Mục lục bài viết
Điều hành Tour Inbound là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong ngành kinh doanh lữ hành. Tuy nhiên, với nhiều người thuât ngữ này còn khá lạ, hãy cùng Travelopia tìm hiểu nhé.
1. Các khái niệm liên quan
1.1 Tour Inbound là gì?
Thông thường khi đi du lịch trong nước, chúng ta thường chọn tour du lịch do các doanh nghiệp dịch vụ lữ hành cung cấp. Tour sẽ bao gồm lịch trình tham quan các địa điểm nổi tiếng, khách sạn để nghỉ ngơi, phương tiện di chuyển,… Những tour du lịch nội địa thế này người ta sẽ gọi là Tour Inbound.
Nói một cách dễ hiểu, tour inbound tại Việt Nam là tour dành cho du khách Việt Nam sinh sống và làm việc tại nước ngoài quay về du lịch trong nước và những du khách nước ngoài khi đặt chân đến Việt Nam.
1.2 Inbound Tourism
Tourism dịch ra là ngành du lịch. Vậy Inbound Tourism có thể hiểu là tất cả những hoạt động trong chuyến du lịch bao gồm vui chơi, khám phá, ăn uống, nghỉ dưỡng,.. ở trong một đất nước trong một thời gian ngắn và nhất định. Đây là thuật ngữ được quy định bởi UNWTO – Tổ chức du lịch thế giới.
1.3 Điều hành Tour Inbound
Tour Inbound thường được xây dựng và vận hành bởi một công ty du lịch lữ hành nếu công ty đó có trụ sở và hoạt động để quảng bá điểm đến cho du khách. Họ sẽ là bên thứ ba hỗ trợ khách du lịch biết đến những địa điểm nổi tiếng, lo khách sạn và phương tiện di chuyển sao cho hợp lý.
Có thể bạn quan tâm: Điều hành tour outbound là gì? Quy trình điều hành tour outbound
2. Vai trò của du lịch Inbound
Với những quốc gia có phong cảnh đẹp và sở hữu thế mạnh về du lịch như Việt Nam, du lịch Inbound đóng vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy kinh tế phát triển, góp phần tăng GDP hằng năm cho đất nước.
Phần lớn các doanh nghiệp du lịch ở Việt Nam hoạt động theo hướng Inbound. Việc phát triển mảng du lịch tiềm năng này không chỉ góp phần xây dựng cho ngành du lịch mà còn tạo ra điều kiện tốt và cơ hội cho các dịch vụ kèm theo.
Nhận thấy được điều đó, nước ta đang ngày càng đẩy mạnh việc phát triển du lịch trong nước. Bằng cách xây dựng những hình ảnh du lịch thật đẹp, khôi phục các nét đặc sắc văn hóa, nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng với nhiều nhà hàng, khách sạn, resort đủ chuẩn quốc tế.
3. Quy trình điều hành Tour Inbound
Để đảm bảo cho những tour inbound hoàn hảo nhất thì cần rất nhiều bộ phận. Tuy nhiên bộ phận quan trọng nhất có lẽ là những người điều hành tour. Các bạn có biết việc thực hiện công việc này như thế nào không? Tất cả đều theo quy trình điều hành tour từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc. Hãy xem các bước của quy trình này trong bài viết sau.
3.1 Bước chuẩn bị tour
Đây là bước khá quan trọng trong quy trình điều hành tour. Nó quyết định điểm dừng chân của mỗi chuyến đi cho khách du lịch. Trong bước này có rất nhiều bước nhỏ như sau
3.1.1 Chuẩn bị xe
Đầu tiên những người điều hành tour sẽ liên hệ với đơn vị cung cấp để đặt xe. Chọn những xe có thời gian xuất bến phù hợp với lịch trình tour tương ứng. Tất nhiên họ cũng phải dự phòng những phương án cho những sự cố xảy ra từ nhà cung cấp. Khi đã liên hệ với xe thì báo cho nhà cung cấp số lượng xe, số lượng khách. Đồng thời cũng xin số điện thoại lái xe, các thông tin liên hệ khách. Sau đó sẽ liên lạc với lái xe để thông báo thông tin cụ thể.
3.1.2 Liên hệ với hướng dẫn viên du lịch
Dựa vào bảng phân công công việc mà liên hệ với hướng dẫn viên cho hợp lý. Sau khi đã liên hệ với hướng dẫn viên cụ thể thì thông báo một số thông tin cho hướng dẫn viên. Cụ thể là tour du lịch đi đến địa điểm nào, lượng khách, điểm đón. Đồng thời yêu cầu hướng dẫn viên chuẩn bị các công việc để tour diễn ra thuận lợi.
3.1.3 Liên hệ địa điểm lưu trú
Dựa trên yêu cầu của tour mà những nhân viên điều hành tour sẽ đặt phòng khách sạn cho hợp lý. Thông thường họ sẽ thống nhất với một số khách sạn trước đó và có một danh mục khách sạn sẵn. Khi cần chỉ việc liên hệ với bộ phận đặt phòng khách sạn và thông báo một số thông tin liên quan đến khách.
Cụ thể là số phòng, số giường, tiện nghi trong từng phòng. Họ cũng sẽ cung cấp thông tin về ngày nhận phòng, số ngày lưu trú và tên hướng dẫn viên đại diện.
3.1.4 Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ ăn uống:
Vấn đề ăn uống của khách du lịch cũng khá quan trọng. Thông thường họ cũng sẽ có những danh mục nhà hàng và liên hệ luôn. Tuy nhiên có trường hợp khách hàng yêu cầu khác thì phải tiến hành tìm kiếm và đánh giá chất lượng.
Khi đã có nhà hàng đạt yêu cầu thì liên hệ để nhận menu và báo giá cụ thể. Sau đó xác nhận và gửi hợp đồng. Lúc này sẽ xác nhận luôn ngày giờ phục vụ và cách thức thanh toán.
3.1.5 Bảo hiểm
Bước chuẩn vị này cũng khá quan trọng để tránh những rủi ro khi thực hiện tour. Nhân viên điều hành tour sẽ liên hệ với đơn vị bảo hiểm để lập các hợp đồng bảo hiểm.
3.1.6 Lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán:
Khi đã thực hiện việc chuẩn bị xong thì những nhân viên này sẽ tiến hành lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên. Đồng thời cũng tiến hành thủ tục chi cho những bên đối tác. Chẳng hạn như chi cho bảo hiểm, làm bảng xác nhận dịch vụ xe, lập chứng từ dịch vụ lưu trú, ăn uống cho phòng kế toán. Sau đó phòng kế toán sẽ kết toán vào cuối tháng.
3.2 Bước thực hiện tour
Đây là bước thứ hai trong quy trình điều hành tour. Trong bước thực hiện này cũng chia làm nhiều bước nhỏ như:
3.2.1 Công tác kiểm tra
Đầu tiên là kiểm tra lại công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu khởi hành là 4 tiếng. Khi phát sinh sự cố thì những người điều hành tour phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết. Có những biện pháp thay thế để việc thực hiện tour được đảm bảo.
Sau khi đã kiểm tra toàn bộ công tác chuẩn bị tour thì giao công việc cho hướng dẫn viên. Cụ thể là hỗ trợ hướng dẫn viên làm thủ tục tạm ứng. Nhắc nhở hướng dẫn viên về tour, kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi. Sau đó giao phiếu đánh giá tour cho hướng dẫn viên.
Và khi xe dời đi cho đến khi kết thúc thì những người điều hành tour đều phải theo dõi quá trình. Trước khi bắt đầu chuyến hành trình thì hướng dẫn viên phải liên hệ lái xe để đón xe, hướng dẫn khách lên xe. Nếu có sự cố chậm trễ của khách thì phải tìm phương án xử lý ngay lập tức. Người điều hành tour cũng phải thực hiện kiểm tra trong bước này.
Trong quá trình thực hiện tour, bất cứ sự cố nào mà hướng dẫn viên không xử lý được phải bảo ngay cho điều hành tour xử lý. Trong toàn bộ quá trình tour, hướng dẫn viên thực hiện công việc theo hướng dẫn công việc điều hành tour. Toàn bộ các vấn đề phát sinh đều phải ghi vào nhật ký hành trình tour.
3.2.2 Công tác trả khách
Khâu này cũng rất quan trọng nhặm lưu giữ ấn tượng về chuyến đi cho khách. Đầu tiên đó là liên hệ xe đưa khách trở lại vị trí theo yêu cầu của khách. Và nhất định hướng dẫn viên phải có lời cảm ơn khách khi đi tour của công ty. Sau đó gửi khách bản đánh giá tour. Hướng dẫn viên hướng dẫn khách ghi và thu lại bản đánh giá đó.
3.3 Bước tập hợp và báo cáo
Tập hợp và báo cáo cho trưởng phòng điều hành tour
Đây là bước cuối cùng trong quy trình điều hành tour. Bước này những nhân viên điều hành tour làm một số công việc kết thúc tour. Cụ thể là làm thủ tục quyết toán với kế toán theo bảng chi phí hướng dẫn viên đưa. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cho trưởng phòng điều hành tour. Kèm theo nhật ký tour và báo cáo sự cố xảy ra trong tour.
Xem thêm: