Mục lục bài viết
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay vẫn còn tồn tại những công ty với quy mô trên 100 nhân viên thực hiện quản lý công việc theo cách thủ công bằng cách liệt kê trên giấy hay các bảng tính excel.
Và các công ty du lịch cũng không ngoại lệ. Vẫn còn nhiều hạn chế trong phương thức quản lý truyền thống này, đây cũng là trở ngại mà các công ty trong lĩnh vực du lịch gặp phải trong việc điều hành và quản lý một cách hiệu quả.
Bài viết dưới đây Travelopia sẽ chỉ ra những điểm hạn chế khi điều hành tour bằng Excel so với các phần mềm quản trị cho doanh nghiệp du lịch hiện nay.
1. Một số nhược điểm của Excel không phù hợp cho việc điều hành tour du lịch
1.1 Khó khăn trong quản lý và tìm kiếm dữ liệu
Theo thống kê có khoảng 95% doanh nghiệp du lịch hiện nay vẫn đang điều hành tour bằng excel. Đây là một công cụ văn phòng phổ biến được sử dụng rộng rãi vì tính thuận tiện và dễ dàng và hoàn toàn miễn phí.
Tuy nhiên, Excel lại hạn chế các tính năng chuyên biệt cho lĩnh vực du lịch. Khi nguồn dữ liệu về khách hàng, đối tác, các con số liên quan đến tài chính hay nhân sự của doanh nghiệp tăng lên, Excel bị quá tải trở nên cồng kềnh, gây khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu.
1.2 Lãng phí nhiều thời gian
Một lợi thế cho các phần mềm quản trị du lịch hiện nay đó là, doanh nghiệp sẽ tránh được việc dành quá nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu thủ công trên các bảng tính Excel với những hàm tính phức tạp.
Với một hệ thống phần mềm, mọi thứ sẽ được tự động tính toán theo chương trình đã lập sẵn. Các thông số về tài chính, các tour du lịch hay số lượng nhân viên sẽ được quản lý trên phần mềm, khi muốn xử lý dữ liệu hay tìm kiếm chỉ với các thao tác dễ dàng và nhanh chóng cho kết quả chính xác.
Ngoài ra, phần mềm còn cho phép phân quyền quản lý cho nhân viên tùy theo chức năng của từng phòng ban cụ thể.
1.3 Dễ sai sót khi tính giá tour du lịch thủ công
Việc tính giá tour bằng phương pháp thủ công bằng Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp ở giai đoạn mới hình thành, số lượng khách hàng chưa nhiều. Tuy nhiên, khi đã phát triển ở quy mô lớn hơn, tính giá thủ công không đảm bảo được tính chính xác cũng như bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp, chưa kể đến việc làm này còn rất mất thời gian của nhân viên.
Hơn nữa, mặc dù thao tác trên cùng một file excel nhưng cách làm việc không thống nhất của mỗi nhân viên gây ra tình trạng tính giá tour không còn được chính xác.
Ngoài ra, còn phải kể đến trường hợp giá tour du lịch liên tục được cập nhật, làm thế nào để các thông số liên quan tự động thay đổi theo, mọi người có được thông tin giá mới để kịp thời thông báo tới khách hàng?
Liệu Excel có còn hiệu quả trong trường hợp này?
1.4 Kiểm soát tài chính không chặt chẽ
Tài chính luôn là một vấn đề nhức nhối đối với mọi doanh nghiệp. Với đặc thù của ngành du lịch, hai vấn đề hay xảy ra nhất hiện nay là:
- Bỏ sót nhiều khoản thu: Số lượng khách hàng càng lớn thì rất dễ xảy ra tình trạng này. Đối với những trường hợp khách hàng đặt cọc một phần giá tour. Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận thông tin này và đánh dấu các khoản tiền còn lại cần phải thu. Nhưng với một lượng lớn khách hàng thì nhầm lẫn thậm chí quên các khoản cần phải thu hoàn toàn có thể xảy ra.
- Đặt cọc không đúng ngày: Doanh nghiệp cung cấp các tour du lịch đóng vai trò là khách hàng của các nhà hàng, khách sạn,…Và dĩ nhiên sẽ cần một số tiền đặt cọc trước khi tour du lịch được thực hiện. Nếu đặt cọc không đúng ngày sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp với các nhà cung cấp, mất đi cơ hội hợp tác, thậm chí ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.
Excel không thể đặt lịch nhắc nhở cho doanh nghiệp những vấn đề trên, nhưng các phần mềm quản lý tour có thể giải quyết được, hạn chế sai sót và nhắc nhở doanh nghiệp thực hiện đúng thời hạn.
2. Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý tour du lịch không?
Doanh nghiệp càng phát triển, đồng nghĩa sẽ có rất nhiều dữ liệu cần được quản lý. Đặc biệt là với các doanh nghiệp du lịch, có đặc thù là phải lưu trữ nhiều thông tin trong thời gian dài cùng một lúc. Vậy nên phần mềm quản trị nội bộ có thể coi là một giải pháp tối ưu mà doanh nghiệp nên sử dụng.
Tùy theo đặc thù quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm quản trị cho phù hợp với mình nhất. Travelopia là đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp lữ hành với các tính năng như: Quản lý đồng bộ đa kênh trên 1 màn hình, Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch, Quản lý đơn hàng theo thời gian thực, Xuất danh sách booking và khách hàng tự động, Quản lý công nợ,..
Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp này, vui lòng liên hệ chúng tôi qua website https://travelopia.vn hoặc hotline 024 3755 8989.
Bài viết liên quan: