi này hơn.

Ngoài ra, tổ chức các buổi hội thảo hoặc chương trình đào tạo về chuyển đổi số cũng là cách hữu hiệu để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công nghệ và cách nó có thể hỗ trợ họ trong công việc.

1.2. Đánh giá hoạt động của doanh nghiệp

Việc đánh giá hoạt động hiện tại của doanh nghiệp là điều cần thiết để nhận diện rõ ràng vấn đề mà phần mềm sẽ giải quyết. Điều này không chỉ giúp xác định điểm yếu mà còn làm nổi bật những cơ hội tiềm năng cho cải cách.

Doanh nghiệp nên tập trung vào việc quản lý dữ liệu, quy trình làm việc và khả năng báo cáo. Các câu hỏi như “Chúng ta đang gặp khó khăn gì trong việc quản lý thông tin?” hay “Quá trình nào tốn thời gian và tài nguyên nhất?” sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu cần có của phần mềm.

Việc đánh giá này có thể được thực hiện thông qua khảo sát ý kiến nhân viên, phỏng vấn trực tiếp hoặc phân tích dữ liệu nội bộ hiện có. Bằng cách thu thập và phân tích các thông tin này, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về thực trạng mà mình đang đối mặt.

1.3. Xác định mục đích và lên kế hoạch

Sau khi đã đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, việc xác định mục đích và lên kế hoạch sẽ giúp định hình rõ ràng hơn cho quá trình triển khai phần mềm. Doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cụ thể mà mình muốn đạt được thông qua việc sử dụng phần mềm.

Mục tiêu này có thể là cải thiện quy trình làm việc, nâng cao trải nghiệm khách hàng hoặc tối ưu hóa chi phí vận hành. Đồng thời, xác định đối tượng sử dụng phần mềm cũng rất quan trọng. Ai sẽ là người sử dụng phần mềm? Họ cần những tính năng gì để phục vụ công việc của mình?

Khi đã có được chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp có thể bắt đầu lên kế hoạch chi tiết cho việc triển khai, từ việc lựa chọn phần mềm đến thời gian và nguồn lực cần thiết.

1.4. Dự tính chi phí và lập ngân sách

Một trong những yếu tố không thể thiếu trong quy trình chuẩn bị là dự tính chi phí và lập ngân sách cho việc triển khai phần mềm. Chi phí không chỉ bao gồm giá mua phần mềm mà còn các khoản chi phí liên quan đến setup, tư vấn và đào tạo.

Doanh nghiệp cần có kế hoạch tài chính rõ ràng để tránh tình trạng vượt quá ngân sách trong quá trình triển khai. Việc phân bổ ngân sách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả sau khi triển khai.

1.5. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm du lịch

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm là bước đi quyết định đến thành công của toàn bộ quy trình triển khai. Một nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và cam kết hỗ trợ tốt sẽ góp phần lớn vào việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.

Doanh nghiệp nên so sánh các mức giá, tính năng đáp ứng nhu cầu, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và hỗ trợ khách hàng từ các đơn vị cung cấp khác nhau. Việc tìm kiếm đánh giá và phản hồi từ các khách hàng trước đó cũng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

2. Quy trình triển khai phần mềm du lịch Travelopia

Khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp có thể bắt đầu tiến hành triển khai phần mềm du lịch Travelopia. Qua từng bước trong quy trình triển khai, doanh nghiệp sẽ nhận thấy sự cải thiện rõ rệt trong hoạt động và hiệu quả kinh doanh.

2.1. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai là tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thu thập thông tin chi tiết về các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, những biểu mẫu, quy trình làm việc hiện tại và số lượng người dùng sẽ tham gia vào hệ thống.

Việc tìm hiểu này không chỉ hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình triển khai mà còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường và nhu cầu thực sự của khách hàng. Mặt khác, việc trao đổi và lắng nghe ý kiến của khách hàng cũng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và đáng tin cậy giữa hai bên.

2.2. Yêu cầu thông tin

Sau khi đã xác định được nhu cầu của khách hàng, bước tiếp theo là yêu cầu thông tin cần thiết để tiến hành triển khai phần mềm. Doanh nghiệp sẽ cần cung cấp logo của mình, danh sách người dùng dự kiến và các thông tin liên quan khác.

Điều này không chỉ giúp quá trình cài đặt phần mềm nhanh chóng hơn mà còn đảm bảo rằng các thông tin trên hệ thống được đồng bộ và chính xác ngay từ đầu. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ là yếu tố then chốt để quy trình này diễn ra thuận lợi.

2.3. Tiến hành cài đặt

Khi đã nắm được đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể tiến hành cài đặt hệ thống. Quá trình này bao gồm cấu hình các thông tin chung như logo, thông tin doanh nghiệp, và các thông tin khác tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.

Việc cài đặt cần được thực hiện bởi các chuyên gia am hiểu về phần mềm để đảm bảo rằng toàn bộ hệ thống được hoạt động trơn tru và không xảy ra lỗi. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần theo dõi chặt chẽ tiến độ cài đặt và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu có.

2.4. Bàn giao hệ thống

Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, bước tiếp theo là bàn giao hệ thống cho doanh nghiệp. Giai đoạn này cực kỳ quan trọng vì nó đánh dấu sự chuyển giao quyền sở hữu và quản lý hệ thống từ đơn vị cung cấp phần mềm sang doanh nghiệp.

Trong quá trình bàn giao, doanh nghiệp sẽ được cung cấp đường link truy cập, tài khoản, mật khẩu và các thông tin hướng dẫn cần thiết khác. Cần đảm bảo rằng tất cả các thông tin đều chính xác và rõ ràng để nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống.

2.5. Đào tạo và chuyển giao phần mềm

Một phần không thể thiếu trong quy trình triển khai phần mềm du lịch là đào tạo và chuyển giao cho người dùng cuối. Doanh nghiệp cần phải có tài liệu hướng dẫn, video hướng dẫn để giúp nhân viên làm quen với phần mềm.

Đào tạo có thể được thực hiện trực tiếp hoặc online, tuỳ thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp. Quan trọng hơn cả là phải đảm bảo rằng mọi người đều nắm vững cách sử dụng phần mềm và có thể thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng.

2.6. Hỗ trợ trong khâu vận hành

Cuối cùng, việc có hỗ trợ trong quá trình vận hành phần mềm cũng rất cần thiết để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ sau khi triển khai. Doanh nghiệp nên có một đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng trợ giúp qua email, điện thoại hoặc các kênh hỗ trợ trên phần mềm.

Thời gian phản hồi nhanh chóng (trong vòng 24 giờ) sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời, từ đó duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn bảo vệ uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

3. Case Study Neworld Travel

Được thành lập bởi những người có bề dày kinh nghiệm trên 20 năm trong lĩnh vực Du lịch – Lữ hành trong nước và quốc tế, Neworld travel luôn là địa chỉ uy tín, tin cậy mang lại cảm xúc thăng hoa cho khách du lịch trên mỗi hành trình tour.

Bên cạnh sự phát triển nhanh chóng, công ty cũng đối mặt với không ít các vấn đề về quản trị và vận hành. Dù đã thử trải nghiệm 1 thời gian với các phần mềm quản trị du lịch khác nhưng vẫn không thật sự phù hợp với quy trình làm việc tại Neworld Travel.

Những khó khăn của Neworld Travel trước khi dùng Travelopia là gì?

• Chưa có công cụ hỗ trợ chăm sóc và quản lý khách hàng khiến DN bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh
• Có lượng data khách hàng lớn nhưng chưa biết khai thác và triển khai

Sau khi dùng thử Travelopia miễn phí 2 tháng, Neworld Travel đã quyết định chuyển sang hẳn sang Travelopia sau 3 năm dùng sản phẩm quản trị du lịch khác bởi giao diện dễ sử dụng và những tính năng ưu việt khắc phục được các vấn đề hiện hữu của doanh nghiệp

• Quản lý thông tin, lịch sử giao dịch, dễ dàng lọc, phân loại và phân nhóm khách hàng theo từng nhu cầu chi tiết nhất.
• Khai thác triệt để data bằng cách tạo chiến dịch gửi email marketing theo lịch hoặc theo sự kiện.

Kết luận

Travelopia không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu công việc của Sale, Điều hành và Quản lý mà còn hỗ trợ Kế toán cập nhật tình hình thanh toán và quản lý công nợ chỉ qua màn hình nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả và tính chính xác lên tới 99,9% so với phương pháp thủ công trước đây:

• Tính toán công nợ tự động: Phần mềm hỗ trợ tự động tính toán số tiền phải thu, chi với khách hàng và nhà cung cấp một cách chính xác.
• Hiển thị thời gian thanh toán rõ ràng: Thời gian đặt cọc và thời hạn thanh toán cho từng đơn hàng được thống kê rõ ràng, hạn chế tình trạng quá hạn thanh toán.
• Cập nhật trạng thái thanh toán nhanh chóng: Kế toán có thể cập nhật trạng thái thanh toán ngay khi có phát sinh giao dịch trên phần mềm, tiết kiệm thời gian thông báo và rà soát thông tin cho từng bộ phận.

Từ đó kế toán có thể theo dõi sát sao, tránh nhầm lẫn dòng tiền của công ty. Kiểm soát và quản lý công nợ nhà cung cấp, đại lý, khách hàng dễ dàng, khoa học.

Hy vọng rằng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát về quy trình triển khai phần mềm du lịch và giúp bạn đi đúng hướng trong việc áp dụng công nghệ số hóa cho doanh nghiệp của mình.

HUTC Workshop 2024 do CLB lữ hành UNESCO Hà Nội tổ chức với chủ đề “Chiến lược Marketing Online & Phần mềm quản lý kinh doanh du lịch lữ hành”. Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp du lịch gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm, trực tiếp hỏi đáp cùng các chuyên gia trong ngành về xu hướng thị trường, chiến lược Marketing online và các giải pháp đột phá cho ngành du lịch trong kỷ nguyên mới. 

Sự kiện có sự góp mặt của các khách mời đặc biệt bao gồm: Đại diện Cục Du lịch, Đại diện Sở Du lịch Hà Nội, Lãnh đạo & Ban chấp hành CLB lữ hành UNESCO Hà Nội, Đơn vị cung ứng phần mềm vận hành kinh doanh, các đơn vị Báo chí truyền hình đưa tin,… cùng sự tham dự trực tiếp của 200 Doanh nghiệp Hội viên.

Tại sự kiện, Đại diện VIVAS – Đơn vị phát triển sản phẩm Travelopia, với cương vị là Diễn giả khách mời sẽ có phần chia sẻ về các vấn đề đang được quan tâm:

• Các tính năng cần thiết của công cụ quản lý và vận hành kinh doanh du lịch lữ hành
• Khó khăn doanh nghiệp lữ hành thường gặp phải và cách công cụ quản lý sẽ giải quyết 
• Kinh nghiệm chuyển đổi số du lịch hiệu quả

Cũng trong khuôn khổ của buổi Workshop, đội ngũ Travelopia luôn sẵn sàng lắng nghe, trực tiếp hướng dẫn và giải đáp cho doanh nghiệp về các thắc mắc, vướng mắc trong việc sử dụng phần mềm quản trị nội bộ dành cho doanh nghiệp lữ hành.

Nhanh tay đăng ký ngay hôm nay để không bỏ lỡ sự kiện hữu ích dành cho doanh nghiệp du lịch lữ hành! 

Chúng tôi rất mong muốn được gặp gỡ và trao đổi cùng các doanh nghiệp tại buổi Workshop về câu chuyện chuyển đổi số du lịch nói chung và công cụ quản lý, vận hành kinh doanh du lịch lữ hành nói riêng. 

Thông tin sự kiện:

• Thời gian: 13h30 – 17h30 ngày 8/11/2024
• Hình thức: Trực tiếp 
• Địa điểm: Hội trường khách sạn Thể thao; số 15 Lê Văn Thiêm, Thanh Xuân, Hà Nội
• Link đăng ký tham gia: https://forms.gle/AJym6tZ3vjGLe5wz5 

Về cơ bản, sau khi các tour và dịch vụ đã được Sale chốt sẽ được đồng bộ sang mục “Điều hành” để quản lý đặt dịch vụ với bên Nhà cung cấp.

Tính năng Điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia được chia:

1. Quản lý đặt dịch vụ cho các Tour/combo: Là các tour do doanh nghiệp tự tổ chức, tự điều hướng dẫn viên, tự đặt vé máy bay, khách sạn, đưa đón…
2. Quản lý đặt dịch vụ cho các Dịch vụ lẻ
3. Quản lý thông tin hồ sơ đặt Visa

Để có thể “Điều hành” được tour bạn cần tạo “Đơn hàng”

Lưu ý: Đơn hàng đang ở trạng thái “Giữ chỗ” sẽ không được chuyển vào “Điều hành” mà chỉ những đơn hàng đã “Xác nhận thanh toán” hoặc “Đặt cọc” mới có thể tiếp tục đặt dịch vụ.

Theo luồng: Tạo sản phẩm/Tour -> Tạo đơn hàng -> Điều hành (thêm dịch vụ, đặt dịch vụ)

1. Quản lý đặt dịch vụ Tour/Combo

Nghiệp vụ áp dụng đối với các tour do doanh nghiệp tổ chức và điều hành thông thường có gồm cả nghiệp vụ có liên quan đến điều tour cho hướng dẫn viên.

Tất cả các tour khi Sale chốt sẽ được tạo thông qua “Sản phẩm/Tour” gồm Tour lẻ/Combo, Tour Đoàn, Dịch vụ Lẻ và Visa. Sau khi tính giá và thêm các dịch vụ mua thêm. Sau đó, Sale sẽ Tạo đơn hàng ở “Đơn hàng” và chuyển yêu cầu tới người điều hành sẽ vào tính năng “Điều hành” để chọn lọc và theo dõi tình trạng đặt tour, đặt dịch vụ. Từ đó nắm được tour nào cần ưu tiên xử lý trước, dịch vụ nào cần đặt đúng hạn và trạng thái của từng tour.

Các trạng thái của Tour/Combo gồm có:

• Chưa đặt dịch vụ: Đã tạo sản phẩm Tour/Combo, đã tạo đơn hàng tuy nhiên chưa tiến hành đặt dịch vụ.
• Đang thực hiện: Người điều hành đang trong quá trình tiến hành đặt các dịch vụ của tour
• Hoàn thành: Đã hoàn thành công việc đặt dịch vụ

Lưu ý: các trạng thái này là trạng thái của tour. Cần phân biệt với trạng thái của từng dịch vụ trong tour. gồm có: Chưa đặt dịch vụ, đã đặt dịch vụ, Chờ đặt cọc, chờ thanh toán. Chỉ khi các dịch vụ lẻ của tour đều ở trạng thái Đã đặt dịch vụ thì trạng thái ở Quản lý đặt dịch vụ mới hiển thị là Hoàn thành. Xem thêm ảnh ở dưới.

Phần này áp dụng đối với các tour ghép khách lẻ (gom các nhóm lẻ thành 1 tour) và tour đoàn riêng. Đây là các tour du lịch mà công ty tự tổ chức và đặt dịch vụ với các nhà cung cấp và tự điều hướng dẫn viên.

Phần điều hành tour cho Tour lẻ/Combo và Tour đoàn bạn sẽ xử lý các nghiệp vụ về đặt dịch vụ với nhà cung cấp, dịch vụ mua thêm, chọn hướng dẫn viên, điều tour cho hướng dẫn viên.

Các bước nghiệp vụ của Điều hành tour gồm có:

• Bước 1: Nhận điều hành, cập nhật các thông tin về thời gian, địa điểm đón, bổ sung các dịch vụ (nếu có)_tiến hành đặt dịch vụ, chọn Hướng dẫn viên
• Bước 2: Ấn chọn “Điều tour”
• Bước 3: Điều tour: Nhập bảng thông tin điều tour cho hướng dẫn viên gồm có thông tin điều hành, thông tin biển đón đoàn, thông tin hướng dẫn viên có đính kèm lịch trình tour. Nhập các thông tin liên hệ của dịch vụ đã đặt(ví dụ như khách sạn sẽ có thông tin liên hệ với lễ tân, người đón…)

Để tiến hành cập nhật dịch vụ bạn chỉ cần click chuột vào Tour hiển thị.

Quản lý đặt dịch vụ lẻ

Các thao tác tương tự với quản lý đặt dịch vụ Tour/Combo.

• Bước 1: Tạo Sản phẩm Dịch vụ lẻ gồm có: Vé máy bay, Khách sạn, Nhà hàng, Ô tô, Tàu hoả, Hướng dẫn viên, Landtour, Dịch vụ khác…
• Bước 2: Tạo Đơn hàng Dịch vụ lẻ
• Bước 3: Vào “Điều hành” chọn Dịch vụ lẻ để tiến hành đặt dịch vụ lẻ

Dịch vụ lẻ được áp dụng với: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt combo du lịch, Visa, mua vé tàu xe, thuê xe du lịch.

Khi tạo “Đơn hàng” thì trạng thái của đơn hàng hiển thị là “Giữ chỗ”

Khi tiến hành đặt thì trạng thái ở phần Quản lý đặt dịch vụ lẻ sẽ chuyển từ “Chờ đặt dịch vụ” sang “Đang thực hiện”.

Nếu đã đặt xong dịch vụ lẻ, Trạng thái sẽ chuyển từ “Đang thực hiện” sang “Chờ đặt cọc” và “Hoàn thành” khi đã đặt cọc xong.

Quản lý đặt dịch vụ Visa

Về flow nghiệp vụ cũng tương tự như đặt tour/combo và dịch vụ lẻ. Điều này sẽ làm người điều hành dễ dàng thao tác hơn khi đã năm được quy trình.

Bước 1: Tạo/Thêm mới sản phẩm Visa

Bước 2: Thiết lập bảng tính giá, Nhập “Chi tiết dịch vụ” gồm có: chọn Nhà cung cấp dịch vụ, Nhập nội dung, Đơn giá Visa.

Bước 3: Phần mềm sẽ tự động tính toán lợi nhuận và giá bán sau khi bạn nhập Hoa hồng.

Bước 4: Tạo đơn hàng dịch vụ Visa ở mục “Đơn hàng” và nhập các thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, thông tin thanh toán.

Lưu ý: Khi này VISA vẫn chưa hiển thị ở mục “Điều hành” mà cần phải xác nhận thanh toán ở mục “Kế toán” do cần phải xác nhận đặt cọc hoặc thanh toán thì mới có thể đặt dịch vụ. Nếu khách hàng chuyển đủ tiền đặt cọc và Sale nhận đủ tiền thì trạng thái sẽ tự động chuyển sang “Đã thanh toán”

Nhập các thông tin ngày đặt cọc thu, chi, số tiền và chứng từ đi kèm.

Bước 5: Vào mục quản lý đặt dịch vụ VISA để xem chi tiết và đặt dịch vụ.

Tổng hợp về tính năng điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia

Tóm lại, tính năng Điều hành của phần mềm quản lý du lịch Travelopia giúp người điều hành tiết kiệm thời gian, tài nguyên cho doanh nghiệp. Mọi công việc đều được thực hiện theo đúng theo quy trình đã đề ra, người thực hiện chỉ cần theo từng bước nên không gây nhầm lẫn, bỏ sót thông tin. Hệ thống cũng cho phép truy xuất và theo dõi thông tin dễ dàng giúp cho việc quyết định được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn. Nếu mọi quy trình vận hành của hệ thống được chuẩn hoá giúp cho doanh nghiệp lữ hành có thể cải thiện được chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Với tính năng quản lý tour của phần mềm quản lý du lịch Travelopia giúp cho việc tổ chức và quản lý thông tin tour trở nên dễ dàng hơn và tối ưu hơn. Qua tính năng này, doanh nghiệp lữ hành có thể lưu trữ các thông tin về tour đang cung cấp và các thông tin chi tiết tour như: lịch trình, giá tour, chính sách và các thông tin về khách hàng. Ngoài ra, người điều hành tour có thể cập nhật và chỉnh sửa các thông tin dễ dàng khi có sự thay đổi.

Trước hết, Sản phẩm du lịch ở đây được định nghĩa gồm có: Tour lẻ/Combo du lịch, Dịch vụ lẻ và Tour đoàn.

Một số khái niệm cần nắm được đó là:

1. Tour lẻ/Combo du lịch là gì?

Tour lẻ là loại hình tour linh hoạt khởi hành từ các thành phố lớn với điểm đến là các khu du lịch ở khu vực lân cận. Khác với tour du lịch truyền thống sẽ đi theo một tour đã được lên lịch trình sẵn, cố định điểm đến, nhà hàng ăn, địa điểm vui chơi khá gò bó.

Với tour lẻ bạn hoàn toàn có thể tự túc đặt vé máy bay, khách sạn và khi muốn đi tham quan vào ngày nào mới mua tour của ngày đó, các ngày còn lại bạn vẫn hoàn toàn tự do như khách du lịch tự túc.

Ví dụ: Bạn đi từ thành phố Hồ Chí Minh ra Hà Nội sau đó muốn đi Hạ Long thì bạn sẽ mua tour lẻ đi từ Hà Nội – Hạ Long hoặc do thời tiết xấu nên lịch trình thay đổi đi Hà Giang thì mua tour lẻ du lịch Hà Giang chứ không phải cố định điểm đến.

Combo du lịch là gói dịch vụ gồm có vé máy bay (khứ hồi) + phòng khách sạn + hành lý (nếu mua thêm) . Bạn hoàn toàn được chủ động về thời gian địa điểm, vui chơi cũng như lịch trình không hề gò bó. Ngoài việc lựa chọn phòng khách sạn (2 sao, 3 sao, 4 sao, 5 sao) bạn có thể chọn lưu trú thêm mở rộng chuyến du lịch. Ngoài ra khi đặt combo vào cuối tuần, lễ tết hoặc nâng hạng phòng sẽ có những phụ thu đi kèm.

Sở dĩ combo du lịch có giá thành rẻ hơn rất nhiều so với tour trọn gói vì một số lý do:

• Vé máy bay và Phòng khách sạn đặt xa (cách đến lúc đi từ 5 – 7 tháng)
• Vé máy bay đặt vào những lúc thấp điểm (sáng sớm, tối muộn) nên sẽ có nhiều vé giá rẻ
• Vé máy bay thường bay vào các ngày thường không phải các ngày cuối tuần, lẽ tết

Package du lịch là một khái niệm lớn hơn của Combo du lịch với công thức phổ biến là  vé tàu/xe/máy bay + phòng khách sạn  + xe đưa đón + xe di chuyển đến điểm du lịch + vé tham quan. 

Tuỳ vào nhu cầu mà du khách có thể đặt package du lịch để tiết kiệm thời gian hoặc combo du lịch để tiết kiệm chi phí so với việc mua riêng từng loại dịch vụ

Ví dụ: Combo du lịch Hà Nội – Quy Nhơn từ ngày 5-8/8 – đi 6h05 về 17h05 

Giá chỉ: 4.299.000/ người bao gồm vé mb khứ hồi và lưu trú tại ks 2* trong 4n3d

4.899.000/ người bao gồm vé mb khứ hồi và lưu trú tại KS 3* hoặc căn hộ FLC Sea Tower trong 4n3d

2. Dịch vụ lẻ trong lĩnh vực du lịch là gì?

Trong lĩnh vực du lịch lữ hành, Dịch vụ lẻ là tập hợp những sản phẩm được doanh nghiệp lữ hành cung cấp cho du khách có thể lựa chọn và sử dụng tuỳ theo nhu cầu của cá nhân và tour du lịch mà không cần tham gia vào tour trọn gói. Một số dịch vụ lẻ phổ biến được phân loại có trong phần mềm Travelopia như:

• Dịch vụ vận chuyển: Vé máy bay, vé tàu xe (ô tô, tàu hoả), dịch vụ thuê xe tự lái, đưa đón sân bay – khách sạn.
• Dịch vụ lưu trú: Khách sạn, Homestay, nhà nghỉ…
• Dịch vụ ăn uống: Nhà hàng, tour ẩm thực…
• Dịch vụ Hướng dẫn viên du lịch
• Landtour
• Cruise
• Vé thắng cảnh
• Dịch vụ Visa
• Dịch vụ khác…

3. Tour đoàn là gì?

Tour đoàn hay du lịch khách đoàn là tour du lịch có nhiều người tham gia vào chương trình tour để cùng chia sẻ các chi phí khác nhau: chi phí vận chuyển, tham quan, hướng dẫn viên…vì vậy chi phí du lịch cũng được giảm đi khá nhiều so với đi riêng lẻ. Bù lại, bạn lại không có được không gian riêng tư như khi đi tour riêng, lịch trình có phần bị bó buộc, thời gian đến các địa điểm tham quan cũng bị hạn chế phần nào (thậm chí là gượng ép vào các trung tâm mua sắm ngay cả khi không có nhu cầu). Có thể hiểu một cách đơn giản đó là tour đoàn đi theo 1 lịch trình nhất định và không có sự thay đổi linh hoạt.

Theo kinh nghiệm của tôi, tour đoàn thường được các tổ chức, công ty, xí nghiệp đông người tham gia và họ sẽ đưa ra những nhu cầu riêng đối với tour mà họ mong muốn. Sau đó đơn vị lữ hành sẽ tư vấn và lên lichj trình du lịch sao cho hợp lý nhất và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách.

4. Thêm mới Tour lẻ/Combo và Tính giá Tour lẻ/Combo

4.1. Thêm mới

Bước 1: Ở giao diện của tính năng quản lý tour của Travelopia chọn Danh mục Sản phẩm/Tour. Chọn Tour lẻ/Combo. Sau đó Click vào nút “Thêm mới“(như hình)

Bước 2: Nhập liệu các thông tin: Tên tour/combo, loại hình du lịch(nội địa hay quốc tế), Điểm khởi hành, điểm đến, phân loại combo hay là tour, thời gian diễn ra tour, hẹn ngày đặt dịch vụ

*Tính năng hạn đặt dịch vụ: là tính năng ưu việt của phần mềm du lịch Travelopia, nhân viên điều hành sẽ được thông báo nhắc đặt dịch vụ tour/combo đúng ngày, từ đó giảm thiểu các rủi ro khi quên đặt dịch vụ, tránh việc nhỡ thông tin từ Sale và điều hành tour.

Tiếp theo, ở phần Chương trình tour sẽ có  các tuỳ chọn: upload file lịch trình có sẵn hoặc tự thiết kế lịch trình tour. Tính năng “Thiết lập cấu hình web” giúp hỗ trợ soạn thảo lịch trình tour và tải lên website wordpress một cách dễ dàng nhất.

Bước 3: Tạo bảng chiết tính giá tour: tính giá thủ công hoặc tính giá tự động. (lưu ý: khi đã chọn một cách tính giá sẽ không thể chọn lại cho tour/combo đó)

4.2. Tính giá thủ công

Với tính giá thủ công, điều hành tour chỉ cần nhập bảng tính giá theo các ngày khởi hành

Sau khi chọn được chiết tính giá phù hợp, Người điều hành sẽ bắt đầu tính giá bằng cách nhập các thông tin: ngày khởi hành (có thể tách ngày khởi hành thành bảng tính giá mới), số lượng.

Bước tiếp là chọn “Thêm dịch vụ” để bắt đầu tính giá. Các dịch vụ gồm có: Vé máy bay, Khách sạn, Nhà hàng, Ô tô, Tàu hoả, Hướng dẫn viên, Landtour, Cruise, Dịch vụ khác, Vé thắng cảnh…

Bảng chi tiết dịch vụ cần nhập các thông tin về Nhà cung cấp, Nội dung và các thông tin tuỳ theo các dịch vụ đã chọn bên trên

4.3. Tính giá tự động (theo series vé máy bay)

Điều hành sẽ khai báo các loại dịch vụ sử dụng trong tour/combo, hệ thống tự động tạo ra các sản phẩm có ngày theo ngày đi của vé máy bay

Để tạo bảng tính giá, bạn phải nhập báo giá vé máy bay mới có thể tạo bảng tính giá tự động.

Chọn “Thêm báo giá” và chọn “Vé máy bay”

Sau đó nhập các thông tin: Nhà cung cấp và Ngày sử dụng và chọn “Thêm báo giá” và điền các thông tin về Vé máy bay, Code, Số lượng chỗ, Đơn giá, VAT…(có thể chọn thêm báo giá dịch vụ đi kèm nếu có).

Phần mềm sẽ tự động tính tổng giá vốn/khách, người điều hành tiến hành nhập giá bán sẽ báo cho khách hàng, từ đó sẽ tính được hoa hông, lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ thu được trên mỗi khách hàng (có tính theo %)

Bước 4: Nhập dịch vụ mua thêm: Chọn thêm dịch vụ và nhập các thông tin về nhà cung cấp, ngày sử dụng, số lượng dịch vụ, đơn giá…

5. Thêm mới Dịch vụ lẻ và Chiết tính giá tự động dịch vụ lẻ của Travelopia

Bước 1: Thêm mới dịch vụ lẻ. Chọn “Thêm mới” và lựa chọn loại dịch vụ lẻ mà tour cần thêm, tuỳ thuộc vào từng loại dịch vụ mà sẽ có cách tính giá khác nhau.

Bước 2: Bảng chiết tính giá dịch vụ lẻ. Do đặc thù riêng nên mỗi loại dịch vụ đều có cách tính giá khác nhau. Tuy vậy, vẫn có một số thông tin chung mà bạn cần phải nhập để tính giá dịch vụ lẻ như: Nhà cung cấp, Loại vé/Loại phòng, Đơn giá, Số lượng

Khi nhập đầy đủ các thông tin, phần mềm Travelopia sẽ tự động tính toán và hiển thị Giá vốn, Hoa hồng, Giá bán cũng như lợi nhuận và tỉ lệ % so với giá vốn giúp ước tính được lỗ lãi.

6. Thêm mới Tour đoàn và Chiết tính giá tour đoàn

Bước 1: Thêm mới tour đoàn

Với thao tác thêm mới tour đoàn tương tự như tour lẻ/combo. Vào “Tour đoàn” chọn ” Thêm mới” và điền các thông tin cần thiết: Tên tour, Loại hình du lịch (nội địa, quốc tế), Điểm khởi hành, Điểm đến, thời gian.

Về lịch trình tour, người điều hành cần upload file chương trình có sẵn hoặc tự thiết lập lịch trình vào phần mềm.

Bước 2: Tạo bảng tính giá tour đoàn

Nhập số lượng khách trong đoàn.

Chọn “Thiết lập khách hàng” nếu trong tour đoàn có nhiều độ tuổi, loại khách khác nhau. Theo tìm hiểu của tôi thì trong lĩnh vực du lịch thường chia các độ tuổi: trẻ em dưới 2 tuổi, trẻ em 2 đến 12 tuổi, và trẻ em trên 12 tuổi vì có thể sẽ liên quan đến giá vé máy bay, nhà hàng…

Sau đó, chọn “Thêm dịch vụ” và lựa chọn các dịch vụ đi kèm tour đoàn.

Nhập thông tin chi tiết dịch vụ (phần này tương tự với tính giá tour lẻ và tour combo). Sau đó nhập hoa hồng/khách, giá bán/khách phần mềm sẽ tự động tính toán lợi nhuận thu được.

Hoàn thành bước tính giá sẽ ấn “Chốt tour” và nhập Ngày khởi hành , số lượng khách hàng theo độ tuổi như đã thiết lập ở trên kèm số lượng khách và ấn “Xác nhận”.

Dưới đây là màn hình hiển thị sau khi đã tính toán giá thành chi tiết: các thông tin Giá bán, số lượng, thành tiền, dự thu, dự chi, hoa hồng kèm mức lợi nhuận dự kiến được hiển thị đầy đủ và chính xác nhất.

7. Tính năng Quản lý Tour/Combo

Đây là tính năng mà Sale và người điều hành tour có thể nắm bắt và theo dõi trạng thái của toàn bộ chương trình tour/combo/dịch vụ lẻ mà công ty đang thực hiện. Đặc biệt là trạng thái của tour được cập nhật như “hoàn thành” hoặc “nháp” nếu chưa hoàn thành.

Ở màn hình danh sách tour/combo, hay tương tự với màn hình danh sách dịch vụ lẻ, bạn có thể theo dõi một số các thông tin như:

• Tên tour/combo/dịch vụ lẻ
• Loại hình (quốc tế/ nội địa) đối với tour/ combo và loại hình dịch vụ đối với dịch vụ lẻ
• Loại sản phẩm
• Điểm khởi hành và điểm đến
• Ngày tạo và ngày cập nhật
• Trạng thái sản phẩm

Để xem chi tiết tour/ combo, bạn chỉ cần click chuột vào tour/combo, hệ thống sẽ xuất hiện các thông tin chi tiết về lịch trình tour, những dịch vụ bao gồm cũng như giá vốn và giá bán của chương trình.

8. Tổng kết

Tính năng quản lý tour của phần mềm Travelopia là một công cụ rất quan trọng góp phần giúp cho doanh nghiệp du lịch lữ hành có thể tổ chức và quản lý tour một cách hiệu quả và thuận tiện nhất. Tính năng này cung cấp nhiều giải pháp về quản lý thông tin tour, quản lý khách hàng, quản lý dịch vụ lẻ, quản lý bảng tính giá tour, tính toán lợi nhuận, hoa hồng chi tiết.

Việc sử dụng tính năng quản lý tour của phần mềm du lịch sẽ giúp cho doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh lớn và phát triển trong ngành du lịch lữ hành.

Hiện nay, ở các công ty du lịch lữ hành vẫn thường sử dụng các file Excel để tiện cho việc quản lý và lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, với số lượng dữ liệu ngày càng nhiều theo thời gian thì Excel khó có thể quản lý được (nhất là khi nếu dữ liệu lên tới 1 triệu dòng sẽ gây lỗi phần mềm) dẫn đến tình trạng tốn kém về thời gian. Với tính năng “Quản lý Đơn hàng” giúp cho bạn quản lý tốt nghiệp vụ “Tạo báo giá và gửi phiếu đăng ký dịch vụ du lịch” cho khách hàng.

1. Đơn hàng

Khi nhận được “Yêu cầu đâng ký dịch vụ du lịch” từ phía khách hàng (từ các kênh Facebook, Zalo, SĐT…) của các chức năng Hội thoại, Tương tác website. Nhân viên Sales sẽ tư vấn và tạo đơn hàng (báo giá). Với chức năng thêm mới đơn hàng đơn giản từ Travelopia, nhân viên Sales chỉ cần điền đầy đủ thông tin của khách hàng (Tour/Combo hoặc Dịch vụ lẻ).

Nhân viên Sales chỉ cần nhập thông tin khách hàng, nhập tìm kiếm landtour, nhập số lượng người lớn trẻ em, dịch vụ mua thêm…Hệ thống sẽ tự động tính toán giá, tổng giá trị đơn hàng, nếu khách hàng đã đặt cọc sẽ khấu trừ để ra số tiền phải thanh toán.

Đặc biệt, Travelopia có thêm tính năng chọn ngày nhắc nhở thanh toán khi đến hạn qua hình thức hiển thị thông báo ở phần mềm hoặc tự động gửi email nhắc nhở.

Sau khi đã hoàn thành xong việc tạo đơn hàng, nhân viên Sale đã có thể gửi Hợp đồng/Phiếu đăng ký dịch vụ du lịch cho khách hàng qua Email để xác nhận lại thông tin khách, xác nhận tour tham gia, số tiền đã thanh toán. Từ đó giúp khách hàng chủ động nắm bắt thông tin chính xác về chuyến đi của mình.

Chú ý: Đơn hàng chỉ áp dụng đối với Tour lẻ/ Combo và dịch vụ lẻ. Đối với Tour đoàn, tour ghép sẽ tạo ở phần riêng để tránh nhầm lẫn cho người điều hành

2. Tạo mới đơn hàng

Đơn hàng (còn được gọi là booking) là “trái tim” của hệ thống quản lý tour du lịch, giúp bạn có thể quản lý chi tiết những dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, thông tin liên hệ và cả chi tiết thanh toán của từng booking. Dưới đây, tôi xin chia sẻ cách tạo mới đơn hàng áp dụng chung cho cả Tour/Combo và dịch vụ lẻ.

Các loại sản phẩm mà Sales có thể tạo ở phần Tạo đơn hàng:

• Tour du lịch
• Landtour
• Combo du lịch
• Khách sạn
• Vé máy bay
• Thuê xe du lịch
• Vé tham quan
• Dịch vụ Visa

Bước 1: Tạo mới đơn hàng (chọn Tour/Combo hoặc dịch vụ lẻ)

Bước 2: Nhập thông tin khách hàng

• Khi nhập số điện thoại khách hàng nếu khách đã sử dụng dịch vụ sẽ hiển thị tên khách hàng kèm số điện thoại đã có trong database. Sẽ tự động điền dữ liệu vào các trường thông tin.
• Nếu khách hàng mới thì Sale sẽ nhập lại toàn bộ thông tin
• Có thể kèm danh sách hành khách (có file mẫu để tải xuống) hoặc nhập thông tin từng khách hàng.

Bước 3: Tìm kiếm/Nhập thông tin sản phẩm vào đơn hàng

• Chỉ cần nhập tên tour và ấn tìm kiếm sẽ hiện ra danh sách các tour liên quan, bạn chỉ cần Click chọn tour mà khách hàng quan tâm
• Các thông tin như Giá bán/khách, Ngày khởi hành, Ngày kết thúc sẽ hiển thị theo tour mà bạn chọn.

Bước 4: Nhập thông tin thanh toán

• Những thông tin về số lượng người lớn, trẻ em (kèm độ tuổi), Dịch vụ mua thêm (nếu có), Mã giảm giá (nếu có)…Phần mềm Travelopia sẽ tự động tính tổng giá trị đơn hàng dựa vào các thông tin mà người dùng nhập.
• Bên cạnh là cột “Hình thức thanh toán” sẽ có nhiều phương thức thanh toán từ khách hàng: chuyển khoản, tiền mặt và Chuyển khoản và nộp trực tiếp. khách hàng có lấy hoá đơn hay không? Số tiền đã đặt cọc là bao nhiêu? vào ngày nào? Số tiền khách hàng phải thanh toán là bao nhiêu? vào ngày nào?
• Đặc biệt, tính năng nhắc nhở thanh toán tới khách hàng (bằng cách gửi mail) và nhắc nhờ người điều hành đến hạn khách hàng thanh toán (hiện noti trên phần mềm).

3. Luồng xử lý đơn hàng tour du lịch của phần mềm Travelopia

4. Danh sách đơn hàng

Đây là nơi mà người quản lý có thể nắm bắt và theo dõi trạng thái của toàn bộ đơn hàng mà công ty đang thực hiện.

Danh sách đơn hàng có thể được phân quyền cho nhân viên Sale và nhân viên điều hành giúp cho:

• Người quản lý, BGĐ có thể nhìn thấy đơn hàng của mọi nhân viên sau khi chia lead cho từng người.
• Ở tài khoản cấp độ nhân viên chi nhìn thấy và theo dõi được đơn hàng của mình

Ở màn hình Danh sách đơn hàng bạn có thể nhìn được tổng quan:

• Trạng thái đơn hàng: Đã thanh toán, Đã đặt cọc (nếu khách đã chốt) và Đã huỷ (Nếu khách huỷ)
• Tổng số tiền khách đã đặt cọc và số tiền khách phải thanh toán
• Chi tiết tour và dịch vụ mà khách hàng đặt
• Tên tour lẻ/Combo và dịch vụ lẻ.
• Phân loại sản phẩm: Tour lẻ, Combo, Dịch vụ lẻ, Tour đoàn…

Ngoài ra bạn có thể sử dụng bộ lọc sẵn có của phần mềm để tìm nhanh các đơn hàng.

Để xem chi tiết đơn hàng, bạn chỉ cần click chuột vào đơn hàng sẽ xuất hiện các thông tin chi tiết về khách hàng (đối tượng khách hàng cá nhân, công ty, đại lý, CTV…)

5. Tổng kết

Bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống đơn hàng và luồng xử lý đơn hàng của Travelopia. Hệ thống này được thiết kế để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình, giúp tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Hệ thống vận hành dựa trên cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép theo dõi và quản lý đơn hàng một cách dễ dàng. Các chức năng chính của hệ thống bao gồm: tiếp nhận đơn hàng, xác minh thông tin, xử lý thanh toán, giao hàng, và hỗ trợ khách hàng.

Luồng xử lý đơn hàng được tối ưu hóa để đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Hệ thống được tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý kho hàng và hệ thống giao hàng, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu lỗi. Travelopia cam kết tiếp tục cải thiện hệ thống này để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Bài tiếp theo mà Travelopia dự định giới thiệu tới bạn là về chức năng “Điều hành” với nội dung chính về “Quy trình Điều hành tour và Quy trình điều hành các dịch vụ lẻ“. Hãy theo dõi tại đây nhé!