Mục lục bài viết
Tiếp nối bài trước với chủ đề “Lead và quy trình xử lý lead của phần mềm quản lý du lịch” Bài tiếp theo trong “Serie :Sử dụng phần mềm Travelopia” chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn về Đơn hàng và luồng xử lý đơn hàng của phần mềm quản lý du lịch Travelopia. Hãy theo dõi nhé!
Hiện nay, ở các công ty du lịch lữ hành vẫn thường sử dụng các file Excel để tiện cho việc quản lý và lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, với số lượng dữ liệu ngày càng nhiều theo thời gian thì Excel khó có thể quản lý được (nhất là khi nếu dữ liệu lên tới 1 triệu dòng sẽ gây lỗi phần mềm) dẫn đến tình trạng tốn kém về thời gian. Với tính năng “Quản lý Đơn hàng” giúp cho bạn quản lý tốt nghiệp vụ “Tạo báo giá và gửi phiếu đăng ký dịch vụ du lịch” cho khách hàng.
1. Đơn hàng
Khi nhận được “Yêu cầu đâng ký dịch vụ du lịch” từ phía khách hàng (từ các kênh Facebook, Zalo, SĐT…) của các chức năng Hội thoại, Tương tác website. Nhân viên Sales sẽ tư vấn và tạo đơn hàng (báo giá). Với chức năng thêm mới đơn hàng đơn giản từ Travelopia, nhân viên Sales chỉ cần điền đầy đủ thông tin của khách hàng (Tour/Combo hoặc Dịch vụ lẻ).
Nhân viên Sales chỉ cần nhập thông tin khách hàng, nhập tìm kiếm landtour, nhập số lượng người lớn trẻ em, dịch vụ mua thêm…Hệ thống sẽ tự động tính toán giá, tổng giá trị đơn hàng, nếu khách hàng đã đặt cọc sẽ khấu trừ để ra số tiền phải thanh toán.
Đặc biệt, Travelopia có thêm tính năng chọn ngày nhắc nhở thanh toán khi đến hạn qua hình thức hiển thị thông báo ở phần mềm hoặc tự động gửi email nhắc nhở.
Sau khi đã hoàn thành xong việc tạo đơn hàng, nhân viên Sale đã có thể gửi Hợp đồng/Phiếu đăng ký dịch vụ du lịch cho khách hàng qua Email để xác nhận lại thông tin khách, xác nhận tour tham gia, số tiền đã thanh toán. Từ đó giúp khách hàng chủ động nắm bắt thông tin chính xác về chuyến đi của mình.
Chú ý: Đơn hàng chỉ áp dụng đối với Tour lẻ/ Combo và dịch vụ lẻ. Đối với Tour đoàn, tour ghép sẽ tạo ở phần riêng để tránh nhầm lẫn cho người điều hành
2. Tạo mới đơn hàng
Đơn hàng (còn được gọi là booking) là “trái tim” của hệ thống quản lý tour du lịch, giúp bạn có thể quản lý chi tiết những dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, thông tin liên hệ và cả chi tiết thanh toán của từng booking. Dưới đây, tôi xin chia sẻ cách tạo mới đơn hàng áp dụng chung cho cả Tour/Combo và dịch vụ lẻ.
Các loại sản phẩm mà Sales có thể tạo ở phần Tạo đơn hàng:
- Tour du lịch
- Landtour
- Combo du lịch
- Khách sạn
- Vé máy bay
- Thuê xe du lịch
- Vé tham quan
- Dịch vụ Visa
Bước 1: Tạo mới đơn hàng (chọn Tour/Combo hoặc dịch vụ lẻ)
Bước 2: Nhập thông tin khách hàng
- Khi nhập số điện thoại khách hàng nếu khách đã sử dụng dịch vụ sẽ hiển thị tên khách hàng kèm số điện thoại đã có trong database. Sẽ tự động điền dữ liệu vào các trường thông tin.
- Nếu khách hàng mới thì Sale sẽ nhập lại toàn bộ thông tin
- Có thể kèm danh sách hành khách (có file mẫu để tải xuống) hoặc nhập thông tin từng khách hàng.
Bước 3: Tìm kiếm/Nhập thông tin sản phẩm vào đơn hàng
- Chỉ cần nhập tên tour và ấn tìm kiếm sẽ hiện ra danh sách các tour liên quan, bạn chỉ cần Click chọn tour mà khách hàng quan tâm
- Các thông tin như Giá bán/khách, Ngày khởi hành, Ngày kết thúc sẽ hiển thị theo tour mà bạn chọn.
Bước 4: Nhập thông tin thanh toán
- Những thông tin về số lượng người lớn, trẻ em (kèm độ tuổi), Dịch vụ mua thêm (nếu có), Mã giảm giá (nếu có)…Phần mềm Travelopia sẽ tự động tính tổng giá trị đơn hàng dựa vào các thông tin mà người dùng nhập.
- Bên cạnh là cột “Hình thức thanh toán” sẽ có nhiều phương thức thanh toán từ khách hàng: chuyển khoản, tiền mặt và Chuyển khoản và nộp trực tiếp. khách hàng có lấy hoá đơn hay không? Số tiền đã đặt cọc là bao nhiêu? vào ngày nào? Số tiền khách hàng phải thanh toán là bao nhiêu? vào ngày nào?
- Đặc biệt, tính năng nhắc nhở thanh toán tới khách hàng (bằng cách gửi mail) và nhắc nhờ người điều hành đến hạn khách hàng thanh toán (hiện noti trên phần mềm).
3. Luồng xử lý đơn hàng tour du lịch của phần mềm Travelopia
4. Danh sách đơn hàng
Đây là nơi mà người quản lý có thể nắm bắt và theo dõi trạng thái của toàn bộ đơn hàng mà công ty đang thực hiện.
Danh sách đơn hàng có thể được phân quyền cho nhân viên Sale và nhân viên điều hành giúp cho:
- Người quản lý, BGĐ có thể nhìn thấy đơn hàng của mọi nhân viên sau khi chia lead cho từng người.
- Ở tài khoản cấp độ nhân viên chi nhìn thấy và theo dõi được đơn hàng của mình
Ở màn hình Danh sách đơn hàng bạn có thể nhìn được tổng quan:
- Trạng thái đơn hàng: Đã thanh toán, Đã đặt cọc (nếu khách đã chốt) và Đã huỷ (Nếu khách huỷ)
- Tổng số tiền khách đã đặt cọc và số tiền khách phải thanh toán
- Chi tiết tour và dịch vụ mà khách hàng đặt
- Tên tour lẻ/Combo và dịch vụ lẻ.
- Phân loại sản phẩm: Tour lẻ, Combo, Dịch vụ lẻ, Tour đoàn…
Ngoài ra bạn có thể sử dụng bộ lọc sẵn có của phần mềm để tìm nhanh các đơn hàng.
Để xem chi tiết đơn hàng, bạn chỉ cần click chuột vào đơn hàng sẽ xuất hiện các thông tin chi tiết về khách hàng (đối tượng khách hàng cá nhân, công ty, đại lý, CTV…)
5. Tổng kết
Bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống đơn hàng và luồng xử lý đơn hàng của Travelopia. Hệ thống này được thiết kế để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình, giúp tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Hệ thống vận hành dựa trên cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép theo dõi và quản lý đơn hàng một cách dễ dàng. Các chức năng chính của hệ thống bao gồm: tiếp nhận đơn hàng, xác minh thông tin, xử lý thanh toán, giao hàng, và hỗ trợ khách hàng.
Luồng xử lý đơn hàng được tối ưu hóa để đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Hệ thống được tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý kho hàng và hệ thống giao hàng, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu lỗi. Travelopia cam kết tiếp tục cải thiện hệ thống này để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Bài tiếp theo mà Travelopia dự định giới thiệu tới bạn là về chức năng “Điều hành” với nội dung chính về “Quy trình Điều hành tour và Quy trình điều hành các dịch vụ lẻ“. Hãy theo dõi tại đây nhé!